Платежный календарь поможет контролировать финансовые потоки
Павел БРИТВИН
Любой компании важно своевременно исполнять свои финансовые обязательства, вовремя рассчитываться с сотрудниками, платить налоги, взаимодействовать с поставщиками. О необходимости составления платежного календаря на предприятии и инструментах для его ведения рассказывает руководитель консалтинга / IT-интегратора Первый Бит.NFP, методист Павел Бритвин.
Платежный календарь – один из главных инструментов для планирования финансовых потоков с разбивкой по дням. Такой контроль помогает заблаговременно определять дефицит денежных средств (кассовый разрыв).
В платежном календаре отображаются:
· все платежи, которые нужно выполнить;
· денежные средства, доступные на расчетном счете;
· планируемые поступления.
Таким образом, собственник видит все планируемые расходы, условия этих платежей, срок, на который те или иные платежи можно отодвинуть. Там же отображаются планируемые поступления денежных средств.
Возможность наглядно оценить объем планируемых поступлений и обязательств, включая те, которые точно можно отложить, дает собственнику четкое представление о том, как выстроить коммуникацию с партнерами, кому и что обещать.
Как составлять платежный календарь: платформы и инструменты
Многим небольшим компаниям подойдет Microsoft Excel. В таблице необходимо создать структуру платежного календаря: в колонках – дни и недели; в строках – контрагенты, статьи, договоры. Затем надо зафиксировать остаток денег на начало периода, планируемые поступления и платежи, прогнозируемый остаток на вечер каждого дня или недели.
Когда штат компании увеличивается до 50 и более человек, все рабочие процессы начинают усложняться. Это же происходит и с платежным календарем. Один человек уже не успевает его заполнять, а несколько начинают мешать друг другу и увеличивают вероятность возникновения ошибок. Таким образом, есть смысл переходить на специализированное программное обеспечение.
Одним из вариантов является отечественное ПО на платформе 1С:
– 1С:ERP Управление предприятием 2;
– 1С Управление холдингом;
– 1С:ERP. Управление холдингом (относительное свежее решение-гибрид, включающее функционал двух предыдущих);
– БИТ.Финанс (Стандарт / ПРОФ / Холдинг / Управленческий учет / МСФО).
Пример платежного календаря в БИТ.Финанс
Целесообразность автоматизации платежного календаря
Начинать работать с платежным календарем можно и без специальных инструментов, но какой есть смысл в программах по автоматизации?
1. Прозрачность. Настройка прав доступа помогает избегать ошибочных изменений данных, а по аудиторскому следу можно отследить, какие изменения все же произошли, кто и когда их внес, какие значения были до этого. Это сильно снижает уровень ошибок из-за человеческого фактора и упрощает работу.
2. Интеграции. Календарь может сам смотреть в другие модули информационной системы, сопоставлять данные и автоматически доносить до казначея важную информацию. К примеру, система подсказывает, на какой срок можно перенести платежи без штрафных санкций, и это существенно помогает в балансировании платежной позиции.
3. Автоматические сервисы. Перенос платежей между периодами или статьями по клику мыши, разделение планируемого платежа на несколько платежных позиций в разные даты (постепенная частичная оплата), с возможностью тут же пересчитать плановые остатки по расчетным счетам.
