Приобретения для нужд организации: — порядок выдачи работнику денежных средств

В случае необходимости приобретения чего-либо для нужд организации работнику либо выдаются наличные денежные средства под отчет, либо средства перечисляются на счет работника, доступ к которому обеспечивается личной дебетовой карточкой, либо выдается корпоративная дебетовая карточка.

Рассмотрим различные варианты выдачи денежных средств работнику под отчет для совершения текущих операций.

Порядок осуществления расчетов с работниками по текущим операциям определен Инструкцией о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами, утв. постановлением Правления Нацбанка от 19.03.2019 № 117 (далее – Инструкция № 117).

Выдача денежных средств для совершения текущих операций осуществляется одним из следующих способов (п. 71 Инструкции № 117):

– в наличных бел. руб.;

– путем перечисления бел. руб. на счет клиента, доступ к которому обеспечивается личной дебетовой карточкой;

– путем выдачи корпоративной дебетовой карточки, обеспечивающей доступ к счету клиента в бел. руб.

Как правило, выдача денежных средств в бел. руб. под отчет для совершения текущих операций осуществляется авансом (п. 74 Инструкции № 117).

 

 

Наличные под отчет выдаются на основании расходного кассового ордера либо платежной ведомости с приложением расходного кассового ордера на общую сумму наличных бел. руб. и (или) наличной иностранной валюты, выданных по платежной ведомости, без составления расходного кассового ордера на каждого получателя (п. 37 Инструкции № 117).

Выдача средств под отчет на осуществление текущих платежей посредством личной дебетовой карточки не предусматривает обязательство работника впоследствии  внести их на карт-счет личной карточки для дальнейшего осуществления оплаты, а является его правом.

Сроки для представления отчета об израсходованных суммах работником, получившим денежные средства под отчет для совершения текущих операций, в т.ч. хозяйственных, а также возврата неизрасходованных денежных средств определены п. 89 Инструкции № 117.

Так, отчет об израсходованных суммах с приложением подтверждающих документов должен быть представлен работником, получившим под отчет и израсходовавшим средства, за исключением расходов, связанных со служебными командировками, в бухгалтерскую службу юрлица, подразделения, ИП не позднее 15 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы (перечислены) (ч. 1 п. 89 Инструкции № 117).

Допускается также использование личных денежных средств работников в бел. руб. для приобретения товаров (работ, услуг), а также по иным обязательствам в интересах юрлица, подразделения, ИП в пределах размеров, установленных гл. 7 Инструкции № 117 (п. 75 Инструкции № 117).

При этом работник должен нести расходы с ведома нанимателя.

Поскольку при покупке товара (оказании услуги) за собственные средства для рабочих целей сотрудник в ряде случаев может выступать от имени организации и в ее интересах, указанный факт необходимо документально подтвердить, например, следующими документами:

– заявлением работника о возмещении расходов, одобренным руководителем;

– отчетом об израсходованных средствах с прикрепленными к нему документами на покупку и оплату;

– приказом от имени руководителя о возмещении расходов сотрудника.

В организации может действовать общее распоряжение о возможности совершения таких покупок сотрудниками организации, например, приказ, где указаны лица или должности, которые могут совершать покупки (оплату услуг) от лица организации. Возможен вариант включения данной нормы в учетную политику, иной ЛНА, определяющий правила документооборота в таких случаях.

Лица, указанные в п. 75 Инструкции № 117 и израсходовавшие личные денежные средства в бел. руб., имеют право не позднее 15 рабочих дней со дня приобретения товаров (работ, услуг), а также по иным обязательствам, исключая день приобретения, представить отчет об израсходованных суммах с приложением подтверждающих документов для возмещения средств, использованных ими в интересах юрлица, подразделения, ИП, профсоюза (ч. 3 п. 89 Инструкции № 117).

 

 

Окончательный расчет нанимателя с работником производится в сроки, установленные Инструкцией № 117 для представления отчета об израсходованных суммах (п. 94 Инструкции № 117).

В тех случаях, когда выдается корпоративная карточка для осуществления оплаты текущих расходов, а именно осуществления расчетов с юридическими лицами, их обособ­ленными подразделениями, ИП за товары (работы, услуги) и по иным обязательственным правоотношениям (например, аренде) на территории РБ в интересах организации, держатель может снять наличные бел. руб. с ее использованием в сумме, определенной руководителем организации, ее обособленного подразделения, но не превышающей 100 базовых величин на протяжении одного дня (п. 97 Инструкции № 117). Это предельно допустимая величина расчетов наличными между юридическими лицами, их обособленными подразделениями, ИП на территории РБ (абз. 4 ч. 1 п. 101 Инструкции № 117).

Произведенные расходы по текущим операциям, в частности, должны быть подтверждены следующими документами, прилагаемыми к отчету об израсходованных суммах (п. 91 Инструкции № 117):

– платежным документом, содержащим наименование продавца, УНП, порядковый номер платежного документа, дату и время проведения операции продажи товара (выполнения работы, оказания услуги), оформления (печати) чека продажи, наименование, количество и цену товара (работы, услуги), сумму. При отсутствии в платежном документе указанной информации документами, подтверждающими расходы по приобретению товаров (выполнению работ, оказанию услуг), являются платежный документ и товарный чек либо иной документ, подтверждающий приобретение товаров (выполнение работ, оказание услуг), содержащий наименование продавца, УНП, дату продажи товара (работы, услуги), наименование, количество и цену товара (работы, услуги), сумму, которые подписывает лицо, непосредственно осуществившее отпуск товаров (выполнившее работы, оказавшее услуги), с указанием должности, Ф.И.О.;

– квитанцией о приеме наличных денежных средств;

– платежным документом и карт-чеком в случае оплаты текущих операций с использованием кассового оборудования при осуществлении расчетов в безналичной форме посредством банковских платежных карточек. При отсутствии платежного документа и (или) карт-чека прилагается выписка по счету клиента, доступ к которому обеспечивается банковской платежной карточкой;

– карт-чеком в случае оплаты текущих операций с применением программно-технических средств, обеспечивающих обслуживание дер­-
жателей карточек, в т.ч. систем дистанционного банковского обслуживания (банкомат, инфокиоск, интернет-банкинг, мобильный банкинг, SMS-банкинг, ТВ-банкинг, USSD-банкинг), либо выпиской по счету клиента, к которому выдана личная (корпоративная) дебетовая карточка;

– другими документами, подтверждающими расходы, связанные с совершением текущих операций в соответствии с законодательством.

 

Бухгалтерский учет

Для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет, предназначен сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (п. 56 Инструкции о порядке применения типового плана счетов бухгалтерского учета, утв. постановлением Минфина от 29.06.2011 № 50).

Выдача работнику денежных средств под отчет на предстоящие расходы отражается в бухгалтерском учете по Д-ту сч. 71 и К-ту сч.сч. 50 «Касса», 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета».

 

 

В случае невозврата в установленный срок неиспользованных денежных средств, полученных под отчет, наниматель вправе принять решение об их удержании из заработной платы работника при условии, что тот не оспаривает основания и размер удержания (п. 1 ч. 2 ст. 107 ТК).

В бухучете подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по Д-ту сч. 94 «Недостачи и потери от порчи имущества» и К-ту сч. 71. Удержание этих сумм с под­отчетных лиц отражается по Д-ту сч. 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и К-ту сч. 94.

Если суммы, учтенные на сч. 94, нельзя удержать из заработной платы (например, работник оспаривает сумму удержания), то они отражаются по Д-ту сч. 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» и К-ту сч. 94.

Если организация приняла решение списать задолженность за счет собственных средств, то в бухучете отражается следующим образом:

Д-т субсч. 90-10 «Прочие расходы по текущей деятельности» – К-т сч. 73 (абз. 19 п. 13 Инструкции по бухгалтерскому учету доходов и расходов, утв. постановлением Минфина от 30.09.2011 № 102).

При исчислении налога на прибыль такие расходы не учитываются (п. 1 ст. 169 и п. 1 ст. 175 НК).

Порядок отражения операций с подотчетными лицами в бухучете приведен в таблице:

Содержание хозяйственной операции	Д-т	К-т
Выдача работнику денежных средств под отчет	71	50, 51,52
Возврат подотчетным лицом в кассу, на расчетный счет организации неиспользованной суммы денежных средств, полученных под отчет	50, 51	71
Стоимость приобретенных подотчетными лицами материальных ценностей и сумма расходов, связанных с их приобретением	10, 41	71
Сумма расходов, связанных с приобретением основного средства	07, 08	71
Сумма расходов, связанных с производством продукции, торговой деятельностью	20, 26, 44	71
Подотчетные суммы, не возвращенные в установленный срок	94	71
Удержание из заработной платы не возвращенных в установленный срок подотчетных сумм	70	94