Отмена печати на кадровых документах

Проектом декрета о развитии предпринимательства предусмотрено сделать добровольным наличие печати юридического лица. По мнению министра экономики Владимира Зиновского, данный шаг отвечает общемировым тенденциям, поскольку соседние страны его уже сделали.

Например, в Украине печати на документах юрлиц и физ­лиц-предпринимателей отменили с 19.07.2017 г. В Хозяйственном кодексе сейчас предусматривается, что печать не может быть обязательным рек­визитом документа, который подается от имени субъекта хозяйствования госоргану. Влас­тям запрещено ее требовать, упоминания об обязательном использовании печати исключили из ряда нор­мативных актов, а за вымогательство проставления печати на документе введен штраф от 50 до 100 необлагаемых минимумов доходов граждан (850–1700 гривен). Теперь документы считаются достоверными при условии подписи уполномоченного на это лица. Отметим, что переход от обязательного к добровольному использованию печатей в бизнесе состоялся в Украине еще 3 года назад и повлек много путаницы. Из одних законодательных ак­тов исключили эту норму, в других – оставили возможность использования печати на усмотрение предприятий, а чиновники и работники по привычке требовали документы только с печатью. Сейчас наши соседи надеются, что отмена использования печатей поможет им под­няться в рейтинге Doing Busi­ness на 2 пункта.

В России организациям по­зволили отказаться от печати в 2015 г. В законах об ООО и АО указано, что общества вправе иметь печать, но федеральным законом может быть предусмотрена обязанность ее использовать. При этом сведения о наличии печати должны содержаться в уставе общества. Перечень законов, требующих проставлять оттиск печати «при ее наличии», довольно внушительный: трудовой, граж­данский, граж­данский процессуальный, арбитражный процессуальный кодексы, законы об исполнительном производстве, о защите прав юридических лиц при осуществлении государственного контроля и т.д. Например, трудовые договоры всегда можно было заключать без печати (в ст. 57 ТК РФ она не предусмотрена в качестве обязательного реквизита), но в трудовых книжках печать нужна. Неудивительно, что предприятия не спешат с уничтожением имеющихся печатей, т.к. госорганы зачастую требуют ее на документах, ссылаясь на то, что печать должна быть у всех компаний, созданных до момента вступления в силу изменений в законодательстве.

Инициативу по отмене печати в кадровом документообороте белорусских компаний комментирует постоянный консультант «ЭГ», юрист Елена Гад­левская.

– В чем назначение печати на документе, какая уникальная информация в ней содержится?

– Печать, наряду с основными обязательными реквизитами документа (наименование ор­ганизации и (или) структурного подразделения (автора), дата, регистрационный индекс и под­пись), придает юридическую силу особо важным актам, исходящим от организации. Печать – это дополнительный обязательный реквизит для отдельных видов документов, придающий им юридическую силу (п. 18 Ин­струкции по делопроизводству в государственных ор­ганах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4, далее – Инструкция № 4). Для электронных документов «печатью» яв­ляется электронно-цифровая подпись юридического лица или руководителя организации, его заместителей, иного упол­номоченного лица.

Реквизит «Печать» ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности. Перечень документов, на которых проставляется печать, определяется организацией на основании законодательства РБ (п. 62 Инструкции № 4).

В ряде случаев печать – обязательный реквизит, предусмотренный законодательством. Например, в соответствии с п. 62 Инструкции № 4 проставление печати необходимо на под­линниках документов и их копиях, в т.ч. факсимильных, удостоверяющих права, свободы и (или) законные интересы граж­дан, права и обязанности юрлиц; санкционирующих рас­ходование денежных средств и материальных ценностей.

Печать обязательна на следующих кадровых документах:

– трудовой договор. В ст. 18 ТК нет упоминания о печати, здесь лишь указано, что трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в 2-х экземплярах и подписывается сторонами. В примерной форме трудового договора (по­становление Минтруда от 27.12.1999 № 155) предусматривается наличие печати, а в примерной форме контракта нанимателя с работником (постановление Совмина от 2.08.1999 № 1180) – нет. На практике наниматели проставляют печать и на контрактах;

– трудовая книжка. Ин­струкция о порядке ведения трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда и соцзащиты от 16.06.2014 № 40 «О трудовых книжках» (далее – Инструкция № 40), предусматривает про­ставление печати нанимателя на первой странице (титульном листе) трудовой книжки, после записи об увольнении работника и в других случаях;

– расписка в получении трудовой книжки, которая выдается работнику при приеме на работу (п. 79 Инструкции № 40);

– договор о полной материальной ответственности. Причем примерный договор о полной индивидуальной материальной ответственности (по­становление Совмина от 26.05.2000 № 764) содержит реквизит печати, а примерный договор о коллективной (бригадной) материальной ответственности (постановление Мин­труда от 14.04.2000 № 54) – нет;

– копии кадровых документов, выписки из них (копия приказа, выписка из трудовой книжки и др.), пересылаемые в другие организации или выдаваемые на руки работнику (п. 64 Инструкции № 4);

– личные справки (о месте работы и занимаемой должности, о периоде работы, о размере зарплаты и др.) (п. 130 Инструкции № 4).

Инструкцией № 4 не предусмотрено проставление печати на приказах (распоряжениях), в т.ч. по личному составу, а также на кадровых документах, под­лежащих утверждению, таких как должностная (рабочая) инструкция, штатное расписание, график отпусков, график сменности. Некоторые установленные законодательством формы кад­ровых документов также не содержат реквизита печати (лич­ная карточка воинского учета, аттестационный лист).

– Где печать лишняя уже сейчас, а на каких документах ее стоит оставить?

– Обойтись без печати в организации можно. Подлинность и достоверность содержания ис­ходящего документа под­тверждает, прежде всего, подпись ее руководителя или иного лица, уполномоченного действовать от имени организации. Волеизъявление организации как субъекта трудовых, гражданских и иных отношений выражается через волеизъявление указанных лиц, действующих от ее имени в соответствии с имеющимися у них полномочиями, в т.ч. под­писывающих документы, за­крепляющие решение. Печать же является формальным рек­визитом и используется лишь потому, что в законодательстве есть соответствующие требования. Реквизиты, имеющиеся на печати (наименование, мес­то нахождения организации), указываются в самом подписываемом документе и не требуют дополнительной трансляции.

– Как вы относитесь к идее упразднить обязательное наличие печати у юридических лиц?

– Я оцениваю ее положительно. Организация может обходиться без печати, а упразднение обязанности иметь печать уменьшит в деятельности организаций количество формальностей, не имеющих принципиального значения.

Мне кажется, что невозможно совместить в законодательстве нормы об освобождении юридических лиц от обязанности иметь печать и требования об обязательном наличии печати на от­дельных документах. При сохранении обязательных требований для отдельных случаев фактически организация обязана будет иметь печать. Таким образом, для того чтобы наличие печати стало правом, а не обязанностью организации, печать не должна входить в число обязательных реквизитов всех документов до единого.