Перевозим запчасти для ремонта авто в РФ: документальное оформление
Работник организации направлен в командировку в РФ на автотранспорте нанимателя для выполнения автомобильной грузоперевозки. В РФ автомобиль сломался. Починить собственными силами не удалось – машину доставили в ремонтную мастерскую. Затем заключили договор на ремонтные услуги с резидентом РФ.
В связи с тем, что запчасти нужны были дорогостоящие, приобрели их по ТТН на территории РБ, чтобы взять к вычету НДС. Накладные выписаны на юридический адрес нашей фирмы. В этот же день директор на своем личном транспорте выехал, чтобы доставить запчасти в РФ.
Какие документы нужно было составить для перемещения данных запчастей за пределы РБ и как оформить и отразить в бухучете использование личного транспорта в интересах предприятия?
В п. 1 Инструкции о порядке заполнения товарно-транспортной накладной, товарной накладной, утв. постановлением Минфина от 30.06.2016 № 58, дано такое определение: «Внутреннее перемещение – движение товарно-материальных ценностей (далее – ТМЦ) между структурными подразделениями организации, местами осуществления деятельности организации (местами хранения, эксплуатации, производства, использования, реализации, добычи, заготовления), работниками организации, являющимися материально ответственными (ответственными) лицами».
В данном случае происходит внутреннее перемещение ТМЦ между офисом организации и местом производства ремонта автомобиля.
ТТН-1 заполняется в т.ч. при внутреннем перемещении товаров с выездом на автомобильные дороги общего пользования, если для документального оформления такого внутреннего перемещения республиканскими органами государственного управления по согласованию с Министерством финансов Республики Беларусь не установлены иные виды и (или) формы первичных учетных документов.
В данном случае происходил выезд на автомобильные дороги общего пользования и для документального оформления такого внутреннего перемещения на законодательном уровне не установлены иные виды и (или) формы первичных учетных документов. Поэтому следует констатировать, что в этой ситуации следовало выписывать ТТН-1 для перемещения запчастей из офиса в РБ в РФ к месту ремонта автомобиля.
Использование личного автотранспорта в интересах организации следует оформить договором на такое использование и актами приемо-передачи автомобиля (в использование и возврата) с фиксацией показаний спидометра и наличия автотоплива в баке автомобиля и других характеристик состояния автомобиля.
В данном случае возможны и договор аренды автомобиля (регулируется Гражданским кодексом РБ), и договор имущественного найма (регулируется Трудовым кодексом РБ) на несколько дней. В обоих случаях за использование автомобиля возможно назначение платы (арендной платы или компенсации за использование автомобиля в служебных целях).
Учет использования автотоплива осуществляется в соответствии с Инструкцией по бухгалтерскому учету запасов, утв. постановлением Минфина от 12.11.2010 № 133 (далее – Инструкция № 133).
Так, согласно п. 83 Инструкции № 133 стоимость горюче-смазочных материалов (далее – ГСМ), фактически израсходованных на эксплуатацию транспортных средств, машин и механизмов, списывается в дебет счетов учета затрат на производство, расходов на реализацию с кредита сч. 10 «Материалы», субсч. «Топливо в баках транспортных средств» в зависимости от направления их использования.
Основанием для списания ГСМ на затраты производства являются накопительные ведомости данных путевых листов о фактическом расходе ГСМ или карточки учета расхода топлива за отчетный период. Указанные ведомости или карточки принимаются к бухучету после сверки записей в них с путевыми листами, о чем на ведомостях или карточках работником организации, ведущим оперативный учет ГСМ, делается соответствующая отметка.
Основанием для списания ГСМ на работу оборудования, машин и механизмов, которая не оформляется путевым листом, может являться отчет о расходе ГСМ на производство.
Согласно поданному авансовому отчету директора (при заправке в пути) приходуется количество автотоплива на сч. 10-3 «Материалы», субсч. «Топливо»:
Д-т сч. 10-3 – К-т сч. 71.
Согласно карточке учета расхода топлива автомобилем, в которой указывается:
– остаток топлива в баке автомобиля на начало его эксплуатации для нужд организации;
– норма расхода автотоплива согласно нормам, установленным Минтрансом, и согласно порядку применения норм расхода топлива для механических транспортных средств, машин, механизмов и оборудования, установленному инструкцией, утв. постановлением Минтранса от 31.12.2008 № 141;
– количество и даты заправки автомобиля;
– пробег автомобиля (в городе, за городом) по дням;
– остаток топлива в баке автомобиля при возвращении;
количество приобретенного и использованного автотоплива относится на затраты организации.
Согласно ст. 40 Закона от 14.08.2007 № 278-З «Об автомобильном транспорте и автомобильных перевозках» (далее – Закон № 278-З) использование транспортного средства при выполнении автомобильной перевозки груза оформляется путевым листом.
При этом в ст. 2 Закона № 278-З сказано, что сфера действия этого нормативного акта не распространяется на внутриреспубликанские автомобильные перевозки для собственных нужд. Само определение внутриреспубликанских автомобильных перевозок дано в ст. 1 Закона № 278-З: это автомобильные перевозки, выполняемые по территории Республики Беларусь, за исключением международных автомобильных перевозок.
Таким образом, организации следовало заполнить путевой лист при перевозке запчастей к месту ремонта в РФ.
Что касается формы путевого листа (в данном случае служебного легкового автомобиля), то она не утверждена на законодательном уровне (не включена в перечень первичных учетных документов, утв. постановлением Совмина от 24.03.2011 № 360).
Согласно Закону от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности» (далее – Закон № 57-З) в таком случае она должна быть разработана организацией самостоятельно с учетом требований об обязательных реквизитах первичных учетных документов (п. 2 Закона № 57-З) и включена в учетную политику организации (п. 4 ст. 9, п. 4 ст. 10 Закона № 57-З).
