Потеря железнодорожного билета в командировке и налог на прибыль

Командированный работник утерял железнодорожный билет на проезд. Можно ли возместить работнику полную стоимость этого билета и учесть такие расходы при налогообложении прибыли?

Подходы к возмещению указанных расходов при возникновении подобных ситуаций различаются в зависимости от того, имеет ли место командировка в пределах РБ или за ее пределы.

Так, при командировании работника в пределах страны следует исходить из положений подп. 4.1 п. 4 Инструкции о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утв. постановлением Минфина от 12.04.2000 № 35 (далее – Инструкция № 35), согласно которым:

– командированному работнику возмещаются расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы по фактическим затратам на основании подлинных проездных документов, включая расходы на оплату услуг по оформлению проездных документов (бронирование и предварительная продажа билетов, комиссионные сборы), расходы за пользование постельными принадлежностями при наличии подтверждения их оплаты. Подлежит возмещению стоимость набора питания, включенная в цену проездного документа;

– при отсутствии подлинных проездных документов расходы по проезду возмещаются на основании документов, подтверждающих факт проезда работника, либо в размере минимальной стоимости проезда независимо от используемого вида транспорта.

Размер минимальной стоимости проезда определяется с учетом рекомендуемых норм расстояний перевозок пассажиров и грузов между населенными пунктами РБ и тарифа за один километр проезда при перевозке пассажиров поездами на региональных линиях эконом-класса, установленных в соответствии с законодательством.

Таким образом, при внутриреспубликанской командировке утеря железнодорожного билета не означает, что сотрудник тем самым лишился права на возмещение командировочных расходов по проезду. Например, при получении официальной информации из соответствующего подразделения Белорусской железной дороги (БЖД) – РУП «Главный расчетный информационный центр» о факте приобретения проездного документа (без его возврата) стоимость проезда подлежит возмещению командированному работнику с ее отнесением в состав затрат, учитываемых при налогообложении. При отсутствии таких сведений вступает в силу возмещение и отнесение на затраты по минимальной стоимости проезда.

Иной подход применяется в случае утери билета при командировке за границу. Командированному работнику возмещаются, в частности, расходы по проезду воздушным, железнодорожным, водным, автомобильным транспортом (далее – транспорт) до места командирования (подп. 11.1 п. 11 Инструкции о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утв. постановлением Минтруда и соцзащиты от 30.07.2010 № 115 (далее – Инструкция № 115).

Расходы, перечисленные в п. 11 Инструкции № 115, возмещаются при обязательном представлении работником подтверждающих документов в оригинале (проездные билеты, счета, квитанции и посадочные талоны при приобретении электронных билетов на проезд и т.д.) (п. 13 Инструкции № 115). Таким образом, Инструкция № 115 в принципе не допускает замены оригинала билета какими-либо иными формами (способами) подтверждения расходов по проезду.

Вместе с тем и в такой ситуации возмещение командированному работнику расходов по проезду допустимо хотя бы в силу того, что согласно ст. 7 Трудового кодекса наниматель вправе устанавливать дополнительные трудовые и иные гарантии для работников по сравнению с законодательством о труде. Оснований для отнесения расходов по проезду в зарубежной командировке, не подтвержденных оригиналом проездного документа, в состав затрат, учитываемых при налогообложении, нет.

Таким образом, полагаем, что в ситуации, изложенной в вопросе, расходы по проезду при командировании в пределах РБ могут быть возмещены командированному работнику и включены в состав затрат, учитываемых при налогообложении прибыли, а расходы по проезду при командировании за пределы РБ могут быть возмещены работнику по решению нанимателя, но за счет прибыли организации.