Порядок инвентаризации активов и ответственность МОЛ
На госпредприятии с 01.11.2018 по 30.11.2018 проведена ежегодная инвентаризация склада, на котором я являюсь одним из материально-ответственных лиц (МОЛ). На дату 07.12.2018 результаты инвентаризации не представлены на подпись МОЛ. 07.12.2018 на склад пришел главный бухгалтер и начал перепроверять все подряд. Обнаружил излишки, заставил подписать от руки составленный акт трех МОЛ.
При приеме на работу (3 месяца назад) мною подписан договор о материальной ответственности. До моего прихода на работу уволились три МОЛ, при этом обязательная инвентаризация при смене МОЛ не проводилась, т.е. нет ни одного документа, свидетельствующего о том, какие материальные ценности мною приняты.
Несу ли я ответственность за обнаруженные излишки? Как установить, в каком периоде они образовались? В какие сроки МОЛ должны подписать документы об окончании инвентаризации? Должны ли эти документы быть пронумерованы? Должны ли МОЛ подписывать каждую страницу акта? Указывается ли дата подписания акта?
Действительно, в соответствии с п. 2 ст. 13 Закона «О бухгалтерском учете и отчетности» при смене МОЛ проведение инвентаризации активов и обязательств организации обязательно, как обязательно проведение инвентаризации перед составлением годовой отчетности. То, что при смене МОЛ инвентаризация не проводилась, свидетельствует о том, что требования п. 2 главного бухгалтерского закона не выполнены.
Порядок проведения инвентаризаций должна содержать учетная политика организации. Этот порядок должен соответствовать требованиям Инструкции по инвентаризации активов и обязательств, утв. постановлением Минфина от 30.11.2007 № 180 (далее – Инструкция № 180).
Пункт 4 Инструкции № 180 свидетельствует о том, что инвентаризация должна проводиться также при коллективной (бригадной) материальной ответственности, в случае:
– смены руководителя (бригадира);
– выбытии из коллектива (бригады) более 50% его членов;
– по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады).
Учитывая, что в соответствии с п. 7 Инструкции № 180 перед составлением годовой бухгалтерской отчетности инвентаризация активов должна быть проведена не ранее 1 ноября, отметим, что в данной ситуации сроки проведения инвентаризации соблюдены.
Инвентаризация может проводиться только по приказу руководителя организации (п. 12 Инструкции № 180), которым назначается инвентаризационная комиссия.
Ответственность за организацию и своевременное проведение инвентаризаций активов и обязательств несет руководитель организации.
Проверка фактического наличия активов и обязательств проводится при обязательном участии МОЛ. При проверке фактического наличия в случае смены МОЛ, в инвентаризационных описях лицо, принимающее ценности, расписывается в их получении, а сдавшее – в их сдаче.
Для оформления инвентаризации материалов применяются формы согласно приложениям 5, 10 и 11 к Инструкции № 180 либо формы, утвержденные республиканскими органами государственного управления, осуществляющими методологическое руководство бухгалтерским учетом и отчетностью организаций соответствующих отраслей экономики.
Если инвентаризация материалов проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся эти активы, при уходе инвентаризационной комиссии опечатываются. Во время перерывов в работе инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв, ночное время, по другим причинам) описи хранятся в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.
Инвентаризационные описи заполняются с применением технических средств или от руки чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток.
Наименования инвентаризуемых активов и объектов, их количество указывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.
Материалы заносятся в описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, сорта, количества.
На каждый внесенный в опись вид материалов крепится инвентаризационный ярлык по форме согласно приложению 10 к Инструкции № 180. Он может помочь в обнаружении той или иной ошибки.
На каждой странице описи указывается прописью число порядковых номеров материалов и общий итог фактического количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны.
Описи подписываются всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами, которые принимали участие в непосредственном пересчете (перевесе) инвентаризуемых ценностей. В описи МОЛ дают расписку, подтверждающую проверку комиссией активов в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.
Отсюда следует, что описи должны подписываться всеми членами инвентаризационной комиссии и МОЛ, которые принимали участие в непосредственном пересчете (перевесе) инвентаризуемых ценностей непосредственно после окончания инвентаризации и заполнения в описи итоговых данных. При этом подписание каждого листа описи не требуется, так как в описи на каждой странице указывается прописью число порядковых номеров материалов и общий итог фактического количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны.
После окончания инвентаризации материально ответственное лицо (лица) в описи дают расписку о том, что все ценности, поименованные в инвентаризационной описи с № ___ по № ___, комиссией просчитаны в натуре в их присутствии и внесены в опись, в связи с чем претензий к инвентаризационной комиссии не имеется. Ценности, перечисленные в описи, находятся на ответственном хранении МОЛ. Эта расписка скрепляется подписью этих лиц и проставляется дата.
Если МОЛ обнаружат после инвентаризации ошибки в инвентаризационных описях, они должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т.п.) заявить об этом инвентаризационной комиссии.
Указанные в заявлении факты проверяются инвентаризационной комиссией, и она, в случае их подтверждения, производит исправление выявленных ошибок в установленном порядке.
По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц. Результаты таких проверок оформляются актом (приложение 2 к Инструкции № 180) и регистрируются в книге учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризации, согласно приложению 3 к Инструкции № 180.
Таким образом, ни главный бухгалтер, ни кто-то другой, кроме инвентаризационной комиссии, не имеет права провести контрольную проверку. Действия главного бухгалтера в описанном случае противозаконны, а результаты такой проверки всегда можно признать недействительными.
Практика аудита показывает, что установить причину образования излишков или недостач удается не всегда. Но в некоторых случаях это можно сделать. Например, если операции по приходу-расходу того или иного актива (далее – материалы) в период работы МОЛ отсутствовали, значит, излишки образовались ранее принятия на работу этого МОЛ. Не могло же МОЛ принести на склад, допустим, из дома свои материалы.
Другой вариант. До прихода на работу МОЛ остаток оказавшихся в излишке материалов отсутствовал. Они поступили в период работы этого МОЛ. Выявленные излишки материалов свидетельствуют о том, что излишки образовались в период работы именно этого МОЛ. В других случаях установить период, в течение которого образовались излишки, практически невозможно. Но по этому поводу не стоит слишком отчаиваться. Ведь недаром говорят, что, если при проведении инвентаризации выявлены излишки и они отражены в учете, скоро жди недостачи. Поэтому в таких случаях следует провести документальную проверку операций по приходу и расходу материалов. Не исключено, что причиной образования излишков явилось то, что бухгалтером не проведен документ по приходу этих материалов.
Работник может быть привлечен к материальной, а в приведенном примере – к дисциплинарной ответственности лишь в том случае, если доказана его вина. А в соответствии со ст. 400 Трудового кодекса обязанность доказать факт причинения вреда, а также наличие других условий материальной ответственности, лежит на нанимателе.
Правда, если с работником заключен договор о полной материальной ответственности, то он в случаях, предусмотренных в пунктах 1, 2, 4 и 6 этой же статьи, обязан доказать отсутствие своей вины в причинении вреда.
Поэтому, если в образовании излишков будет доказана вина МОЛ, то это лицо может быть привлечено к дисциплинарной ответственности по правилам, регулируемым Трудовым кодексом РБ.
В рассматриваемой ситуации работник не может быть привлечен к дисциплинарной ответственности по той причине, что контрольная проверка была произведена с нарушением правил, установленных законодательством.
