Особенности ведения книги учета проверок в организации

Кому обязательно заводить книгу проверок

Книгу учета проверок обязаны вести все организации, а также иные проверяемые субъекты, а именно:

– юридические лица;

– обособленные подразделения юрлица, имеющие уникальный номер налогоплательщика (УНП);

– представительства иностранных ор­ганизаций;

– индивидуальные предприниматели (ИП);

– нотариусы, лица, осуществляющие адвокатскую деятельность индивидуально, ремесленную деятельность, деятельность в сфере агроэкотуризма, временные (антикризисные) управляющие, не являющиеся юридическими лицами или ИП (подп. 2.1 постановления № 383¹, п. 1 Положения № 510²).

Таким образом, книга учета проверок необходима тем, кто имеет УНП.

Форма книги учета проверок утверждена постановлением № 383.

Согласно подп. 1.3 п. 1, п. 2 постановления № 301³ в соответствии с которым внесены изменения (дополнения) в постановление № 383, если в организации ведется книга учета проверок по форме, отличной от предусмотренной постановлением № 383, то имеющиеся в организациях книги учета проверок можно продолжать вести до полного заполнения всех страниц. После окончания их ведения следует приобрести новые.

Вновь созданные организации обязаны приобрести книгу учета проверок не позднее 6 месяцев со дня постановки на налоговый учет (ч. 1 подп. 2.1 п. 2 постановления № 383).

 

Как приобрести книгу учета проверок

Приобрести книгу можно в РУП «Ин­формационно-издательский центр по налогам и сборам», «Издательство «Белбланкавыд» (ч. 1 п. 2 Правил № 383⁴).

При приобретении книги учета проверок необходимо предъявить следующие документы (ч. 2 п. 2 Правил № 383):

– документ, удостоверяющий служебное положение руководителя (на выбор) (приказ о назначении на должность руководителя, или выписка из решения общего собрания, правления или иного органа управления юридического лица, или трудовой договор (контракт), или гражданско-правовой договор, или удостоверение руководителя некоммерческой организации), а также оригинал документа, удостоверяющего личность, – при получении книги учета проверок руководителем организации;

– документ, удостоверяющий личность, – при получении книги учета проверок ИП, нотариусом, лицом, осуществляющим адвокатскую деятельность индивидуально, ремесленную деятельность, деятельность в сфере агроэкотуризма, временным (антикризисным) управляющим, не являющимся юрлицом или ИП;

– документ, удостоверяющий лич­ность, а также доверенности на получение книги учета проверок – при получении книги учета проверок представителем проверяемого субъекта (кроме руководителя организации).

Справочно: к документам, удостоверяющим личность, относятся:

– паспорт гражданина РБ;

– вид на жительство в РБ;

– удостоверение беженца (подп. 1.1 п. 1 Указа № 294^5).

 

Внимание!

С 01.01.2018 приобретенную книгу учета проверок регистрировать в налоговой не нужно. Информацию о ней в электронный банк данных (http://blank.bisc.by/) передают реализующие организации (ч. 3 п. 2 Правил № 383).

При этом книга учета проверок внесена в раздел «Печатная продукция» перечня бланков документов и документов с определенной степенью защиты и печатной продукции, информация о которых подлежит включению в электронный банк данных бланков документов и документов с определенной степенью защиты и печатной продукции, утв. постановлением № 912⁶.

Важно помнить, что при наличии в организации обособленных подразделений (филиалов, представительств), торговых мест на рынке, торговых объектов и иных объектов осуществления деятельности, расположенных вне ее места нахождения, необходимо приобрести дополнительный экземпляр книги учета проверок для каждого из указанных объектов, находящихся вне места нахождения организации (ч. 4 п. 2 Правил № 383).

Если изменяется адрес места нахождения книги учета проверок, об этом необходимо уведомить налоговые органы. В таком случае необходимо подать заявление в налоговую по месту постановки на учет для внесения соответствующих изменений в электронный банк данных. Сделать это положено не позднее трех рабочих дней, следующих за днем изменения места нахождения книги учета проверок (ч. 5 п. 2 Правил № 383).

Форма такого заявления не предусмотрена. Заявление можно подать в произвольной форме на бумажном носителе или в виде электронного документа, подписанного электронно-цифровой подпи­сью (ч. 3 подп. 1.1 п. 1 постановления № 617^7).

 

Как хранить книгу учета проверок

Книга учета проверок должна быть пронумерована, прошнурована, скреп­лена подписью руководителя и печатью. Если организация имеет право не использовать печать, книга учета проверок скрепляется только подписью (п. 3 Правил № 383, подп. 3.11 Декрета № 7¹⁰).

Организации хранят книгу учета проверок в местах ее ведения (п. 6 Правил № 383):

– по месту нахождения организации;

– в объектах осуществления деятельности, находящихся вне места нахождения организации (обособлен­ное подразделение, торговое место на рын­ке, торговый объект и иной объект осуществления деятельности).

Важно назначить лицо, ответственное за хранение книги проверок.

Ответственными за хранение книги учета проверок являются (п. 4 Правил № 383):

– руководитель организации или уполномоченные им лица – по месту нахождения организации;

– лица, уполномоченные руководителем организации, – в объектах осуществления деятельности, находящихся вне места нахождения организации.

Лиц, уполномоченных на хранение книги учета проверок, назначают решением (приказом, распоряжением) руководителя.

Сведения о лице, ответственном за хранение книги учета проверок (ФИО, должность, наименование, дата и номер решения о назначении), надо внести в соответствующие графы книги учета проверок.

При проверке лицо, ответственное за хранение книги учета проверок, выдает ее проверяющему (п. 5 Правил № 383).

Книга проверок ведется до полного ее заполнения, срок ее действия нигде не прописан. После окончания ведения книги учета проверок ее хранят в архиве организации пять лет. Исчисление срока хранения начинается с 1 января года, следующего за годом окончания ее делопроизводством (п. 48 Перечня № 140¹¹).

В случае ликвидации организации книгу учета проверок вместе с другими документами сдают на хранение в соответствующий архив (п. 13 Правил № 383).

Если книга учета проверок утеряна, необходимо составить акт об утере для налоговой и приобрести новую.

---

¹Постановление Совмина от 18.03.2010 № 383 «О некоторых мерах по реализации Указа Президента Республики Беларусь от 16 октября 2009 г. № 510» (далее – постановление № 383).

²Положение о порядке проведения проверок, утв. Указом Президента от 16.10.2009 № 510 «О совершенствовании контрольной (надзорной) деятельности в Республике Беларусь».

³Постановление Совмина от 18.04.2018 № 301 «О внесении изменений и дополнений в постановление Совета Министров Республики Беларусь от 18 марта 2010 г. № 383».

⁴Правила ведения книги учета проверок, утв. постановлением № 383 (далее – Правила № 383).

⁵Указ Президента от 03.06.2008 № 294 «О документировании населения Республики Беларусь».

⁶Постановление Совмина от 06.07.2011 № 912 «О вопросах создания и ведения электронного банка данных бланков документов и документов с определенной степенью защиты и печатной продукции, признании утратившими силу некоторых постановлений Совета Министров Республики Беларусь».

⁷Постановление Совмина от 11.05.2009 № 617 «Об осуществлении налоговыми органами административных процедур».

⁸Налоговый кодекс.

⁹Кодекс об административных правонарушениях (далее – КоАП).

¹⁰Декрет Президента от 23.11.2017 № 7 «О развитии предпринимательства».

¹¹Перечень типовых документов Национального архивного фонда РБ, образующихся в процессе деятельности госорганов, иных организаций и ИП, с указанием сроков хранения, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 140.