Организация учета ценностей и ответственность

На любом предприятии процесс производства неразрывно связан с использованием товарно-материальных ценностей -- сырья, материалов, покупных полуфабрикатов и комплектующих изделий, топлива и др. Для правильной организации складского и бухгалтерского учета необходимо установить список должностных лиц, ответственных за их приемку и отпуск (кладовщики, работники материально-технического обеспечения, завхозы др.), за сохранность вверенного им имущества, а также за правильное и своевременное оформление учетных операций. С этими лицами следует заключить договоры о материальной ответственности. Не менее важным является разработка и строгое соблюдение графика предоставления внутрихозяйственной отчетности.

Полученные материальные ценности, а иногда и продукция, предназначенная для реализации, но временно остающаяся на предприятии, хранятся на складах. Все службы предприятия должны иметь список должностных лиц, которым предоставлено право подписывать документы на их получение и отпуск со складов, а также выдавать разрешение (пропуск) на вывоз.

Методическими рекомендациями по планированию, учету и калькулированию себестоимости продукции (работ, услуг) на промышленных предприятиях Министерства промышленности, введенными в действие приказом министра от 30.09.98г. N 296, рекомендовано организацию учета материальных ценностей основывать на действующих инструкциях, положениях и других нормативных документах по учету материалов, МБП, тары, положениях об инвентаризации основных средств, товарно-материальных ценностей. Так, на сч.10 "Материалы" учитываются предметы труда, полностью потребляемые в одном производственном процессе, переносящие свою стоимость на производимую продукцию, оказываемые услуги и выполняемые работы. К материалам относятся сырье и материалы (субсч. 10.1), покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструкции и детали (субсч. 10.2), топливо (субсч. 10.3), тара и тарные материалы (субсч. 10.4), запасные части (субсч. 10.5), прочие материалы (субсч. 10.6), материалы, переданные в переработку на сторону (субсч. 10.7), строительные материалы (субсч. 10.8). Перечень субсчетов может уточняться.

Поступившие материалы учитываются по дебету сч.10 и кредиту счетов в зависимости от источников приобретения: 60, 76 -- при поступлении от поставщиков; 71 -- от подотчетных лиц; 12, 20, 80 -- от списания МБП; 47 -- от списания основных средств; 80, 88 -- при безвозмездном получении; 80 -- при оприходовании излишков, выявленных в ходе инвентаризации.

Расход материалов отражается по кредиту сч.10 и дебету счетов также в зависимости от направления их использования: 20 -- при использовании материалов в производстве; 48 -- при реализации на сторону; 88 -- при безвозмездной передаче в пределах одного собственника; 84 -- при списании недостач.

В соответствии с Законом от 2001-06-25г. N 42-3 "О бухгалтерском учете и отчетности" факт совершения хозяйственной операции необходимо подтверждать первичным документом, имеющим юридическую силу, который составляется ответственным исполнителем совместно с другими участниками операции. Документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:

наименование, номер, дату и место составления;

содержание и основание совершения хозяйственной операции, ее измерение и оценку в натуральных, количественных и денежных показателях;

перечень должностных лиц, ответственных за совершение операции, правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и личные подписи.

Подотчетные лица при приобретении материалов в торговле, на колхозных рынках или у населения сдают ценности по товарному отчету или акту (справке), составляемому при их покупке за наличный расчет у частных лиц. Поступление на склад материалов собственного изготовления и оставшихся от ликвидации имущества оформляется накладными на внутреннее перемещение материалов. При поступлении их от поставщиков основными документами служат товарно-транспортные накладные формы ТТН-1 и ТН-2. На основании первичных документов материально-ответственные лица производят записи в карточки складского учета материалов, в которых после каждой операции выводится остаток.

Отпуск материалов в производство оформляется в зависимости от его специфики лимитно-заборными картами, требованиями, актами; при реализации на сторону, а также при выполнении работы с использованием материала заказчика -- накладными на отпуск материалов на сторону. При заключении договора о подряде следует руководствоваться Гражданским кодексом (гл.37, ст.ст.656--682).

На небольших предприятиях отпуск материалов на изготовление продукции специальными документами можно не оформлять. Фактически израсходованные ценности отражаются в отчетах (актах) о выпуске и реализации продукции, которые служат основанием для списания сырья и материалов и выпуска готовой продукции. Например:

Лимитирование отпуска распространяется на основные и вспомогательные материалы, покупные полуфабрикаты и инструменты. Ценности могут отпускаться в производство сверх лимита по особому требованию, при наличии письменного разрешения: проставляется штамп "сверх лимита". При замене материала, предусмотренного технологией, другим выписывается требование на замену.

Аналогичным образом должен быть организован первичный учет коврового покрытия, относящегося к МБП.

Положением о порядке бухгалтерского учета материалов, незавершенного производства, готовой продукции в организациях промышленности, утв. постановлением Минфина, Минэкономики и МНС от 8.01.2001г. N 32/2/4, установлены особенности определения учетной цены по поступающим и используемым материалам. От правильной оценки материальных ценностей зависит формирование себестоимости продукции и финансовый результат деятельности предприятия.

Согласно Основным положениям по составу затрат, включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг), сырье и материалы могут списываться по фактической себестоимости; по учетным ценам с выявлением отклонений от их фактической стоимости; по ценам последнего приобретения с отнесением отклонений на сч. 88 "Фонды специального назначения".

Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия имущества с данными бухучета погашаются в соответствии со ст.12 Закона "О бухгалтерском учете и отчетности". Недостача имущества сверх норм естественной убыли по решению руководителя организации относится на виновных лиц. Если таковые не установлены или суд отказал во взыскании с них, убытки от недостачи имущества и (или) его порчи в соответствии с решением руководителя в коммерческой организации списываются на финансовые результаты.

Вместе с тем организации и их должностные лица, нарушившие порядок ведения бухучета и отчетности, несут ответственность согласно законодательству Республики Беларусь. Например, Комитет госконтроля, налоговые органы, Минфин и финансовые управления вправе накладывать на руководителя, главного бухгалтера или другое должностное лицо административный штраф в размере от 10 до 20 базовых величин (ст.151^3 Кодекса об административных правонарушениях).