Особенности учета и налогообложения проездных билетов
По мере производственной необходимости и не только организации приобретают работникам билеты на проезд в общественном транспорте. Однако не все расходы на приобретение проездных документов одинаково учитываются при налогообложении. Поэтому часто возникает вопрос: откуда в налогообложении такая разница и почему кто-то такой «особенный» имеет определенные привилегии, а другие — нет. Попробуем разобраться.
В соответствии с подп. 2.6 п. 2 ст. 13 НК1 под доходом понимается определяемая в соответствии с налоговым законодательством экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить. То есть, если в первую очередь в проездных билетах заинтересован работник, а не организация, то это и будет экономической выгодой работника.
При определении налоговой базы подоходного налога с физических лиц учитываются все доходы плательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах (п. 1 ст. 199 НК).
В соответствии с подп. 2.1 п. 2 ст. 200 НК к доходам, полученным работником в натуральной форме, относится оплата (полностью или частично) за него организацией товаров (работ, услуг), имущества или имущественных прав, в т.ч. жилищно-коммунальных услуг, питания, отдыха, обучения в интересах плательщика.
То есть проездной билет на общественный транспорт, согласно нормам НК, рассматривается как объект обложения подоходным налогом.
Здесь также возникает объект для обложения взносами в ФСЗН (в т.ч. на профессиональное пенсионное страхование) и Белгосстрах.
Если проездные документы приобретаются и выдаются работникам в рабочее время в производственных (служебных) целях, то экономической выгоды у работников нет. Но стоит обратить внимание, что для производственных целей тоже должно быть обоснование. Под обоснованием понимается, что работники имеют работу, которая осуществляется в пути или имеет разъездной характер.
Как правило, разъездной характер работы должен быть оговорен сразу в трудовом договоре при приеме работника в организацию.
Нанимателем должны быть установлены перечни профессий и должностей работников, которым устанавливаются компенсации за подвижной характер работ, размеры этих компенсаций, порядок и условия их выплаты (п. 8 Инструкции2).
При этом служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной либо подвижной характер, а также в пределах населенного пункта, где располагается наниматель, служебными командировками не считаются (ч. 2 ст. 91 ТК3).
Чтобы избежать вопросов со стороны налоговых органов, при отнесении на затраты стоимости проездных билетов и исчислении подоходного налога организации необходимо:
– издать приказ о приобретении проездных документов работникам, имеющим разъездной характер работ, обосновать производственную необходимость для других сотрудников организации;
– завести журнал учета выдачи проездных документов (смарт-карт) на основании приказа о приобретении проездных документов (с помощью данной регистрации можно подтвердить, что расходы связаны с производством и реализацией продукции);
– обеспечить возврат от работников выданных проездных билетов (смарт-карт) по истечении срока, на который они выданы (при этом целесообразно включить в журнал графы «Дата принятия», «Дата выдачи» и «Подпись» соответствующего работника).
Производственную необходимость приобретения проездного билета, например, бухгалтеру, можно обосновать тем, что отчеты и прочие документы необходимо представлять в банк, ФСЗН, ИМНС и т.д. Во избежание спорных вопросов (т.к. отчеты и другая документация доставляются не каждый день и тем более не в выходные дни) целесообразно в журнале учета выдачи проездных документов делать записи «Получил» и «Сдал» по мере необходимости, а не единожды в месяц (в данном случае производственную необходимость будет доказать проблематично).
При этом при налогообложении прибыли не учитываются затраты на приобретение проездных билетов на транспорт общего пользования для работников, работа которых носит разъездной характер, если на время исполнения служебных обязанностей эти работники обеспечиваются специальным транспортом (подп. 1.12 п. 1 ст. 173 НК). То есть в организации следует отслеживать ситуации, когда работники также обеспечены специальным транспортом. В таких случаях проездные документы либо им будут не положены, либо будут являться для них социальной помощью. Учесть при налогообложении прибыли такие затраты нельзя.
В бухгалтерском учете приобретение проездных билетов для работников с разъездным характером работ отражается следующим образом:
|
№ |
Содержание операции |
Дебет |
Кредит |
|
1 |
Произведена оплата проездных билетов в безналичном порядке для работников организации |
60 |
51 |
|
2 |
Получены (оприходованы) оплаченные билеты |
10, 181 |
60 |
|
3 |
Списана стоимость билетов на общехозяйственные расходы (общепроизводственные расходы, расходы на реализацию) |
26 (25,44) |
10 |
|
4 |
Списаны управленческие расходы2 |
90-5 |
26 |
1 Отражается НДС, указанный в первичных документах, который при соблюдении условий, предусмотренных НК, берется к вычету в общеустановленном порядке.
2 Расходы, учитываемые при налогообложении прибыли.
При приобретении проездных билетов для работников не с разъездным характером работ в бухгалтерском учете делаются записи:
|
№ |
Содержание операции |
Дебет |
Кредит |
|
1 |
Произведена оплата проездных билетов в безналичном порядке для работников организации |
60 |
51 |
|
2 |
Получены (оприходованы) оплаченные билеты3 |
10 |
60 |
|
3 |
Списана стоимость билетов на прочие расходы по прочей текущей деятельности4 |
90-8 |
10 |
|
4 |
Начислен подоходный налог с суммы, превышающей льготу по подоходному налогу5 |
70 (73,76) |
68-4 |
|
5 |
Начислены отчисления в ФСЗН, Белгосстрах6 |
90-8 |
69, 76 |
3 Не подлежат вычету суммы НДС, предъявленные при приобретении либо уплаченные при ввозе товаров (работ, услуг), имущественных прав, не признаваемых при возмещении их стоимости объектами налогообложения НДС в соответствии с подп. 2.12.2 и (или) 2.20.2 п. 2 ст. 115 НК (подп. 24.8 п. 24 ст. 133 НК).
Не признается объектами налогообложения НДС стоимость питания, подписки на печатные средства массовой информации, работ (услуг), приобретенных (оплаченных) плательщиком для своих работников и (или) членов их семей, а также для пенсионеров, ранее у них работавших (подп. 2.15 п. 2 ст. 115 НК).
Таким образом, если проездные билеты приобретаются в интересах работников, то их передача работникам не является объектом обложения НДС, а входной НДС вычету не подлежит.
4 Расходы, не учитываемые при налогообложении прибыли.
5 Освобождаются от подоходного налога с физических лиц доходы, не являющиеся вознаграждениями за исполнение трудовых и иных обязанностей, в т.ч. материальная помощь, подарки и т.д., полученные (п. 23 ст. 208 НК):
– по месту основной работы (службы, учебы) – в размере, не превышающем 1984 руб. в течение календарного года от каждого источника;
– от иных организаций и ИП – в размере, не превышающем 131 руб. от каждого источника в течение календарного года.
6 Расходы, учитываемые при налогообложении прибыли.
Льгота по подоходному налогу определяется нарастающим итогом с начала года.
Пример. Работнику по месту его основной работы в январе 2019 г. выдана материальная помощь по семейным обстоятельствам в сумме 1000 руб., оплачена стоимость проездного билета (работа не связана с разъездным характером работ) – 30 руб. Таким образом, сумма работнику выплат, не связанных с выполнением трудовых обязанностей, в январе не превышает 1984 руб., и подоходный налог не удерживается. В марте 2019 г. материальная помощь к отпуску составила 1000 руб. Нарастающим итогом сумма превышения составит 46 руб. (1984 – 1000 – 1000 – 30). И эта сумма у работника будет подлежать обложению подоходным налогом.
Справочно. Несколько иной порядок учета применяется при приобретении проездных билетов на смарт-картах. Смарт-карты учитываются на отдельном субсчете к сч. 10 «Материалы» за вычетом стоимости за проезд. Стоимость проездных билетов без учета стоимости смарт-карт списывается в зависимости от их использования в дебет сч.сч. 25 (26, 44, 90).
Для учета залоговых карт организуется учет на забалансовом счете.
Подведем итог вышесказанному наглядно.
Таблица
Основные отличительные особенности при учете и налогообложении проездных билетов на транспорт общего пользования
|
№ |
Отличительные особенности выдачи проездных билетов |
По производственной необходимости |
Как социальная помощь работнику |
|
1 |
Экономическая выгода для работника |
– |
+ |
|
2 |
Подтверждение производственной необходимости |
+ |
– |
|
3 |
Возвратность проездного билета |
+ |
– |
|
4 |
База для исчисления подоходного налога |
– |
+ |
|
5 |
База для отчислений в ФСЗН, Белгосстрах |
– |
+ |
|
6 |
НДС к вычету |
+ |
– |
|
7 |
Затраты на приобретение проездного билета при расчете налога на прибыль |
+ |
– |
1 Налоговый кодекс РБ (далее – НК).
2 Инструкция о порядке, условиях и размерах выплаты компенсаций за подвижной и разъездной характер работы, производство работы вахтовым методом, постоянную работу в пути, работу вне места жительства (полевое довольствие), утв. постановлением Минтруда и соцзащиты от 25.07.2014 № 70).
3 Трудовой кодекс РБ.
