Мобильная связь. Отнесение на расходы и оформление документов

Сегодня уже мало кто обходится без мобильного телефона не только в повседневной жизни, но и в работе. Никому не нужно доказывать преимущества мобильной связи по сравнению со стационарной. Ответы очевидны и, несмотря на то, что порой расходы на мобильную связь несколько выше, чем на обычные телефоны, организации не стремятся от нее отказываться.

Рассмотрим, какие вопросы у организаций и проверяющих органов могут возникнуть при налогообложении и каким образом они решаются на практике.

Расходы на мобильную связь в организации могут:

1. Относиться на затраты, учитываемые при налогообложении прибыли.

Справочно: в соответствии с п. 1 ст. 169 НК затратами, учитываемыми при налогообложении, признаются экономически обоснованные затраты, определяемые на основании документов бухгалтерского учета (при необходимости посредством проведения расчетных корректировок к данным бухгалтерского учета в рам­ках ведения налогового учета), если иное не установлено настоящим Кодексом и (или) законодательством.

2. Удерживаться у работников организации.

3. Представлять собой доход работника в натуральной форме.

Если п.п. 2–3, как правило, не вызывают никаких вопросов у работников бухгалтерии и проверяющих, то отнесение расходов на мобильную связь в качестве затрат, учитываемых при налогообложении прибыли, привлекает внимание контролирующих органов. Это и понятно, по­скольку из-за излишнего включения сумм в затраты, соответственно, недоплачивается налог на прибыль в бюджет.

Проблема при учете расходов на мобильную связь заключается в том, что в законодательном порядке нигде не оговорен перечень документов, подтверждающих экономическую обоснованность затрат и производственный характер расходов.

Исходя из практического опыта, для подтверждения затрат в целях налогообложения прибыли целесообразно иметь:

1. Утвержденный руководителем перечень должностей работников организации, которые имеют право на использование мобильной связи по производственной необходимости.

Если для сотрудников с разъездным характером работ доказать экономическое обоснование затрат не составит труда, то для работников, которые находятся целый день в офисе, где есть стационарный телефон, обосновать использование мобильной связи может быть проблематично. Поэтому целесообразно заранее установить, каким образом для «стационарных» работников будет определяться экономическая обоснованность затрат при расчете налога на прибыль. Это можно дополнительно определить в трудовом договоре или в должност­ных инструкциях. Кроме того, можно сделать обоснование, что, например, работник организации должен под­держивать телефонную связь с сотрудниками с разъездным характером работ либо рабочее место может находиться в помещении, где отсутствует стационарная телефонная связь и т.д.

2. Закрепление телефонных номеров за конкретными работниками.

3. Договор между организацией на указание услуг связи и оператором связи.

4. Счет (расшифровка) оператора связи по каждому телефонному номеру.

Следует отметить, что расходы на мобильную связь можно учитывать при налогообложении прибыли вне зависимости от того, в какой мобильный телефон будет установлена сим-карта, приобретенная организацией, – в личный телефон сотрудника либо в мобильный телефон, являющийся собственностью организации.

Чтобы избежать вопросов с проверяющими органами при использовании личного мобильного телефона работником в производственных целях, необходимо заключить с ним договор. Этот момент зачастую опускается, поскольку организация, как правило, за пользование работником личного телефона в производственных целях ничего ему не компенсирует. Обосновать экономически рас­ходы на личный телефон сотрудника довольно проблематично.

Чтобы избежать проблемных вопросов, организации целесообразно заключить договор аренды либо безвозмездного пользования. Какой договор выбрать – это право организации по согласованию с работником. Если сотруднику ничего не возмещается, то следует заключить договор безвозмездного пользования. Именно он поможет доказать, что телефон и сим-карта в нем используются не в личных интересах, а в интересах организации.

Справочно: в соответствии со ст. 106 ТК работники, использующие свои тран­спортные средства, оборудование, инструменты и приспособления для нужд нанимателя, имеют право на получение за их износ (амортизацию) компенсации, размер и порядок выплаты которой определяются по договоренности с нанимателем.

Во избежание спорных вопросов с налоговыми органами нужно проверить, для каких разговоров – личных либо служебных – используется телефонный номер, для чего желательно иметь детализацию счетов. Если организация небольшая и объем таких документов невелик, то целесообразно при отнесении на затраты провести сплошную проверку счетов, т.к. этим в дальнейшем могут заняться налоговые органы. При большом объеме информации понятно, что проверить все сплошным методом нереально. Но это не значит, что на данные расходы можно просто закрыть глаза.

Некоторые организации пробуют решить проблему отнесения расходов на мобильную связь с помощью установления лимитов. И считают, что, если есть лимит, вопросы отпадут сами собой. Это мнение ошибочно. Установленный лимит говорит лишь о предельной сумме расходов, которые хочет понести организация в целях экономии и снижения затрат, но не подтверждает их производственной необходимости.

Например, организацией для определенного сотрудника установлен лимит звонков – 300 минут в месяц. Он может для решения служебных вопросов использовать как 300 минут, так и 400. А может всего 200 – по служебной необходимости и 40 минут – на личные цели. Таким образом, установленный лимит ни о чем не говорит.

Вне зависимости от лимита (даже при его превышении) все понесенные затраты, связанные с производственной необходимостью, будут включаться в затраты, учитываемые при налогообложении прибыли. Но эту необходимость еще надо доказать.

Поручать самому работнику вести учет произведенных звонков нецелесообразно. Подобная регистрация будет отвлекать сотрудников от основной деятельности. Да и неминуемо возникнут вопросы с дисциплиной при исполнении таких обязанностей широким кругом лиц вне бухгалтерии.

И часто возникает непростая задача: как разграничить затраты на мобильную связь, если работник порой использует телефон в рабочее время и для личных звонков.

* * *

Возможны также вопросы использования мобильной связи в нерабочее время. Здесь можно выделить два варианта – либо все звонки во внерабочее время (работник находится в отпуске месяц и т.п.) сразу включать в затраты, не учитываемые при налогообложении прибыли, либо каким-то образом обосновать включение таких затрат в учитываемые при налогообложении прибыли.

Обоснование можно оформить служебной запиской (разработанной в организации формой в виде отчета и т.п.), где сам работник либо наниматель обосновывают необходимость звонков по производственной необходимости во внерабочее время. Варианты обоснования могут быть очень разные. Например, не следует забывать, что в других регионах и странах время может не совпадать с часовым поясом Республики Беларусь и, соответственно, сотрудник в пределах своего рабочего времени не сможет связаться с контрагентами, например, в США, Канаде и т.д.

Расходы на мобильную связь во внерабочее время по производственной необходимости и вообще все расходы на такую связь, которые впоследствии не будут удерживаться из зарплаты сотрудников, сначала обязательно утверждаются руководителем организации и только потом отражаются на счетах бухгалтерского учета и учитываются при налогообложении. По-другому эти затраты трудно будет отстоять перед налоговой в учитываемых расходах при расчете налога на прибыль.

* * *

Ну и самый острый, злободневный вопрос, если работник  использует служебный мобильный телефон в личных целях. Первоначально  руководителем организации долж­но быть принято решение, может ли работник использовать мобильную связь в личных целях.

С точки зрения бухгалтера, для избежания спорных моментов с налоговыми органами, служебный телефон нельзя использовать в личных целях. Однако может быть принято решение о том, что с работников удерживается стоимость личных разговоров либо такие расходы оплачиваются за счет организации. В любом случае, стоимость личных звонков следует учитывать отдельно, что, конечно же, неудобно и проблематично в ряде случаев.

Не исключен и тот вариант (наиболее проблемный с точки зрения налогообложения и обоснования затрат), когда сотрудники по служебной необходимости пользуются личным телефоном и личной сим-картой, а организация впоследствии возмещает стоимость мобильной связи. В данном случае работник представляет для возмещения расшифровку оператора связи с выделением всех служебных звон­ков. При отсутствии документов, обосновывающих затраты на мобильную связь с личного телефона сотрудника, такие затраты не будут экономически обоснованными, и учитывать их при расчете налога на прибыль нельзя.

Во избежание споров с налоговыми органами, какими бы ни были расходы на мобильную связь, необходимо иметь экономическое обоснование затрат при включении их в затраты, учитываемые при налогообложении, вести учет затрат на выполнение звонков при исполнении служебных обязанностей и личных звонков, а также учитывать различные нюансы. Это позволит избежать проблем при проведении проверок налоговыми органами.