$

2.5158 руб.

2.9835 руб.

Р (100)

3.4541 руб.

Ставка рефинансирования

9.25%

Логистика

Оптимизируйте работу склада

04.12.2020
Оптимизируйте работу склада
Виталий Копыл

Логистический аудит представляет собой диагностику логистической системы компании: осуществляется сбор данных, анализ и оценка эффективности системы в целом или ее отдельного элемента.

О важности проведения логистического аудита на работающем складе рассказал в рамках состоявшейся конференции «Складская недвижимость. Логистические услуги. Вызовы 2020» руководитель проектов развития бизнеса ООО «ОМА» Виталий КОПЫЛ.

Объектом диагностики логистической системы могут быть цепочка поставок компании в целом и отдельные подсистемы, к которым относятся:

– управление запасами;

– система доставки;

– склад;

– безопасность;

– WMS.

Справочно: WMS (Warehouse Management System) – система управления складом. Под соответствующим управлением можно понимать, прежде всего, эффективный учет различных этапов складской работы, а также планирование и оптимизацию данных этапов (осуществляемую, прежде всего, за счет автоматизации алгоритмов выполнения процедур, составляющих работу сотрудников склада);

– мотивация персонала и др.

В любой компании постепенно накапливаются несоответствия между существующей системой логистики и требованиями бизнеса. Задача логистического аудита – выявить проблемы на ранней стадии до их эскалации и не позволить недочетам перерасти в системную проблему.

Логистический аудит рекомендуется проводить и на эффективно функционирующем складе. Даже идеально отстроенная логистика, процессы и персонал должны подстраиваться под требования времени: изменения ассортимента, товарных потоков, размера заказов и требований клиентов.

 

Для чего нужен аудит

Цель складского аудита – оценить, достаточно ли мест хранения на складе, можно ли увеличить вместимость и скорость отбора товара, внедрить WMS, которая призвана оптимизировать хаос. При внедрении WMS инициаторы аудита преследуют цель подготовки требований заказчика к разработке и внедрению системы.

Аудит также применяют при проектировании нового склада либо при разработке топологии для уже арендованного помещения, поскольку перед переездом необходимо определить технологическое решение склада.

Логистический аудит важен в части стратегического планирования, которое представляет собой определение долгосрочных целей компании и путей их достижения.

Иногда стратегические цели компании не связаны с ее повседневной деятельностью, а изменения в логистике происходят «в моменте» как реакция на существующую проблему, при этом совершенно не учитывают долгосрочные цели на 1-3 года.

Руководителю важно понимать, как именно должна измениться логистическая система, чтобы через несколько лет соответствовать стратегическим планам.

Для этого перед началом аудита необходимо ответить на вопросы:

1. Существует ли координация меж­ду планами развития системы логистики компании и планами торговых подразделений?

2. Соответствуют ли планы по изменению технологии логистики стратегическим целям компании?

 

Заказчики аудита

Инициировать проведение аудита должен директор по логистике. На практике чаще всего услугу заказывают первые лица компаний, искаженно воспринимая логистический аудит как средство давления на директора по логистике, а не дополнительный, вспомогательный инструмент для выполнения им своих обязанностей.

Инициирование аудита со стороны собственника оправдано, когда поступают негативные отзывы от клиентов или имеются подозрения в недостоверности информации о состоянии складской логистики, недостаток оперативной информации о процессах, происходящих на складе.

 

Виды аудита

Складской аудит может проводиться внутренним или внешним аудитором или сотрудниками подразделения логистики. При этом специалисты, проводящие аудит, должны обеспечить его объективность, непредвзятость и достоверность и в итоге – качественный результат.

Аудит, проведенный собственными силами, позволяет:

– провести анализ, не привлекая внимания персонала;

– сфокусироваться на конкретных проблемах;

– сэкономить ресурсы.

Минусы:

  • высокая доля субъективизма оценки (при «самопроверке» привычка работать именно так мешает что-то менять);
  • принятие поспешных решений либо затягивание с принятием решения. Например, решение может быть непопулярным либо дорогим (в результате проблема не решается, а игнорируется).

Аудит, проведенный внутренним аудитором, – отличный выбор, когда требуется сравнить фактические и задокументированные процессы логистики, а также сократить расходы.

Минусом такого подхода являются недостаточные компетенции специалиста в логистике.

Аудит, проведенный внешним аудитором, более демократично воспринимается в коллективе и отличается:

– непредвзятостью суждений;

– опытом специалиста в проведении аудита в различных отраслях.

Минусы:

  • риск недостаточности практического опыта (важно понимать причину отклонений от нормы на складе, а также понимать, чем они обусловлены);
  • дополнительные расходы на аудит.

Если вы все-таки выбрали внешнего аудитора для оказания услуги, то перед началом аудита необходимо:

  • определить цели аудита (сформулировать цели, а лучше ограничения: какие процессы/данные не следует подвергать проверке);
  • обсудить и согласовать:

– чек-листы аудита;

– план проведения аудита;

– информацию, отчеты, которые будут предоставлены аудитору;

– требования к отчетности аудитора;

  • заключить соглашение о конфиденциальности.

 

Проведение логистического аудита

Процедура проведения анализа начинается с отслеживания всех процессов, происходящих на складе, с момента приезда машины на КПП, включая разгрузку и приемку товара. Все эти процессы специалист должен наблюдать. Не требуется сравнивать их с документацией, имеющейся в компании.

Цель – отобразить технологический процесс и, задавая наводящие вопросы работникам склада, понять, как каждый конкретный сотрудник понимает этот процесс. На практике именно на этой стадии выявляется, например, что каждая из четырех смен склада понимает процесс приемки по-своему. Это является одной из наиболее частых ошибок, выявляемых аудитором.

Продолжительность проведения аудита зависит от характера и размеров бизнеса, поставленной цели и глубины запрашиваемого клиентом анализа.

На практике чем лучше отстроена система логистики компании, тем больше времени необходимо, чтобы в ней разобраться.

Когда логистические процессы происходят эффективно, аудит может занять от нескольких недель до нескольких месяцев.

Когда неэффективно, то проблемы логистической системы лежат на поверхности и очевидны для ауди­тора в первые несколько часов работы.

По результатам наблюдений специалист может составить экономический расчет.

Проведение аудита всегда предполагает интервью (30-40 минут общения с каждым сотрудником), и не только среди менеджмента и специалистов склада. Зачастую необходимы комментарии представителей IT-подразделения, бухгалтерии либо финансового отдела – это обратная связь, которая необходима аудитору для дополнительного исследования и подготовки отчета.

Обратите внимание! Аудит необходим даже после внедрения WMS-системы для отслеживания, насколько полно произошло ее внедрение, оптимальны ли алгоритмы размещения либо отбора товара и имеет ли место полное заполнение данных о товаре.

 

Ошибки по результатам аудита

Основными среди выявляемых ошибок являются отсутствие достоверной информации о весо-габаритных характеристиках и штрих-кодах товара. Это происходит вследствие предоставления поставщиками и заказчиками логистическому отделу недостоверных данных.

Также в список типичных ошибок по результатам аудита входят:

– WMS не интегрирована или не в полной мере интегрирована с ERP-системой. Результат – не синхронизированы остатки.

Справочно: ERP (Enterprise Re­source Planning) – планирование ресурсов предприятия.

Организационная стратегия интеграции производства и операций, управления трудовыми ресурсами, финансового менеджмента и управления активами, ориентированная на непрерывную балансировку и оптимизацию ресурсов предприятия посредством специализированного интегрированного пакета прикладного программного обеспечения, обеспечивающего общую модель данных и процессов для всех сфер деятельности. ERP-система – конкретный программный пакет, реализующий стратегию ERP;

– высокая доля «бумажных» технологий;

– проблемы с обработкой возвратов;

– отсутствие достоверных мастер-данных товара;

– отсутствие логистических метрик и отчетности;

– низкое качество управления бригадой склада (простой персонала, ранний уход со смены и т.д.);

– отсутствие прогнозирования запасов;

– неэффективное управление запасами;

– беспорядок на складе;

– ошибки при зонировании склада;

– ошибки конструкции стеллажной системы (низкая утилизация ячеек).

Автор публикации: Татьяна ГАРБАР


***
Менеджмент: рубрики
Важно
Мы в соцсетях
Архивы «ЭГ»
Подборки
Полезное