Правильно оформляем инвентаризационные описи. Важные нюансы и рекомендации, распространенные ошибки
При проведении инвентаризации важен не только подсчет имущества, но и подготовка документации. К заполнению инвентаризационных описей нужно подходить очень внимательно, поскольку из-за неправильно оформленных документов у проверяющих органов могут возникнуть дополнительные вопросы, а результаты инвентаризации даже могут признать недействительными. Остановимся на наиболее важных моментах, которым нужно уделить внимание.
Почему это не должно быть пустой формальностью
Бухгалтерия должна предоставить комиссии по инвентаризации данные бухгалтерского учета, в которых присутствуют перечень и стоимость активов организации. Именно на основании этого документа комиссия будет определять стоимость активов и обязательств. Затем эти данные заносятся в инвентаризационные описи (акты) в графу по данным бухгалтерского учета.
В организациях, где к инвентаризации относятся формально, проводят ее исключительно «для галочки», соответствующая комиссия требует у бухгалтерии уже заполненные бланки, причем не только с данными по бухгалтерскому учету, но и с уже заполненным наличием.
В итоге получается красиво заполненная на компьютере инвентаризационная опись. Но соответствует ли она реальному положению дел? Никто не знает. Такой подход зачастую ведет к недостоверности учета и отчетности, а также к снижению контроля за сохранностью имущества, откровенным злоупотреблениям и утрате имущества организации.
Форма инвентаризационной ведомости
Следует отметить, что в постановлении Минфина от 30.11.2007 № 180 «Об утверждении Инструкции по инвентаризации активов и обязательств и признании утратившим силу нормативного правового акта Министерства финансов Республики Беларусь» (далее – Инструкция № 180) для каждого вида активов предусмотрена своя форма бланка.
Если в этом нормативном акте отсутствует необходимая для инвентаризации именно в вашей организации форма, то вы можете разработать ее самостоятельно. И сделать это будет надо не в ходе проведения инвентаризации, а на подготовительном этапе.
Инвентаризационные описи заполняются с применением технических средств или от руки, чернилами или шариковой ручкой, четко и ясно, без помарок и подчисток.
Ранее инвентаризационные описи заполнялись под копирку, поскольку требовалось несколько экземпляров каждого такого документа.
В настоящее время копирку практически нигде не используют. И при рукописном заполнении нескольких экземпляров одной и тоже описи на выходе можно получить несколько абсолютно разных документов. Поэтому бухгалтеру в организациях, где возможно такое оформление инвентаризационных описей, нужно быть очень внимательным, сверять разные экземпляры одной и той же описи и перепроверять имеющиеся там цифры.
Страницы, строки, единицы измерения
При заполнении инвентаризационных описей важно обращать внимание на порядковый номер каждой строки. Повтор номеров и их пропуск не допускаются.
Очень важно не забыть пронумеровать и каждую страницу описи.
Наименования активов и объектов, их количество указывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете. Нередко встречаются ситуации, когда в учете имущество числится в штуках, а при проведении инвентаризации в описи вписываются граммы и т.п. Такой подход недопустим.
В соответствии с п. 27 Инструкции № 180 на каждой странице такого документа указывается прописью число порядковых номеров активов и общий итог фактического количества в натуральных показателях, записанных на данной странице – вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны.
К инвентаризационным описям в некоторых случаях нужно будет приложить подтверждающие расчеты и данные обмеров.
При автоматизированной обработке фактических данных и формировании инвентаризационных описей возможно указывать итоги на каждой странице цифрами.
В описях не допускается оставлять незаполненные строки, а если на последних страницах есть таковые, их следует прочеркнуть.
Последняя страница – особенная
Во избежание разного рода злоупотреблений желательно, чтобы последний лист инвентаризационной описи был двухсторонним – с одной стороны данные инвентаризации, а на второй стороне – подписи комиссии.
Да, в законодательстве не оговорено, что на последнем листе инвентаризационной описи могут быть только подписи членов комиссии. Также нигде не оговорено и требование писать только на одной стороне листа или на обоих.
Но вынесение подписей на отдельный лист явно создает возможность подмены остальных страниц и риск фальсификации результатов инвентаризации заинтересованными лицами.
Описки, ошибки, исправления
Всем людям свойственно ошибаться, и по каким-либо причинам в описях также возможны ошибки, которые выявляются самой инвентаризационной комиссией или бухгалтером при проверке этого документа.
Что делать в таком случае? Переписывать опись? Нет. Инвентаризационная опись, в отличие от банковских и ряда денежных документов, не относится к бумагам, в которых не допускаются исправления.
Можно внести корректировки, но только по правилам, предусмотренным в Инструкции № 180: исправление ошибок (описок) производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления оговариваются и подписываются всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. Пользование замазками, стирание данных в описях ластиками или другим способом не допускается, как и неоговоренные исправления.
Хотя, конечно же, в случае наличия большого количества ошибок опись все же разумнее переписать или перепечатать. Например, на 10-й странице из 15 произошел сбой в нумерации порядковых номеров. Исправления, хотя и оговоренные, в данном случае делать нецелесообразно.
На что надо оформлять отдельную ведомость
Мало кто любит плодить лишние бумажки. Но следует обратить внимание, что на некоторые ТМЦ надо составлять отдельные инвентаризационные описи.
Инвентаризация чужого
Так, в соответствии с п. 24 Инструкции № 180, на активы, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете за балансом (полученные в пользование, арендованные, принятые на ответственное хранение, в переработку на комиссию и др.), составляются отдельные описи.
В этом случае один экземпляр инвентаризационной описи направляется собственнику имущества.
Некоторые организации при заключении договоров в них включают условие о предоставлении документов по инвентаризации в определенные сроки. Такой подход является разумным. Поскольку, если организация знает, что будет проводить инвентаризацию своего имущества по состоянию на 1 ноября, целесообразно, чтобы партнеры, которым передано имущество во временное пользование, также провели инвентаризацию на ту же дату.
В сам договор также важно включить условие о сроках предоставления документов по инвентаризации в оригинале до определенной даты.
Условие о предоставлении результатов инвентаризации целесообразно включить в договор с индивидуальным предпринимателем, поскольку у него отсутствует обязанность составления инвентаризационных описей.
Также данное условие есть смысл включить в договор с нерезидентом, которому имущество передано во временное пользование.
Не все изношенное подлежит списанию
В соответствии с п. 25 Инструкции № 180 по активам, которые на момент инвентаризации оказались непригодными к эксплуатации и не подлежащими восстановлению, а также нематериальным активам, подготовленным к выбытию, составляется отдельная опись с указанием причин, приведших эти объекты к негодности (например, из-за порчи, полного износа и т.п.), а сами эти активы требуется разместить в местах хранения.
В данной описи в соответствии с нормами Инструкции № 180 необходимо указать время ввода в эксплуатацию и поставщика, в тех случаях, когда это возможно определить.
Типичной ошибкой членов комиссии является составление отдельной инвентаризационной описи по объектам с полным износом. Такой подход неразумен, поскольку не все объекты с полным износом непригодны к эксплуатации и будут подлежать списанию.
На многооборотную тару, пришедшую в негодность, тару, подлежащую ремонту, составляются также отдельные акты с указанием выявленных дефектов.
Инвентаризация излишков и «неучтенки»
В соответствии с п. 39 Инструкции № 180 при выявлении объектов, не принятых на учет, а также объектов, по которым в учетных регистрах отсутствуют или указаны неправильные данные, характеризующие их, составляются также отдельные инвентаризационные описи, куда включаются недостающие и правильные сведения, технические показатели по этим объектам (по зданиям – необходимо указать их назначение, основные материалы, из которых они построены, объем – по наружному или внутреннему обмеру, площадь – общая полезная площадь, число этажей без подвалов, полуподвалов, год постройки и т.д.
В соответствии с п. 43 Инструкции № 180 на законченные строительством объекты, фактически введенные в эксплуатацию полностью или частично, приемка и ввод в действие которых не оформлены надлежащими документами или не прошли государственную регистрацию, составляются также отдельные акты.
Отдельные акты следует составить и по не введенным в эксплуатацию объектам, где следует указать причины задержки оформления их сдачи в эксплуатацию.
На результаты по неоконченным (незавершенным) НИОКР, по полученным отрицательным результатам НИОКР составляются также отдельные акты.
Отгрузка и получение ТМЦ во время инвентаризации
Зачастую материально ответственные лица забывают оформлять отдельную опись на активы, принятые во время инвентаризации, несмотря на то что данные активы будут приходоваться после проведения инвентаризации, и данная опись облегчит оприходование ценностей в дальнейшем, не позволит пропустить какой-либо приход, из-за которого позже может возникнуть отклонение данных фактического наличия от бухгалтерского учета.
В отдельную опись также следует заносить и активы, отпущенные во время инвентаризации.
Некоторые организации берут за правило не работать во время инвентаризации. Это очень правильный подход, но, к сожалению, так не у всех и не всегда получается.
