При выплате заработной платы наличными учтите особенности законодательства

Из данной публикации вы узнаете, каков порядок выплаты заработной платы наличными денежными средствами; как производится депонирование наличных денежных средств, предназначенных для выплаты физическим лицам; как такие операции отражаются в бухгалтерском учете.

 

Порядок выплаты наличных денежных средств

В настоящее время выплаты, в т.ч. заработной платы, чаще всего осуществляются на банковские карты физических лиц. Однако некоторые субъекты хозяйствования заработную плату (стипендии, пенсии, пособия, дивиденды, алименты и др.) по-прежнему выплачивают через кассу наличными денежными средствами.

Это может быть целесообразным, когда в организации небольшое количество работников и для нее является затратным обслуживание зарплатного проекта банком. Также удобно использовать на наличные выплаты поступившую в кассу выручку.

В соответствии с ч. 1 ст. 73 ТК¹ выплата заработной платы производится регулярно в дни, определенные в коллективном договоре, соглашении или трудовом договоре, но не реже двух раз в месяц, если иная периодичность не определена контрактом.

При этом заработную плату работникам, с которыми заключены контракты, можно выплачивать не реже одного раза в месяц в дни, определенные коллективным договором (соглашением), трудовым договором (контрактом) (ст. 261-2 ТК, ч. 1 п. 4 Декрета № 29²).

При совпадении сроков выплаты заработной платы с нерабочими государственными праздниками, праздничными или выходными днями она должна производиться накануне их (ч. 3 ст. 73 ТК, ч. 3 п. 4 Декрета № 29).

 

Справочно: порядок расчета сторон по договору подряда или иному гражданско-правовому договору, заключенному с физическим лицом, определяется в самом договоре.

 

Единый порядок ведения кассовых операций определен Инструкцией № 117³.

Организации, их подразделения получают в банках и могут выдавать наличные белорусские рубли на оплату труда:

– начиная с четверга, если срок выплаты приходится на пятницу, субботу и воскресенье;

– не более чем за три рабочих дня до наступления срока выплаты, если срок выплаты приходится на праздничные и предпраздничные дни;

– накануне выходных дней этих организаций, подразделений, если срок выплаты приходится на выходные дни, которые не совпадают с общеустановленными (п. 17 Инструкции № 117).

Если обязательства по указанным платежам отсутствуют, исполнены или срок их исполнения не наступил, вместо платежных поручений представляется справка об отсутствии или исполнении обязательств.

В кассы организаций, их подразделений наличные деньги могут поступать не только из банка, но и из других источников.

Например, такими источниками могут быть:

•  выручка от реализации товаров (выполнения работ, оказания услуг);
•  возврат денег, ранее полученных в банке и выданных из кассы организации (подразделения);
•  возврат ранее выданных займов и погашение процентов по ним;
•  погашение недостач и возмещение причиненного ущерба виновными лицами.

Наличные деньги, поступившие из иных источников, нежели банк, можно использовать на текущие нужды организации в целях, не противоречащих законодательству, при отсутствии:

•  наложения ареста и обращения взыскания на деньги организации, находящиеся на текущих (расчетных) банковских счетах;
•  приостановления операций по банковским счетам организации;
•  замораживания денежных средств;
•  блокирования банковских операций (п. 15 Ин­струкции № 117).

Если имеется хотя бы одно из таких ограничений, наличные деньги использовать нельзя, их необходимо сдать в банк.

Кроме того, не имеют права использовать наличные деньги из иных источников, кроме банка:

•  ликвидируемые организации и организации, в отношении которых открыто конкурсное производство. Они должны сдавать все поступившие наличные в банк;
•  страховые организации. Им запрещено ис­пользовать наличные деньги, поступившие в кассу, на страховые выплаты, которые осуществляются со специальных счетов для размещения и учета средств страховых резервов в соответствии с законодательством (п. 16, ч. 2 п. 14 Инструкции № 117).

 

Справочно: размер суммы наличных белорусских рублей, поступивших в кассу из иных источников, нежели банк, которую можно использовать для расчетов с физическими лицами, не ограничен.

 

Сроки выдачи наличных денег организациями, имеющими их поступления в кассы, представлены в таблице (ч. 1 п. 18, ч.ч. 1 и 2 п. 19 Инструкции № 117).

 

Сроки выдачи наличных денег из кассы

Таблица 1

Частота поступления наличных денег кассу организации, подразделения	Срок выдачи из кассы наличных денег
Ежедневно или постоянно (более 5 дней в предыдущем месяце)	Наличные белорусские рубли выдаются в течение трех рабочих дней (для сельскохозяйственных организаций, поселковых и сельских Советов депутатов, поселковых и сельских исполнительных комитетов – в течение пяти рабочих дней), включая день поступления в кассу, день получения наличных белорусских рублей в банке либо день наступления выплат
Непостоянно (не более 5 дней в предыдущем месяце)	Наличные белорусские рубли выдаются:  • на оплату труда, выплату стипендий, пенсий своим работникам (ранее состоявшим в штате работникам), пособий, дивидендов, алиментов – в течение трех рабочих дней (для сельскохозяйственных организаций, поселковых и сельских Советов депутатов, поселковых и сельских исполнительных комитетов – в течение пяти рабочих дней), включая день получения наличных белорусских рублей в банке, день наступления указанных выплат либо день поступления наличных белорусских рублей в кассы; • на иные цели: – в течение самостоятельно определенных сроков выдачи наличных белорусских рублей (при их письменном установлении); – в течение трех рабочих дней (для сельскохозяйственных организаций, поселковых и сельских Советов депутатов, поселковых и сельских исполнительных комитетов – в течение пяти рабочих дней), включая день получения наличных в банке, день наступления выплат либо день поступления денег в кассу (если сроки выдачи наличных денег не установлены)

Ежемесячно при выплате заработной платы работнику необходимо выдать расчетный листок, составленный по форме, утвержденной приказом руководителя организации. В расчетном листке должны быть указаны:

1) все суммы, начисленные работнику за этот месяц, по составляющим заработной платы (оклад, премия, надбавки и т.д.);

2) все суммы, удержанные из доходов работника, а также выплаченные в этом месяце (подоходный налог, обязательные страховые взносы на пенсионное страхование, аванс, отпускные, удержания по распоряжению нанимателя, по исполнительным документам и т.д.);

3) сумма к выплате (ч. 1 ст. 80 ТК).

 

Порядок депонирования наличных денежных средств

При осуществлении выплат через кассу есть вероятность того, что физическое лицо не получит причитающиеся ему денежные средства вовремя. Причинами могут быть отпуск, командировка или болезнь работника, а также его отсутствие по невыясненным причинам.

 

 

Справочно: постановлением № 861⁵ определено, что с 1 января 2020 г. БВ в Беларуси составляет 27 руб.

 

Если физическое лицо не получило причитающиеся ему денежные средства, бухгалтеру или руководителю (если он лично занимается выдачей заработной платы) необходимо их депонировать.

 

Справочно: депонирование — это сдача на хранение в кредитные учреждения денежных сумм, ценных бумаг и других ценностей. Эта кассовая операция обусловлена принципом целевого использования наличных денежных средств юридическими лицами, их обособленными подразделениями, ИП и урегулирована нормами законодательства в области денежного обращения. Депонированная заработная плата – это начисленная, но не выплаченная заработная плата в виде наличных денежных средств, отданная на хранение в банк.

 

...если организация (подразделение) имеет ежедневные либо постоянные поступления наличных денег

Организации, подразделения, имеющие ежедневные либо постоянные поступления (более 5 дней в предыдущем календарном месяце) наличных денег в свои кассы, самостоятельно в письменной форме определяют порядок и сроки их сдачи (ч. 1 п. 9 Ин­струкции № 117).

Если в указанный в таблице срок выплаты заработной платы наличные деньги не выданы из кассы, их нужно обратно сдать в банк в ближайший срок, самостоятельно установленный для сдачи наличных. До этого момента деньги можно хранить в кассе (ч. 2 п. 18 Инструкции № 117).

 

Пример 1. 10 февраля 2020 г. из магазина в кассу торговой организации сдана наличная выручка в сумме 4200 руб. для выплаты заработной платы. Срок сдачи наличных из кассы организации – каждая среда месяца. Срок выплаты заработной платы – 10-е число каждого месяца. В течение 10, 11 и 12 февраля выплачена заработная плата в сумме 4000 руб. Оставшаяся сумма (200 руб.) депонирована. Ее можно сдать в банк не на четвертый день (13 февраля), а в среду – 19 февраля 2020 г.

С 01.06.2019 организации и подразделения, которые установили не ежедневные сроки сдачи наличных белорусских рублей, вправе при наступлении срока не сдавать деньги в банк при условии, что остаток в кассе в сумме не превышает 2 БВ (ч. 5 п. 12 Инструкции № 117).

 

Пример 2. В организации, имеющей постоянные поступления наличных денег, приказом руководителя установлено, что наличные деньги из кассы организации сдаются в кассу банка один раз в неделю – в пятницу.

Срок выплаты заработной платы – 10-е число каждого месяца. 10 февраля 2020 г. деньги получены в банке, и в течение 10, 11 и 12 февраля была выплачена заработная плата. Оставшаяся сумма (20 руб.) депонирована. Ее можно не сдавать в банк ни на четвертый день (13 февраля), ни в пятницу (14 февраля), т.к. остаток в кассе не превышает 2 БВ.

 

...если организация (подразделение) имеет непостоянные поступления наличных денег

Организации, подразделения, получающие наличные деньги в обслуживающем банке и имеющие иные непостоянные их поступления (не более 5 дней в предыдущем месяце), самостоятельно устанавливают в письменной форме порядок и сроки сдачи и (или) сроки выдачи наличных денег из своих касс.

Исключение – установление сроков выдачи наличных денег на оплату труда, выплату стипендий, пенсий, пособий, дивидендов, алиментов (ч. 3 п. 19 Инструкции № 117).

Также указанные организации и подразделения определяют остаток наличных белорусских рублей. Сумма в кассе не должна превышать установленный размер остатка. В случае его превышения излишнюю сумму нужно сдать на следующий рабочий день (п. 20 Инструкции № 117).

Превышение установленного остатка наличных белорусских рублей допускается только в течение сроков выдачи наличных белорусских рублей на оплату труда, выплату стипендий, пенсий, пособий, дивидендов, алиментов, включая день получения наличных белорусских рублей в банке либо день наступления указанных выплат.

 

Пример 3. Организация, не имеющая постоянных поступлений наличных денег, 10 февраля 2020 г. получила в банке денежные средства в сумме 3200 руб. для выплаты заработной платы. Остатка на начало дня, а также иных поступлений в указанный день не было. Срок выплаты заработной платы — 10-е число каждого месяца. В течение 10, 11 и 12 февраля выплачена заработная плата в сумме 3000 руб. Оставшаяся сумма (200 руб.) депонирована.

Ситуация 1. Остаток наличных белорусских рублей руководителем не установлен. В данном случае депонированную сумму (200 руб.) необходимо сдать в банк на четвертый рабочий день, т.е. в четверг 13 февраля 2020 г.

Ситуация 2. Определен остаток наличных белорусских рублей в сумме 250 руб. Остаток наличных денег, равный 200 руб., не требуется сдавать в банк в четверг 13 февраля 2020 г.

Пример 4. Организация, не имеющая постоянных поступлений наличных денег, 10 февраля 2020 г. получила в банке наличные денежные средства на выплату командировочных расходов в размере 1000 руб. Остатка на начало дня, а также иных поступлений в данный день не было. В связи с болезнью командируемого работника и перенесением служебной командировки на более поздний срок данные средства не были ему выданы.

Ситуация 1. Решением руководителя организации установлены сроки выдачи наличных денег из кассы (за исключением «зарплатных» выплат) – четыре рабочих дня, включая день их получения в обслуживающем банке. Остаток наличных белорусских рублей не установлен. В рассматриваемой ситуации деньги (1000 руб.) необходимо сдать в банк на пятый рабочий день, т.е. в пятницу 14 февраля 2020 г.

Ситуация 2. Решение руководителя организации о сроках выдачи наличных денег из кассы (за исключением «зарплатных» выплат) отсутствует. Остаток наличных белорусских рублей также не установлен. В данном случае всю сумму (1000 руб.) необходимо сдать в банк на четвертый рабочий день, т.е. в четверг 13 фев­раля 2020 г.

Ситуация 3. Решение руководителя организации о сроках выдачи наличных денег из кассы (за исключением «зарплатных» выплат) отсутствует. Определен остаток наличных белорусских рублей в сумме 200 руб. Размер потребности в разменных деньгах не установлен. Остаток наличных денег в кассе на конец 10 февраля 2020 г. превышен на 800 руб. (1000 руб. – 200). На следующий день (11 февраля 2020 г.) 800 руб. необходимо сдать в банк.

 

Оформление кассовых документов

По истечении установленных сроков выдачи наличных денег кассир должен:

1) в платежной ведомости напротив фамилий лиц, которым не произведены выплаты, поставить штамп или учинить запись «Депонировано»;

2) составить реестр депонированных сумм (пример 5);

 

Пример 5. Реестр депонированных сумм

Реестр депонированных сумм

13.02.2020

ЗАО «А»

(наименование организации)

Структурное подразделение: отдел продаж

Единица измерения: руб.

Дебет счета     70       Кредит счета             76,5

Структурное подразделение	Номер платежной ведомости	Фамилия, имя, отчество	Табельный номер	Сумма
Отдел продаж	4	Петров П.М.	23	500
Отдел продаж	4	Васильев Т.Т.	42	600
Итого	х	х	х	1100

Главный бухгалтер Иванов                       О.П. Иванов

Кассир                       Смирнов         К.Р. Смирнов

«13» февраля 2020 г.

3) в платежной ведомости учинить запись о фактически выданных и подлежащих депонированию суммах наличных денег, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и подтвердить запись своей подписью.

4) заполнить отдельный расходный кассовый ордер на общую сумму наличных денег, выданных по платежной ведомости;

5) записать в кассовую книгу фактически выданную сумму наличных денег (ч. 1 п. 46 Инструкции № 117).

Бухгалтер производит проверку отметок, сделанных кассиром в платежных ведомостях, и подсчет выданных и депонированных по ним сумм (ч. 2 п. 46 Инструкции № 117).

Нарушение должностным лицом либо кассиром юридического лица или ИП порядка ведения кассовых операций может повлечь наложение штрафа в размере до 10 БВ по ч. 1 ст. 11.7 КоАП.

 

Бухгалтерский учет

Порядок отражения в бухгалтерском учете хозяйственных операций установлен:

•  Инструкцией № 50⁶;
•  Инструкцией № 102⁷.

Для отражения поступления денежных средств в кассу организации и их движения предназначен сч. 50 «Касса». По Д-ту данного счета отражается поступление денежных средств в кассу организации, по К-ту – их выплата из нее (п. 39 Инструкции № 50).

Денежные выплаты физическим лицам отражаются на счетах бухгалтерского учета в зависимости от их связи с определенным направлением деятельности организации. Если они связаны с текущей деятельностью, то отражаются на сч.сч. учета затрат: 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства», 25 «Общепроизводственные затраты», 26 «Общехозяйственные затраты», 44 «Расходы на реализацию» или 90 «Доходы и расходы по текущей деятельности» (субсч. 90-10 «Прочие расходы по текущей деятельности») (п.п. 23, 26–28, 35, 70 Инструкции № 50, п.п. 8–13 Инструкции № 102).

Для обобщения информации о расчетах с работниками организации по оплате труда предназначен сч. 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». Выплаченные работникам суммы заработной платы отражаются по Д-ту сч. 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и К-ту сч. 50 «Касса». Аналитический учет по сч. 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» ведется по каждому работнику (п. 55 Инструкции № 50).

Начисленные, но не выплаченные работникам в установленный срок суммы отражаются по Д-ту сч. 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и К-ту сч. 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» (субсч. 76-5 «Расчеты по депонированным суммам») (ч. 8 п. 55, ч.ч. 15 и 16 п. 59 Инструкции № 50).

Выплата депонированных сумм получателям отражается по Д-ту субсч. 76-5 «Расчеты по депонированным суммам» и К-ту сч.сч. 50 «Касса», 51 «Расчетные счета» (ч. 16 п. 59 Инструкции № 50).

Сумма депонированной заработной платы учитывается на субсч. 76-5 «Расчеты по депонированным суммам» в течение срока исковой давности, который составляет три года. По истечении этого срока ответственным за ведение учета по данному субсчету бухгалтером проводится инвентаризация расчетов. По данным инвентаризационной ведомости составляется реестр депонированных сумм, по которым истекли сроки исковой давности. В соответствии с вышеуказанными документами производится списание сумм в состав прочих доходов по текущей деятельности, отражаемых по К-ту сч. 90 «Доходы и расходы по текущей деятельности» (субсч. 90-7 «Прочие доходы по текущей деятельности»). С указанных доходов исчисляется налог на прибыль в общеустановленном порядке.

 

Пример 6. В кассу организации поступили денежные средства в сумме 24 500 руб. для выплаты заработной платы работникам.

В установленные для выплаты заработной платы дни работникам из кассы выдано 24 000 руб. По причине временной нетрудоспособности один из работников не получил причитающуюся ему к выплате сумму, равную 500 руб. Она была возвращена на расчетный счет организации.

Позднее работник, чья заработная плата была депонирована, обратился в бухгалтерию организации с заявлением о выдаче ему заработной платы, не полученной вовремя. Необходимые денежные средства были получены в обслуживающем банке и выплачены из кассы организации.

 

Бухгалтерский учет депонированной зарплаты

Таблица 2

Содержание операции	Д-т сч.	К-т сч.	Сумма, руб.
Отражено поступление в кассу организации денежных средств, полученных в банке для выплаты заработной платы работникам	50	51	24 500
Отражена выдача из кассы организации денежных средств работникам в счет выплаты заработной платы	70	50	24 000
Депонирована заработная плата, не полученная работником вовремя из-за временной нетрудоспособности	70	76-5	500
Отражена сдача депонированной заработной платы работника в обслуживающий банк организации	51	50	500
Отражено поступление в кассу организации денежных средств для выплаты работнику ранее депонированной заработной платы	50	51	500
Погашена задолженность работнику по заработной плате путем выплаты депонированной ранее заработной платы	76-5	50	500

 

---

¹Трудовой кодекс (ТК).

²Декрет от 26.07.1999 № 29 «О дополнительных мерах по совершенствованию трудовых отношений, укреплению трудовой и исполнительской дисциплины» (в ред. от 18.01.2019) (далее – Декрет № 29).

³Инструкция о порядках ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами, утв. постановлением Правления Нацбанка от 19.03.2019 № 117 (далее – Инструкция № 117).

⁴Кодекс РБ об административных правонарушениях (КоАП).

⁵Постановление Совмина от 13.12.2019 № 861 «Об установлении размера базовой величины».

⁶Инструкция о порядке применения типового плана счетов бухгалтерского учета, утв. постановлением Минфина от 29.06.2011 № 50 (далее – Инструкция № 50).

⁷Инструкция по бухгалтерскому учету доходов и расходов, утв. постановлением Минфина от 30.09.2011 № 102 (далее – Инструкция № 102).