Отменили командировку. Оформляем документы

В связи со сложившейся сегодня в мире ситуацией (объявленной пандемией) ряд стран закрывает свои границы. Отменяются авиарейсы, работников переводят на домашний режим работы, соответственно отменяются и командировки.

Если механизм направления работника в командировку – это отработанная годами процедура, то с отменой командировок многие организации столкнулись впервые. Остановимся подробнее на важных моментах.

 

Документальное оформление отмены командировки

При отмене командировки необходимо действовать по схеме, аналогичной направлению в командировку. 

Поскольку направление работников в служебную командировку в соответствии со ст. 93 ТК оформляется приказом (распоряжением) нанимателя, то и отмену направления в командировку следует производить на основании приказа руководителя.

Основаниями для отмены командировки могут быть:

– отсутствие производственной необходимости;

– уведомление организации-партнера;

– отмена авиарейсов;

– закрытие границы и др.

Далее, обозначив основание отмены, необходимо составить распорядительный документ об отмене командировки (например, приказ) и ознакомить с ним работника.

Оформленный документ будет служить основанием для отражения хозяйственной операции в бухгалтерском учете и возврате работником полученных и возможно уже израсходованных денежных средств (приобретение билетов, бронирование гостиницы) на командировку.

 

На практике возможны следующие ситуации

1. Приказ о командировании издан, аванс на командировку не выдан, соответственно работником не понесены расходы, связанные с командировкой. В данной ситуации достаточно отмены приказа о командировании и ознакомления с ним работника.

2. Приказ о командировании из­дан, работнику выдан аванс, расходы по командировке не произведены. В данном случае следует отменить приказ, работник должен вернуть выданный аванс.

3. Приказ о командировании из­дан, аванс работнику выдан, произведены расходы, связанные с командировкой (например, приобретены авиабилеты, оформлены визы и т.д.).

Для начала издаем приказ и знакомим с ним работника под роспись.

                          

Примерная форма приказа об отмене командировки 

ПРИКАЗ  от ________г. № ___  Об отмене командировки  Приказываю: 1. Отменить командировку с __ по __ 20__ г. в ___________ работнику ____________ ______________________________­___.   2. Работнику в течение ____ дней обеспечить возврат в кассу организации полученного аванса, в случае оплаты расходов по командировке в течение ____ дней предоставить в бухгалтерию авансовый отчет _____________________, оформить возврат билетов на проезд. 3.  Возложить ответственность за исполнение приказа на _________________________. Основание: ________________________ Директор                       ______    ______                                              (подпись)      (ФИО) С приказом ознакомлен:______   ______                                              (подпись)      (ФИО Дата  _______.

 

Порядок возмещения расходов

В случае отмены командирования по не зависящим от командируемого работника причинам возмещение расходов по оформлению виз, в т.ч. по оплате услуг, связанных с приемом и обработкой документов для оформления виз, бронированию мест в гостиницах, страхованию от несчаст­ных случаев и болезней на время поездки за границу, стоимости установленного перевозчиком тарифа при возврате приобретенных проездных документов (билетов) осуществляется в полном объеме на основании подтверждающих документов (п. 24 постановления Совмина от 19.03.2019 № 176 «О порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках» (далее – постановление № 176)).

 

Бухгалтерский учет

Понесенные расходы по отмененной командировке следует отразить на сч. 90-10 «Прочие расходы по текущей деятельности» (положения Инструкции о порядке применения типового плана счетов бухгалтерского учета, утв. постановлением Минфина от 29.06.2011 № 50, и Инструкции по бухгалтерскому учету доходов и расходов, утв. постановлением Минфина от 30.09.2011 № 102).

 

Налоговый учет

Командировочные расходы в пределах норм, установленных положениями постановления № 176, относятся к нормируемым затратам и учитываются при исчислении налога на прибыль в пределах установленных норм (п. 1 ст. 169, подп. 1.1 п. 1 ст. 171 НК).

Внереализационными расходами признаются расходы, потери, убытки, произведенные плательщиком для осуществления своей деятельности и непосредственно не связанные с производством и реализацией товаров (работ, услуг), имущественных прав (п. 1 ст. 175 НК).

Расходы на билеты, если условия их приобретения не предусматривают возврат, по несостоявшейся командировке возможно учесть в составе внереализационных расходов, учитываемых при налогообложении прибыли.