Минюст утвердил новую инструкцию о порядке ведения личных дел
Обновлен документ, регулирующий последовательность сбора и систематизации информации о трудовой деятельности работников при составлении их личных дел. Соответствующая инструкция была принята в 2004 г. и с тех пор пересматривалась лишь однажды. Наконец пришло время придать ей актуальность и добавить электронные формы.
Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утв. постановлением Минюста от 23.05.2024 № 29 (далее – Инструкция), вступила в силу со 2 июня 2024 г.
Одноименная инструкция, которая была утверждена постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совмине от 26.03.2004 № 2, утратила силу.
Инструкцию должны применять госорганы, государственные и частные организации.
Отметим: в отношении государственных гражданских служащих действует отдельный документ – Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел государственных гражданских служащих, утв. постановлением Минюста от 31.08.2022 № 121. В нее со 2 июня тоже внесены изменения, о которых в данной статье подробно говорить не будем.
Кратко: скорректированы перечни документов для формирования и ведения личных дел гражданских служащих; уточнен порядок хранения личных дел при переводе гражданского служащего на должность служащего, не относящуюся к гражданским должностям, а также при повторном поступлении на работу в тот же госорган.
Обязательно или факультативно
В Инструкции предписано, что личные дела обязательно ведутся на руководителей и специалистов госорганизаций.
В иных случаях они оформляются по решению руководителя госорганизации, иной организации.
Личные дела внешних совместителей формируются, ведутся и хранятся в порядке, установленном Инструкцией.
Документы, содержащие сведения о работе по внутреннему совместительству, включаются в одно личное дело.
Формированием, ведением и хранением личных дел занимается уполномоченное на это структурное подразделение (работник) организации.
Документы личного дела помещаются в папку. Ее обложка оформляется по форме согласно приложению 3 к Инструкции.
Больше нет уточнения, что контроль за оформлением и хранением личных дел возлагается на руководителя организации.
Документы в личном деле
Инструкцией определены перечни документов, которые включаются в личное дело на этапе его формирования, в процессе ведения и по решению руководителя организации.
Списки достаточно объемные, они составляют более половины всей Инструкции, поэтому работникам кадровых служб придется открыть документ и внимательно его изучить.
При формировании личного дела в него включаются: внутренняя опись всех документов личного дела, общие сведения о работнике (по форме согласно приложению 1 к Инструкции), личный листок по учету кадров (по форме согласно приложению 2), декларация о доходах и имуществе (не для всех работников), копии документов об образовании, характеристики с предыдущих мест работы, сведения из единого государственного банка данных о правонарушениях (при наличии) и др.
В процессе ведения в личное дело включаются: аттестационные листы работника, копии документов об образовании и обучении, переподготовке, повышении квалификации и стажировке (полученных в период работы в организации), копии приказов о переводе, продлении трудовых договоров, изменении условий трудового договора, награждении, поощрении, установлении неполного рабочего времени и т.д.
По решению руководителя на любом этапе – формирования либо ведения – в личное дело могут включаться: документы, подтверждающие уровень владения иностранным языком, копии приказов о предоставлении социальных отпусков, копии приказов о дисциплинарном взыскании и др.
Что касается дисциплинарных взысканий, то приказы о них не включаются во внутреннюю опись документов личного дела и должны быть изъяты из личного дела после снятия или погашения дисциплинарного взыскания.
Хранение личных дел
Организация самостоятельно определяет, как хранить дела – по порядку номеров либо по алфавиту.
Форма журнала (книги) учета личных дел работников приведена в приложении 4 к Инструкции. Журнал можно вести в бумажном или электронном виде.
При увольнении или переводе работника, должностными обязанностями которого предусмотрено формирование, ведение и хранение личных дел, они передаются по решению руководителя организации другому работнику по акту приема-передачи дел.
Работник вправе ознакомиться со своим личным делом в присутствии сотрудника, ответственного за формирование и ведение личных дел.
После увольнения работника его личное дело передается в архив организации.
Личный листок по учету кадров и другие приложения
К прежней инструкции было 6 приложений, к нынешней – 4. Совпадений два – новые формы «Личный листок по учету кадров» (приложение 2) и «Журнал (Книга) учета личных дел работников» (приложение 4), который разрешили заполнять в электронном виде.
В личном листке по учету кадров сейчас предусмотрены графы (дата, подпись, расшифровка), в которых работник, после его заполнения, своим автографом должен подтвердить, что представленные им сведения являются достоверными и полными и он обязуется обо всех последующих изменениях данных, содержащихся в настоящем личном листке по учету кадров, сообщать в кадровую службу организации.
Приложение 1 – новая форма «Общие сведения о работнике», в которой указываются фамилия, имя, отчество, должность, сведения об аттестации, награждениях и т.д.
В Инструкции больше нет обязательных форм «Внутренняя опись документов личного дела», «Дополнение к личному листку по учету кадров», «Контрольная карточка».
