05.03.2019 18 мин на чтение мин

«ЭГ» выпуск №17 (2218) от 05.03.2019

Определение объема учетных работ и нормативной численности аппарата бухгалтерии

В начале и в процессе функционирования субъекта хозяйствования возникает проблема по объективному определению численности работников бухгалтерии. Ведь в бухгалтерии должны быть созданы необходимые условия для комфортной и ненапряженной работы, а это обеспечивается умелым распределением обязанностей среди сотрудников бухгалтерии. В связи с этим при определении численности работников бухгалтерии следует использовать обоснованные расчеты.

В данной статье автором предложено рассмотреть предлагаемые в РБ методики для определения оптимальной численности бухгалтеров.

С 1 января 2014 г. вступило в силу постановление № 118^1,в котором установлены Межотраслевые нормативы численности работников, занятых бухгалтерским учетом и финансовым обеспечением деятельности коммерческих организаций.

Так, в штатных расписаниях рекомендуется устанавливать должности не менее 0,5 штатной единицы. Округление штатной численности работников следует проводить в целом по бухгалтерской службе, и прописаны следующие правила определения количества штатных единиц:

1) если полученная после расчета численности работников бухгалтерии дробная часть (после запятой десятичной дроби) имеет значение до 0,25, то количество штатных единиц округляется до целого числа (например, получилось значение 5,12, следовательно, количество штатных единиц равно 5);

2) если полученная после расчета численности работников бухгалтерии дробная часть (после запятой десятичной дроби) попадает в интервал от 0,25 до 0,75, то округление осуществляется до 0,5 (например, получилось значение 5,62, следовательно, количество штатных единиц равно 5,5);

3) если полученная после расчета численности работников бухгалтерии дробная часть (после запятой десятичной дроби) свыше 0,75, то округление осуществляется до единицы (например, получилось значение 5,82, следовательно, количество штатных единиц равно 6).

Алгоритм определения численности работников бухгалтерии

1) Определяется нормативная численность работников по приведенным в постановлении № 118 таблицам (по бухгалтерской службе и отдельно по финансовому обеспечению деятельности организации) (таблица 1).

Таблица 1. Нормативная численность работников, занятых бухгалтерским учетом и отчетностью

NN п/п	Среднесписочная численность работников за год (Ч), чел., до	Бухгалтерский учетно-отчетный документооборот за месяц (Дб), шт., до
		11000	14000	17000	22000	26000	31000
		Нормативная численность работников, занятых бухгалтерским учетом (Нб), чел.
1	2	3	4	5	6	7	8
1	2750	24,26	25,70	26,92	28,64	29,80	31,08
2	2800	24,49	25,94	27,18	28,90	30,08	31,37
3	3000	25,38	26,89	28,17	29,96	31,18	32,51
4	3200	26,25	27,80	29,12	30,97	32,24	33,62

Согласно данной таблице нормативная численность определяется на пересечении строк и граф.

Например, если в бухгалтерии обрабатывается за месяц до 14 000 документов и работают 2750 сотрудников, то нормативная численность работников составит 25,70 человека.

В случае, если расчет нормативной численности выходит за пределы диапазона таблицы, для расчета норматива численности работников, занятых бухгалтерским учетом, необходимо применять следующую формулу:

Н_б=0,0434 х Ч^0,518 х Д_б^0,239, где:

Ч – среднесписочная численность работников в год;

Д_б – документооборот в бухгалтерии за месяц.

Для расчета норматива численности работников, занятых финансовой деятельностью, предусмотрена следующая формула:

Н_ф=0,0073 х Ч^0,615 х Д_ф^0,24, где:

Ч – среднесписочная численность работников в год;

Д_ф – документооборот в финансовом отделе за месяц.

2) Определяется штатная численность работников (Ч_ш) по формуле:

Ч_ш = Н_ч х К_н, где:

Н_ч– нормативная численность работников;

К_н– коэффициент невыходов по болезни, выполнению государственных обязанностей, трудовым и дополнительным отпускам, предусмотренным коллективным договором.

К_н=1 + (% планируемых невыходов /100),

где % планируемых невыходов определяется по данным бухгалтерского учета.

Если фактическая численность работников, занятых бухгалтерским учетом и финансовой деятельностью в организации, меньше рассчитанной по нормативам численности, и при этом обеспечивается нормальная работа службы в результате применения оптимальных организационно-технических условий труда, то фактическую численность работников рекомендуется не увеличивать.

Например, известны следующие данные для расчета штатной численности работников:

– среднесписочная численность работников за год (Ч) – 3320 чел.;

– документооборот за месяц по бухгалтерскому учету и отчетности (Д_б) – 63 000 шт.;

– коэффициент невыходов (К_н) – 1,10.

Определяем нормативную численность работников, занятых бухгалтерским учетом: Ч = 3320 чел. и Д_б= 63 000 шт. по нормативной таблице постановления. В данном случае:

– значение Д_бвыходит за пределы диапазона таблицы, расчет нормативной численности работников проводится по формуле:

Н_б=0,0434 х Ч^0,518 х Д_б^0,239 = 0,0434 x 3320^0,518 x 63000^0,239 = 40,60 чел.

С учетом коэффициента невыходов штатная численность работников службы бухгалтерского учета будет равна:

Ч_ш= 40,6 х 1,1 = 44,66.

В связи с тем, что дробная часть попадает в интервал от 0,25 до 0,75, следовательно, количество штатных единиц в бухгалтерии принимается равным 44,5.

Недостатки расчета численности работников бухгалтерии, предложенной в постановлении № 118:

1) не регламентирован расчет документооборота. Ведь бухгалтер в зависимости от количества строк и граф в документе тратит на его составление или обработку разное время;

2) не уточняется расчет коэффициента невыходов работников на работу по соответствующим причинам.

Для устранения первого недостатка, по мнению автора, можно рекомендовать подход, который был утвержден постановлением № 143², действовавшим до 1 января 2014 г. Так, согласно постановлению № 143:

1. Для определения документооборота за месяц следовало на каждом рабочем месте работников бухгалтерии рассчитать количество условных документов. За один документ условно принимался 1 лист в 10 строк, неопределенного формата и количества столбцов, из них 2 строки – реквизиты, подписи, печати и 8 строк – хозяйственные операции. Расчет документооборота за месяц осуществлялся построчно с делением полученного количества строк на 10.

Например, за месяц бухгалтер оформил 2100 шт. товарно-транспортных накладных, состоящих из 12 строк. Условное количество данных документов составит: (2100 шт. х 12 строк) / 10 строк = 2520 документов.

Подобный расчет осуществлялся по каждому рабочему месту бухгалтерии и каждому виду документов. Полученные результаты суммировались и общее условное количество документов принималось за документооборот за месяц.

2. Для определения коэффициента невыходов автором рекомендуется уточнить количество нерабочих дней в году.

Например, по следующей формуле:

А = О + Р + Б + Г + МЛ, где:

А – количество нерабочих дней в году, приходящихся на одного работника;

О – число дней отпуска очередного и дополнительного;

Р – число дней отпуска в связи с беременностью и родами (по отчетным данным за истекший год);

Б – число дней болезни (по отчетным данным за истекший год с учетом мероприятий по оздоровлению условий труда);

Г – число дней выполнения государственных и общественных обязанностей (по данным за истекший год);

МЛ – число дней, не проработанных кормящими матерями и в связи с сокращением рабочего дня (по отчетным данным за истекший год).

Например, планируемое количество рабочих дней у бухгалтера – 260, О = 25, Р = 0, Б = 5, Г = 1, МЛ = 0; т.е. число нерабочих дней (А) составит 36.

В итоге у данного бухгалтера К_н= 1 + 36 / 260 = 1,14.

Определив значение коэффициента невыходов по каждому бухгалтеру, можно найти его среднее значение по всей бухгалтерии, чтобы в дальнейшем применить при расчете штатной численности работников службы бухгалтерского учета.

В связи с тем, что постановление № 118 носит рекомендательный характер, следовательно, организация может применять иные методики определения численности работников бухгалтерии. Так, за основу может быть взят подход, который был утвержден постановлением № 16³, согласно которому в качестве единиц измерения при разработке норм времени и норм обслуживания были приняты:

– по учету основных средств, сырья, основных и вспомогательных материалов и полуфабрикатов, затрат на производство и калькулирование себестоимости продукции, готовой продукции и ее реализации – один первичный приходно-расходный документ;

– по расчету заработной платы — численность работников, обслуживаемых одним бухгалтером, табельщиком.

Норма времени определяет совокупные нормативные затраты времени, условно отнесенные на каждый первичный приходно-расходный документ, на выполнение полного объема бухгалтерских работ в течение месяца. Нормы времени по видам бухгалтерского учета в постановлении № 16 были рассчитаны в зависимости от процента работ, выполняемых автоматизированным способом (ПЭВМ и т.п.) и количества строк и граф первичных приходно-расходных документов.

Нормы обслуживания по расчету заработной платы были установлены отдельно для рабочих, находящихся на сдельной оплате труда, и для остальных категорий работников, исходя из уровня автоматизации учетно-вычислительных работ. Кроме того, нормы обслуживания для сдельщиков подразделялись в зависимости от характера производства: массово-поточного и крупносерийного, мелкосерийного и индивидуального.

Расчет численности работников в бухгалтерии для участка учета вспомогательных и прочих материалов

В постановлении № 16 для данного участка учетных работ были разработаны специальные таблицы, по которым определялась норма времени на составление (обработку) одного документа (таблица 2).

Таблица 2. Определение нормы времени на составление (обработку) одного документа для участка учета вспомогательных и прочих материалов

Количество строк

Уровень автоматизации, %

76–80

81–85

86–90

91 и более

Количество граф

1–3

4–5

6 и более

1–3

4–5

6 и более

1–3

4–5

6 и более

1–3

4–5

6 и более

1–5

6–10

11–20

21 и более

5,0

5,3

5,8

6,4

5,6

5,9

6,5

7,1

6,2

6,5

7,1

7,8

4,3

4,5

4,9

5,4

4,8

5,0

5,5

6,0

5,3

5,5

6,0

6,6

3,6

3,8

4,0

4,4

3,9

4,1

4,5

4,9

4,3

4,5

4,9

5,4

2,8

2,9

3,1

3,4

3,1

3,2

3,5

3,8

3,4

3,5

3,8

4,2

Например, в организации в течение месяца обрабатывается следующее количество первичных документов по учету вспомогательных и прочих материалов: 600 – с тремя строками и двумя графами; 350 – с шестью строками и тремя графами; 200 – с шестью строками и четырьмя графами. Нормы времени на обработку одного документа при полном автоматизированном способе ведения бухгалтерского учета соответственно составляют: 2,8, 2,9 и 3,2. Объем выполняемых работ, исходя из заданных условий, составит (в минутах):

(600 х 2,8) + (350 х 2,9) + (200 х 3,2) = 3335 (мин).

Месячный фонд рабочего времени при 40-часовой рабочей неделе составляет примерно 10 000 минут. Поэтому для выполнения расчетного объема работ по учету вспомогательных работ требуется один бухгалтер на 0,5 ставки:

20 390 / 10 000 = 0,33.

Аналогичным образом рассчитывается необходимое количество бухгалтеров для выполнения работ по учету основных средств, производственных запасов, затрат на производство, готовой продукции и ее реализации, калькулированию себестоимости продукции.

Численность бухгалтеров, занятых расчетом заработной платы, определялось по формуле:

Н_ч = Ч / Н_об, где:

Н_ч – численность бухгалтеров, человек;

Ч – численность сдельщиков, работающих на предприятии, человек;

Н_об – норма обслуживания сдельщиков одним бухгалтером, человек.

По данным специальной таблицы определялась норма обслуживания сдельщиков одним бухгалтером (таблица 3).

Таблица 3. Определение нормы обслуживания рабочих по начислению заработной платы одним бухгалтером

Номер нормы	Процент автоматизации	Сдельщики			Остальные категории работников предприятия (независимо от характера производства)
		Характер производства
		массово-поточный и крупносерийный	серийный	мелкосерийный и индивидуальный
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19	до 5 6-10 11-15 16-20 21-25 26-30 31-35 36-40 41-45 46-50 51-55 56-60 61-65 66-70 71-75 76-80 81-85 86-90 91 и более	250 275 300 330 360 390 430 490 530 560 610 660 730 800 875 955 1030 1125 1230	215 235 260 280 310 340 375 415 450 490 540 590 650 710 775 850 935 1020 1120	175 190 210 235 260 285 315 345 380 420 465 510 565 625 690 760 835 920 1025	310 340 370 400 430 460 495 535 580 625 670 720 775 835 900 970 1045 1120 1200

Например, в организации работают 1240 сдельщиков. Характер производства – массово-поточный. Автоматизация – 100%. Следовательно, численность работников бухгалтерии по начислению заработной платы рабочим-сдельщикам составит:

Н_ч= 1240 / 1230 = 1 (человек).

После определения штатной численности работников бухгалтерии их должностной состав закрепляется в штатном расписании, утверждаемом руководителем предприятия.

Справочно: штатное расписание – это утверждаемый нанимателем перечень наименований должностей, специальностей и профессий с указанием численности, квалификации работников, размеров должностных окладов (тарифных ставок) и иных сведений, например, размеров доплат и надбавок. Штатное расписание является локальным нормативным актом, составляется в порядке, предусмотренном уставом организации (учредительным договором) и действующим законодательством.

_______________________________

¹ Постановление Минтруда и соцзащиты от 10.12.2013 № 118 «Об установлении межотраслевых нормативов численности работников, занятых бухгалтерским учетом и финансовым обеспечением деятельности коммерческих организаций, и признании утратившим силу постановления Министерства труда и социальной защиты РБ от 14.11.06 № 143» (далее – постановление № 118).

²Постановление Минтруда и соцзащиты от 14.11.2006 № 143 «Об утверждении межотраслевых нормативов численности работников, занятых бухгалтерским учетом и финансовым обеспечением деятельности коммерческих организаций» (далее – постановление № 143⁾.

³ Постановление Госкомтруда СССР от 13.01.1971 № 16 «Об утверждении типовых норм времени и норм обслуживания на работы по бухгалтерскому учету» (далее – постановление № 16).

Авторы публикации:

Вадим ЗАРЕЦКИЙ, кандидат экономических наук, доцент УО «Белорусский государственный экономический университет»