Командировочные расходы: изменения в учете курсовых разниц

При переоценке выданного командированному работнику аванса возникают курсовые разницы. В статье рассказано о том, какие изменения произошли в их учете в связи с принятием Указа № 5041.

 

Когда возникают курсовые разницы при выдаче аванса командированному работнику?

Согласно ч. 1 п. 5 Положения № 176² наниматель обязан выдать командированному работнику аванс и (или) обеспечить наличие денежных средств на счете, к которому выдана банковская платежная карточка, в белорусских рублях и (или) иностранной валюте, а также возместить следующие расходы:

•  по проезду к месту командировки и обратно;
•  по найму жилого помещения;
•  за проживание вне места жительства (суточные);
•  иные расходы, произведенные командированным работником с разрешения или ведома нанимателя.

Основанием для выдачи аванса является приказ (рас­поряжение) нанимателя (п. 4 Положения № 176).

Вернувшемуся из командировки работнику необходимо отчитаться об израсходованных в ней суммах денежных средств. Для этого он составляет авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих расходы (п.п. 90 и 91 Инструкции № 117³).

Денежные средства, не израсходованные в командировке, а также израсходованные, но не согласованные нанимателем к возмещению, работник должен вернуть не позднее 15 рабочих дней со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия (п. 90 Инструкции № 117).

Не израсходованная работником сумма денежных средств вносится им в кассу организации или на ее расчетный счет, если аванс работнику выдавался наличными деньгами или путем перечисления на личную карточку либо был снят им с корпоративной карточки. При осуществлении безналичных расчетов посредством корпоративной карточки не израсходованная работником сумма денежных средств остается на счете нанимателя (ч.ч. 1–3 п. 93 Инструкции № 117).

При использовании работником собственных средств (возникновении перерасхода по командировочным расходам) наниматель обязан не позднее 30 календарных дней с даты представления авансового отчета рассчитаться с работником (п. 7 Положения № 176).

Сумма командировочных расходов отражается в бухгалтерском учете и учитывается при налогообложении прибыли на дату составления авансового отчета (ПУД) в сумме, отраженной в бухгалтерском учете в составе расходов (п. 1 ст. 169 НК⁴, ст. 10 Закона № 57-З⁵).

Если аванс выдан в иностранной валюте, то по общему правилу командировочные расходы отражаются:

•  в пределах выданного аванса – по официальному курсу белорусского рубля по отношению к соответствующей иностранной валюте на дату выдачи (перечисления) аванса;
•  сверх суммы выданного аванса – по официальному курсу белорусского рубля по отношению к соответствующей иностранной валюте на дату составления авансового отчета (абзацы 3 и 4 ч. 1 п. 3 Национального стандарта № 69⁶).

Если у работника или нанимателя возникла задолженность в иностранной валюте по командировочным расходам, то необходимо произвести ее переоценку.

Переоценка производится:

– на дату погашения задолженности – если она возникла у работника;

– на дату погашения задолженности и на отчетную дату (последний календарный день месяца), если до конца месяца расчет с работником не произведен, – при возникновении задолженности нанимателя (п. 3 ст. 12 Закона № 57-З, п. 3 Национального стандарта № 69).

Курсовые разницы могут быть либо положительными, либо отрицательными.

Курсовые разницы, возникающие при переоценке, образуются на сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и отражаются на сч. 91 «Прочие доходы и расходы» в составе доходов (расходов) по финансовой деятельности (п. 7 Национального стандарта № 69, п.п. 56 и 71 Инструкции № 50⁷).

Курсовые разницы, возникающие при пересчете в белорусские рубли по официальному курсу белорусского рубля к соответствующей иностранной валюте, установленному Нацбанком, обязательств, выраженных в иностранной валюте, по расчетам с работником по командировочным рас­ходам учитываются при налогообложении прибыли в составе внереализационных доходов (расходов) (подп. 3.20 ст. 174 и подп. 3.26 ст. 175 НК).

Пример 1. С 11 по 20 января 2020 г. (на 10 дней) работник командирован из г. Минска в г. Лиссабон (Португалия).

Аванс на предстоящие командировочные расходы был выдан 10.01.2020 наличной иностранной валютой из кассы организации в сумме 1590 евро, в т. ч.:

– суточные – 500 евро (50 евро x 10 дней);

– на расходы по найму жилья – 990 евро (110 евро x 9 ночей);

– на расходы по проезду на такси в пределах места командировки – 100 евро.

Расходы на авиаперелет оплачены в безналичном порядке.

После возвращения из командировки работник 20.01.2020 представил авансовый отчет с документами, подтверждающими расходы по проезду на такси в г. Лиссабоне в сумме 118 евро. Необходимость этих расходов была обоснована, а сами они согласованы с нанимателем.

В авансовом отчете отражены командировочные расходы в сумме 1608 евро, в т. ч.:

– суточные – 500 евро;

– расходы по найму жилья без представления подтверждающих документов – 990 евро;

– расходы по проезду на такси в пределах г. Лис­сабона согласно представленным документам – 118 евро.

Сумма задолженности работнику по авансовому отчету – 18 евро (1608 евро – 1590 евро).

Она была возвращена 10.02.2020.

Официальный курс евро, установленный Нацбанком РБ, составлял:

 – на 10 января 2020 г. – 2,3526 руб. за 1 евро;

 – на 20 января 2020 г. – 2,3634 руб. за 1 евро;

 – на 31 января 2020 г. – 2,3539 руб. за 1 евро;

 – на 10 февраля 2020 г. – 2,3857 руб. за 1 евро.

Командировочные расходы отражаются в бухгалтерском учете и учитываются при налогообложении прибыли в размере 3783,18 руб. (1590 евро x 2,3526 руб. + 18 евро x 2,3634 руб.).

На 31 января 2020 г. (последний календарный день месяца) образовались положительные курсовые разницы в сумме 0,17 руб. ((18 евро x (2,3634 руб. – 2,3539 руб.)).

На 10 февраля 2020 г. (на дату погашения задолженности) образовались отрицательные курсовые разницы в сумме 0,40 руб. ((18 евро x (2,3634 руб. – 2,3857 руб.)).

Пример 2. Исходные данные аналогичны приведенным в примере 1. В результате переоценки валютных обязательств перед командированным работником в январе 2020 г. образовались положительные курсовые разницы в сумме 0,17 руб., а в феврале 2020 г. – отрицательные курсовые разницы в сумме 0,40 руб.

В учетной политике организации установлено, что доходы и расходы в виде курсовых разниц, возникающих в течение года и отражаемых в бухгалтерском учете ежемесячно, для целей исчисления налога на прибыль включаются в состав внереализационных доходов (расходов) в последнем отчетном периоде текущего года. Ставка налога на прибыль – 18%.

 

В бухгалтерском учете организации производятся следующие записи

Содержание операции	Д-т сч.	К-т сч.	Сумма, руб.
Январь 2020 г.
Отражено списание сумм курсовых разниц, учитываемых в составе расходов по финансовой деятельности	99	91-5	0,17
Начислен отложенный налоговой актив (далее – ОНА)	09	99	0,03 (0,17 × 18 %)
Февраль 2020 г.
Отражено списание сумм курсовых разниц, учитываемых в составе доходов по финансовой деятельности	91-5	99	0,40
Начислено ОНО	99	65	0,07 (0,40 × 18 %)
Декабрь 2020 г.
Отражено списание суммы начисленного ОНА	99	09	0,03
Отражено списание суммы начисленного ОНО	65	99	0,07

 

Выводы

1. Сумма превышения суммой выданного работнику аванса произведенных им расходов является задолженностью работника. Эта сумма переоценивается на дату возврата аванса.

Сумма превышения расходами суммы аванса является задолженностью организации перед работником. Она подлежит переоценке на дату ее погашения, а также на отчетную дату (последний календарный день месяца), если до конца месяца расчет с работником не произведен.

Курсовые разницы, возникшие при пересчете дебиторской (кроме аванса) или кредиторской задолженности, отражаются на сч. 91 «Прочие доходы и расходы» в составе доходов и расходов по финансовой деятельности, а в налоговом учете включаются в состав внереализационных доходов (расходов).

2. Организации (за исключением банков) вправе включать курсовые разницы, возникающие в течение календарного года, в состав:

•  внереализационных доходов (расходов) при определении налоговой базы налога на прибыль в течение налогового периода либо в последнем отчетном периоде соответствующего календарного года;
•  внереализационных доходов при определении налоговой базы единого налога в течение налогового периода либо в последнем отчетном периоде соответствующего календарного года.

Если организация отражает курсовые разницы в налоговом учете в порядке, отличном от бухгалтерского, могут возникать временные разницы.

---

¹Указ от 31.12.2019 № 504 «О курсовых разницах».

²Положение о порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках, утв. постановлением Совмина от 19.03.2019 № 176 (далее – Положение № 176).

³Инструкция о порядках ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами, утв. постановлением Правления Нацбанка от 19.03.2019 № 117 (далее – Инструкция № 117).

⁴Налоговый кодекс (НК).

⁵Закон от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности» (далее – Закон № 57-З).

⁶Национальный стандарт бухгалтерского учета и отчетности «Влияние изменений курсов иностранных валют», утв. постановлением Минфина от 29.10.2014 № 69 (далее – Национальный стандарт № 69).

⁷Инструкция о порядке применения типового плана счетов бухгалтерского учета, утв. постановлением Минфина от  29.06.2011 № 50.