13.12.2019 32 мин на чтение мин

«ЭГ» выпуск №93 (2294) от 13.12.2019

Оформляем документы по проведению корпоративных и праздничных мероприятий

Фото: freepik

Проведение праздничных и корпоративных мероприятий сопровождается оформлением ряда документов. От того, насколько четко и правильно они оформлены будет зависеть их признание для целей налогового и бухгалтерского учета.

Расходы на праздничные мероприятия являются хозяйственными операциями, отражаемыми на счетах бухгалтерского учета. В целом, с точки зрения бухгалтерского и налогового учета проведение мероприятий, связанных с государственными праздниками, праздничными датами можно представить в виде последовательных этапов (шагов), сопровождаемых оформлением соответствующих документов.

Реквизиты документов

В документе должны быть оформлены все реквизиты, предъявляемые к нему. К наиболее часто используемым относятся:

– «Наименование организации» и «Наименование структурного подразделения».

Обратите внимание! Сокращенное наименование организации может указываться в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование помещается ниже полного и заключается в скобки.

Наименование структурного подразделения указывается на документе в том случае, если документ издается (составляется) от имени этого подразделения (ч. 2, 3 п. 41, ч. 2 п. 42 Инструкции по делопроизводству¹).

Справочно: Инструкция по делопроизводству устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в государственных органах, иных организациях независимо от формы собственности и организационно-правовой формы.

– «Название документа» (согласно п. 82, абз. 2 ч. 1 п. 84, ч. 3 п. 90 Инструкции по делопроизводству);

– «Дата документа». (согласно п. 46 Инструкции по делопроизводству);

– «Регистрационный индекс»;

– «Место составления или издания»(согласно ч. 2 п. 49 Инструкции по делопроизводству);

– «Подпись» (согласно ч. 3 и 20 п. 57 Инструкции по делопроизводству);

– «Виза» (согласно ч. 3 п. 61, ч. 5 п. 46 и п. 61 Инструкции по делопроизводству).

– «Гриф согласования».

Документальное оформление процесса подготовки к мероприятию и его планирование

Подготовка к проведению праздничного мероприятия включает:

– оформление докладной записки работником, в должностной инструкции которого предусмотрено выполнение обязанностей, связанных с проведением праздничных мероприятий;

– издание приказа о подготовке и проведении праздничных мероприятий;

– составление плана и программы праздничных мероприятий;

– составление сметы расходов по проведению праздничных мероприятий;

– приглашение партнеров для участия в праздничных мероприятиях.

Докладная записка ответственного лица

Как правило, в организации имеется работник, в компетенцию которого входит организация мероприятий социального характера, предусмотренных в коллективном договоре, а также полномочия по представительским расходам.

Справочно: согласно ч. 2 ст. 196 ТК²виды поощрений работников за труд определяются коллективным договором, соглашением или правилами внутреннего трудового распорядка, а также уставами и положениями о дисциплине.

Образец

Отдел кадров                        Директору общества
                                   с ограниченной
                                   ответственностью
                                   «ЛЕМОС»
                                   Пампушкиной М.Н.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

28.11.2019 № 126

г. Минск

О предстоящих празднованиях

В связи с приближающимися праздниками (Рождеством и Новым годом) предполагаются мероприятия социального характера, в том числе подведение итогов работы за уходящий год, поощрение наиболее отличившихся сотрудников; вручение подарков, в т.ч. бывшим работникам (пенсионерам) и детям работников.

С учетом изложенного прошу рассмотреть вопрос и принять решение о местах проведения корпоративных мероприятий и расходов на них.

Начальник отдела кадров Н.Б.Скворцова

(Подпись)

В некоторых случаях вместо докладной записки может быть оформлена выписка из протокола общего собрания учредителей (акционеров) либо решение собственника для унитарного предприятия.

Приказ о подготовке и проведении праздничного мероприятия

Руководитель организации либо иное, уполномоченное лицо, издает приказ о предстоящем праздновании, в котором перечисляются планируемые мероприятия, сроки их проведения, ответственные за организацию и проведение, список приглашенных, а также источники, за счет которых осуществляются расходы по данным мероприятиям.

Образец

Общество с ограниченной
ответственностью «ЛЕМОС»

ПРИКАЗ

29.11.2019 № 621

г. Минск

О подведении итогов работы за 2019 г. и праздновании Рождества и Нового года

В связи с подведением итогов работы за 2019 г., приближающимися праздниками Нового года и Рождества

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Отделу кадров составить списки работников для поощрения их по результатам работы в отчетном году.

Срок исполнения – до 20.12.2019, ответственный – начальник отдела кадров Скворцова Н.Б.

2. Отделу кадров составить списки детей работников в возрасте до 14 лет для приобретения для них новогодних кондитерских подарков.

Срок исполнения – до 10.12.2019, ответственный – начальник отдела кадров Скворцова Н.Б.

3. Отделу кадров составить списки детей работников в возрасте от 7 до 14 лет для приобретения для них билетов на новогодние утренники.

Срок исполнения – до 10.12.2019, ответственный – начальник отдела кадров Скворцова Н.Б.

4. Юрисконсульту Ананьевой О.Е. составить список приглашенных на торжественное мероприятие из числа бывших работников (пенсионеров), а также партнеров.

Срок исполнения – до 15.12.2019.

5. Создать комиссию по подготовке празднования Нового 2020 года и Рождества в составе:

председатель комиссии – заместитель директора Курыкина М.В.;

член комиссии:

главный бухгалтер Макурина Е.Н.;

зав. отделом документоведения Безгубенко Е.В.;

юрисконсульт Ананьева О.Е.

6. Подготовить и представить на утверждение программу проведения праздничных мероприятий.

Срок исполнения – до 20.12.2019, ответственный – Скворцова Н.Б.

7. Подготовить и представить на утверждение смету расходов на проведение праздничных мероприятий, а также источники, за счет которых они планируются.

Срок исполнения – до 20.12.2019, ответственный – главный бухгалтер Макурина Е.Н.

8. Контроль за исполнением данного приказа возложить на юрисконсульта Ананьеву О.Е.

Директор ООО «ЛЕМОС» М.Н.Пампушкина

(Подпись)

С приказом ознакомлены:

(Подписи)

План и программа праздничного мероприятия

В этих документах согласовывается формат новогоднего корпоратива, определяются тематика развлекательной программы мероприятия и необходимость привлечения для ее осуществления сторонних организаций, указывается место проведения мероприятия (на территории организации или на выезде (в ресторане, кафе и т.п.)), закрепляется состав участников. Утвержденной программой праздничного мероприятия определяется перечень расходов, связанных с его проведением (аренда зала (помещения), банкетное обслуживание, осуществление развлекательной и концертной программы, доставка участников мероприятия к месту его проведения).

В программе праздничного мероприятия могут быть предусмотрены:

– сценарий праздничного мероприятия;

– места и порядок проведения праздничного мероприятия (собственные либо арендованные площади);

– привлечение сторонних физических и юридических лиц для организации и проведения праздничного мероприятия;

– приглашение делегаций либо представители от организаций-партнеров и т.д.

Составленные план и программа представляются руководителю организации на рассмотрение и утверждение и служат основой для разработки сметы расходов по проведению праздничного мероприятия.

Смета расходов

Лицо (лица), ответственное за разработку сметы расходов по проведению праздничного мероприятия, может формировать ее параллельно с лицами, разрабатывающими план и программу по проведению праздничного мероприятия либо после утверждения этих документов. Такой подход объясняется тем, что информация для составления сметы расходов по проведению праздничных мероприятий должна базироваться на плановых данных, в основе которых – программа по проведению праздничного мероприятия. Формирование сметы расходов по проведению праздничного мероприятия предполагает указание в ней источников покрытия расходов. Примерная смета расходов приведена ниже.

Образец

УТВЕРЖДАЮ

_________ Руководитель организации

(наименование _________ _______

организации) (подпись) (ФИО)

«__» ______ 20__ г.

СМЕТА расходов на проведение праздничных мероприятий

№ п/п	Наименование расходов	Сумма, руб.
1	Подарки работникам
2	Подарки детям работников
3	Подарки партерам по бизнесу
4	Подарки бывшим работникам (пенсионерам)
5	Оплата за обслуживание сторонним лицам
6	Аренда площадей
7	Приобретение необходимой праздничной атрибутики (украшения, плакаты и т.п.)
8	Приобретение или изготовление пригласительных открыток
9	Поощрение работников за результаты работы по финансовому году (премирование, подарки, путевки, грамоты и т.п.)
10	Прочие расходы – всего в том числе:


11	Всего расходов в том числе:
	за счет затрат, включаемых в расходы по производству и реализации продукции, товаров, работ, услуг
	за счет прочих текущих расходов
12	Из них: за счет затрат, учитываемых для целей налогообложения в качестве нормируемых

Главный бухгалтер (инициалы, фамилия)

(Подпись)

Приглашение партнеров на праздничное мероприятие

Приглашение партнеров для участия в праздничном мероприятии осуществляется для поддержания партнерских связей и продвижения собственных товаров, работ, услуг. Для этого оформляются пригласительные.

Для списания использованных почтовых марок необходим реестр отосланной корреспонденции. Если при отсылке корреспонденции использовались марки различного номинала, то ПУД должен содержать данную информацию. Такая информация также может содержаться в книге регистрации исходящей корреспонденции. Для этих целей в графе «Примечание» ответственным за отсылку корреспонденции делается соответствующая пометка, например, «Заказное письмо с уведомлением; дополнительная марка стоимостью 1 руб.».

На практике очень часто возникает вопрос: каким документом в этом случае необходимо оформить списание произведенных расходов: актом, отчетом реестром и т.п.?

Справочно: акт – документ, составляемый комиссией (уполномоченными лицами или должностным лицом), подтверждающий установленные факты (акты проверок, инвентаризации, несчастных случаев, приема-передачи материальных ценностей и др.) (п. 111 Инструкции по делопроизводству).

Обратите внимание! Списание с учета денежных почтовых марок по актам на списание правомерно только в том случае, когда комиссия констатирует причину списания: почтовые марки испорчены, утеряны и т.п. В иных случаях акт будет носить формальный характер, т.к. комиссия не устанавливает причину выбытия и не может констатировать реальность сделки из-за разрыва во времени (например, отсылки корреспонденции конкретному адресату). В этом случае основанием для списания будет служить тот ПУД, который фиксировал расход (например, отчет об отсылке корреспонденции) ответственным за отсылку работником организации.

Приказ о проведении праздничного мероприятия

Получив от исполнителей указанные в приказе по подготовке к празднованию мероприятий документы, руководитель издает приказ либо несколько, если они не совпадают по времени подготовки, о проведении мероприятий, связанных с празднованием. Их примерная форма приведена ниже.

Образец

Общество с ограниченной
ответственностью «ЛЕМОС»

ПРИКАЗ

20.12.2019 № 641-К

г. Минск

О премировании работников по итогам работы за год

В соответствии с коллективным договором и в связи с подведением итогов работы за 2019 г., приближающимися праздниками Нового года и Рождества

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Главному бухгалтеру Макуриной Е.Н. обеспечить начисление работникам премии по результатам работы в отчетном году согласно списку (прилагается).

2. Начисление произвести одновременно с начислением заработной платы за вторую половину декабря 2019 г.

3. Начальнику отдела кадров Скворцовой Н.Б. обеспечить ознакомление с настоящим приказом всех работников под роспись.

4. Контроль за исполнением данного приказа возложить на юрисконсульта Ананьеву О.Е.

Приложение: список премируемых работников с указанием сумм на 5 листах.

Директор ООО «ЛЕМОС» М.Н.Пампушкина

(Подпись)

С приказом ознакомлены:

(Подписи)

Образец

Общество с ограниченной
ответственностью «ЛЕМОС»

ПРИКАЗ

20.12.2019 № 652

г. Минск

О приобретении и выдаче подарков детям работников

В соответствии с коллективным договором и в связи с празднованием Нового года и Рождества

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Начальнику отдела материально-технического обеспечения Сабайда П.Н.:

1) организовать приобретение 15 (пятнадцати) детских новогодних подарков;

2) организовать выдачу подарков детям работникам в количестве 15 (пятнадцати) штук 30 декабря 2019 г. на новогодней елке в праздничной обстановке согласно списку (прилагается).

2. Главному бухгалтеру Макуриной Е.Н. обеспечить оплату детских новогодних подарков (кондитерских наборов) в количестве пятнадцати штук на сумме 300 (триста) рублей 00 копеек.

3. Контроль за исполнением данного приказа возложить на юрисконсульта Ананьеву О.Е.

Приложение: список детей работников на 2 листах.

Директор ООО «ЛЕМОС» М.Н Пампушкина

(Подпись)

С приказом ознакомлены:

(Подписи)

Образец

Приложение

к приказу о приобретении и выдаче подарков детям работников

УТВЕРЖДАЮ

Директор ООО «ЛЕМОС»

______ М.Н.Пампушкина

20.12.2019

СПИСОК детей работников на получение детских новогодних подарков

№ п/п	ФИО работника	Фамилия, имя ребенка	Возраст ребенка	Количество подарков	Стоимость, руб., коп.	Подпись работника в получении
1
2
3
4
5
...	...	...
	Итого

Оформление документов по проведенным корпоративным мероприятиям

По результатам проведенных мероприятий для их отражения в бухгалтерском и налоговом учете формируются соответствующие документы в виде отчетов работников, ответственных за конкретный этап проведения праздничных мероприятий. К их числу можно отнести:

– документы на выдачу детям работников новогодних подарков (кондитерских наборов);

– акт на списание пришедших в негодность новогодних игрушек;

– акт оказанных сторонними лицами услуг;

– отчет о расходовании средств на проведение праздничных мероприятий и др.

Документы на выдачу детям работников новогодних подарков (кондитерских наборов)

Оформление документов по выдаче детям работников новогодних подарков (кондитерских наборов) зависит от того, каким образом приобретается и выдается подарок.

1. Куплены у поставщика в укомплектованном виде. В этом случае составляется либо накладная в соответствии с Инструкцией № 58³, либо ведомость, разработанная организацией самостоятельно. При этом следует учитывать, что такая ведомость может быть приложением к отчету по результатам проведенного мероприятия как оправдательный документ либо как самостоятельный ПУД.

Все необходимые сведения, которые должны быть отражены в ПУД, установлены п. 2 ст. 10 Закона № 57-З⁴.

ПУД могут содержать иные сведения, не являющиеся обязательными.

Образец

УТВЕРЖДАЮ

Директор ООО «ЛЕМОС»

______ М.Н.Пампушкина

28.12.2019

ВЕДОМОСТЬ на выдачу работникам детских новогодних подарков

№ п/п	ФИО работника	Фамилия, имя ребенка	Возраст ребенка	Количество подарков	Стоимость, руб., коп.	Подпись работника в получении
1
2
3
4
5
...	...	...
	ИТОГО

Ведомость составил

бухгалтер В.Н.Светличная

(Подпись)

2. Комплектуются специально созданной комиссией. Товары, которыми будет комплектоваться подарочный набор, приобретаются у различных или одного поставщика. В данном случае приказом руководителя организации создается специальная комиссия по комплектованию подарков. Результатом ее работы будет акт комплектования подарочных наборов. Дальнейшая их выдача и списание осуществляются в порядке, описанном выше.

Образец

УТВЕРЖДАЮ

Директор ООО «ЛЕМОС»

______ М.Н.Пампушкина

28.12.2019

АКТ № 55 о комплектовании детских новогодних подарков

1. Комиссией в составе:

председатель комиссии – заведующий хозяйством Курец М.В.;

члены комиссии:

бухгалтер Куркина Е.Н.;

зав. отделом документоведения Безгубенко Е.В.;

юрисконсульт Ананьева О.Е.,

назначенной приказом директора Пампушкиной М.Н. от 20.12.2019 № 263, составлен настоящий акт в том, что ей были укомплектованы пятнадцать детских подарков, в состав каждого из которых вошли:

– 100 граммов конфет «Мишка на севере»;

– 100 граммов конфет «Грильяж»;

– 100 граммов конфет «Северное сияние»;

– 100 граммов конфет «зефир в шоколаде»;

– 100 граммов мандаринов.

Данные подарки переданы на временное хранение заведующему хозяйством Курец М.В.

2. В связи с изложенным Курец М.В. списать с подотчета указанные товары и оприходовать подарочные наборы в количестве пятнадцать штук.

Председатель комиссии М.В.Курец

(Подпись)

члены комиссии: Е.Н.Куркина

(Подписи)

3. Являются продукцией собственного производства. Как правило, это производители кондитерских изделий. Они либо комплектуют из своей продукцией наборы, как было описано во втором варианте; либо, если конечным продуктом (готовой продукцией) считаются подарочные наборы, их оформление для выдачи осуществляется как в первом варианте.

Акт на списание пришедших в негодность новогодних игрушек

Для украшения новогодней елки и места проведения торжественных и других корпоративных мероприятий могут использоваться различные атрибуты (шары, гирлянды, банты и т.п.). Со временем они приходят в негодность и подлежат списанию. В этом случае составляется акт на списание.

Акт оказанных сторонними лицами услуг

Если в проведении праздничных и корпоративных мероприятий сторонними лицами оказывались услуги и выполнялись работы, то они должны быть подтверждены соответствующим актом.

Отчет о расходовании средств на проведение праздничных мероприятий и др.

На основании представленных ответственному лицу документов составляется отчет о произведенных расходах, который будет являться для целей бухгалтерского и налогового учета ПУД.

Образец

УТВЕРЖДАЮ

_________ Руководитель организации

(наименование _________ _______

организации) (подпись) (ФИО)

«__» ______ 20__ г.

ОТЧЕТ

об использовании средств на проведенное мероприятие, состоявшееся «__» __________ 20_ г., по празднованию Рождества Христова и Нового года, на котором присутствовало _____ чел., в том числе ____ приглашенных от организаций-партнеров.

На проведение праздничного мероприятия согласно прилагаемым документам израсходовано:

1. Подарки работникам _____ (количество) согласно накладным на внутренне перемещение _________________________________.

(сумма цифрами и прописью)

2. Подарки детям работников _____ (количество) согласно накладным на внутреннее перемещение ____________________________.

(сумма цифрами и прописью)

3. Аренда площадей по договору с ОДО «Праздничное» согласно счету-фактуре № __ на сумму ____________________________.

(сумма цифрами и прописью)

4. Поощрение работников за результаты работы по финансовому году (премирование, подарки, грамоты и т.п.) на сумму ________________.

(сумма цифрами и прописью)

5. Прочие расходы – всего на сумму _________________________________.

(сумма цифрами и прописью)

ИТОГО __________________________.

(сумма цифрами и прописью)

Приложение: документы на _____ листах.

Ответственный ________ ____________

(подпись) (инициалы, фамилия)

«__» __________________ 20_ г.

Справка бухгалтерии

Настоящий отчет проверен и подлежит утверждению в сумме _____________________

(сумма цифрами и прописью)

Бухгалтер _______ ______________

(подпись) (инициалы, фамилия)

«__» __________________ 20_ г.

¹Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция по делопроизводству).

²Трудовой кодекс.

³Инструкция о порядке заполнения товарно-транспортной накладной и товарной накладной, утв. постановлением Минфина от 30.06.2016 № 58 (далее – Инструкция № 58).

⁴Закон от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности».

Авторы публикации:

Валентина ЛЕМЕШ, кандидат экономических наук, доцент