Отражаем выручку в случае утери накладных

Накладная на отгрузку товара была утеряна и поставщиком, и покупателем. Согласно учетной политике датой признания выручки от реализации товаров в бухучете является дата его отгрузки.

Что делать в таком случае – отражать выручку по реализации отгруженного товара в бухучете или нет?

Согласно п. 1 ст. 10 Закона от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности» (далее – Закон № 57-3) каждая хозяйственная операция подлежит оформлению первичным учетным документом.

Первичный учетный документ составляется при совершении хозяйственной операции, а если это не представляется возможным – непосредственно после ее совершения (п. 5 ст. 10 Закона № 57-3).

Хозяйственной операцией в целях бухучета признается действие или событие, подлежащее отражению организацией в бухучете и приводящее к изменению ее активов, обязательств, собственного капитала, доходов, расходов.

Таким образом, утеря накладных по отгрузке товара и поставщиком, и покупателем не является причиной неотражения хозяйственной операции по отгрузке товара в бухгалтерском и налоговом учете у поставщика и покупателя.

В соответствии с п. 1 ст. 3 Закона № 57-3 бухучет и отчетность основываются на прин­ципах непрерывности деятельности, обособленности, начисления, соответствия доходов и расходов, правдивости, преобладания экономического содержания, осмотрительности, нейтральности, полноты, понятности, сопоставимости, умест­ности.

В частности, принцип начисления означает, что хозяйственные операции отражаются в бухучете и отчетности в том отчетном периоде, в котором они совершены, независимо от даты проведения расчетов по ним (п. 4 ст. 3 Закона № 57-3).

В соответствии с ч. 1 п. 17 Инструкции по бухгалтерскому учету доходов и расходов, утв. постановлением Минфина от 30.09.2011 № 102 (далее – Инструкция № 102), выручка от реализации продукции, товаров признается в бухучете при соблюдении следующих условий:

– покупателю переданы риски и выгоды, связанные с правом собственности на продукцию, товары;

– сумма выручки может быть определена;

– организацией предполагается получение экономических выгод в результате совершения хозяйственной операции;

– расходы, которые произведены или будут произведены при совершении хозяйственной операции, могут быть определены.

Исходя из условий, указанных в ч. 1 п. 17 Ин­струкции № 102, специфики осуществляемой деятельности, условий заключенных договоров, организация определяет дату признания выручки от реализации продукции, товаров. Организация вправе определить в качестве даты признания выручки от реализации продукции, товаров дату, по состоянию на которую соблюдены условия, указанные в абз. 3–5 ч. 1 п. 17 Инструкции № 102, и которая не может быть позднее даты передачи покупателю рисков и выгод, связанных с правом собственности на продукцию, товары. Порядок определения даты признания выручки от реализации продукции, товаров закрепляется в учетной политике организации.

В указанном случае датой признания выручки от реализации товара является дата его отгрузки.

Следовательно, несмотря на то, что по хозяйственной операции отсутствует первичный учет­ный документ, сам факт совершения хозяйственной операции (факт реализации – у поставщика, факт оприходования товара – у покупателя) должен быть отражен в бухучете обеих сторон.

Законодательством не установлен конкретный порядок действий в случае отсутствия у юридического лица первичных документов (их утраты).

Подтверждением факта совершения хозяйственной операции могут служить договоры на поставку товара, объяснительные записки лиц, причастных к утере накладных, с указанием обстоятельств, при которых они были утеряны, акт сверки, платежные документы, а также копии накладных, составленные по совершенной сделке поставщиком, с соблюдением требований, установленных ст. 10 Закона № 57-3 по оформлению первичных учетных документов.

При этом в соответствии с п. 64 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4, копия документа должна воспроизводить все реквизиты этого документа, в т.ч. реквизиты бланка. Для придания копии документа юридической силы она должна быть заверена (засвидетельствована) уполномоченным должностным лицом организации.

Согласно ч. 1 п. 2 ст. 81 Налогового кодекса (далее – НК) в случаях, установленных Президентом, либо при отсутствии у проверяемого плательщика (иного обязанного лица) или непредставлении им документов бухгалтерского, налогового учета и (или) других документов, связанных с налогообложением, при проведении проверки в соответствии с абз. 2 подп. 2.2. п. 2 ст. 69 НК налоговый, таможенный органы вправе определять в порядке, установленном Совмином, размер причитающихся к уплате в бюджет сумм налогов, сборов (пошлин) на основании сведений о движении денежных средств по счетам в банке и (или) сведений о плательщике (ином обязанном лице), полученных от других государственных органов, юридических и физических лиц, либо расчетным методом на основании сведений о юридических лицах и индивидуальных предпринимателях, осуществляющих аналогичные виды деятельности.

Определенные в порядке, указанном в ч. 1 п. 2 ст. 81 НК, суммы налогов, сборов (пошлин), пересматриваются налоговым, таможенным органами при условии восстановления плательщиком (иным обязанным лицом) бухгалтерского, налогового учета и представления документов бухгалтерского, налогового учета и (или) других документов, связанных с налогообложением, но не позднее одного месяца со дня вручения (направления) плательщику (иному обязанному лицу) или его представителю акта проверки.

Следует отметить, что все вышеуказанные меры ответственности вряд ли будут применены к лицам, утерявшим накладные, если такая утеря носит единичный характер, соответствующие хозяйственные операции отражены на счетах бухучета и соответствующие суммы налогов уплачены в бюджет. Что касается принятия к вычету НДС покупателем, то в случае выставления поставщиком ЭСЧФ по НДС в установленные сроки, контролирующие органы не смогут признать принятие НДС к вычету неправомерным.

Однако в данной ситуации следует учитывать, что согласно ст. 12.1 КоАП предусмотрена административная ответственность за нарушение порядка ведения бухгалтерского учета и правил хранения бухгалтерских документов и иных документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов. Так, необеспечение сохранности должностным лицом юридического лица или индивидуальным предпринимателем бухгалтерских документов (документов предпринимательской деятельности, документов учета доходов и расходов, применяемого при упрощенной системе налогообложения) и (или) иных документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, повлекшее их утрату, влечет наложение штрафа в размере от 4 до 35 базовых величин (п. 3 ст. 12.1 КоАП).