Командировка: утеряны проездные документы. Что будет с налогами?

Для бухгалтера, так же как и для работника, направляемого в служебную командировку, самый идеальный вариант при отчете за нее – это наличие документов по проезду в оригинале. Но бывают и казусные ситуации, когда по каким-то причинам документы по проезду не могут быть предоставлены в бухгалтерию, но расчеты с работником производить нужно, также как пересчитывать и доплачивать налоги.

Иногда у командированных лиц складываются непреднамеренные, но очень неприятные ситуации, когда такой работник, отправленный в служебную командировку, теряет проездные билеты. У бухгалтера и самого работника возникает вопрос: что же делать? И найти приемлемый как для сотрудника, так и для организации вариант непросто, но сделать это надо. Остановимся на этих моментах немного подробнее.

В соответствии с п. 13 постановления Совмина от 19.03.2019 № 176 (ред. от 04.09.2019) «О порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках» (далее – постановление № 176) при отсутствии у командированного работника проездных документов (билетов) к месту командировки и (или) обратно расходы по проезду возмещаются в размере 0,1 базовой величины в каждую сторону.

В соответствии с п. 4 ст. 208 Налогового кодекса (НК) освобождаются от подоходного налога с физических лиц фактически произведенные и документально подтвержденные рас­ходы по проезду к месту служебной командировки и обратно, по найму жилого помещения.

При непредставлении плательщиком документов, подтверждающих оплату указанных расходов, суммы такой оплаты освобождаются от подоходного налога с физических лиц в пределах норм (размеров), установленных законодательством.

В данном случае нормы устанавливаются постановлением № 176, что составляет, как мы уже сказали, 0,1 базовой величины в каждую сторону.

Но организация по усмотрению руководителя может выплачивать и сумму большую, чем установлено в законодательном порядке, или эта сумма может быть оговорена в Положении по командировкам (если таковое имеется).

 

Подоходный налог

По умолчанию получается, что люди получили деньги на билеты, а покупку проездных документов никак не подтвердили. У бухгалтера и командированного работника снова вопрос: какова будет дата фактического получения дохода.

В соответствии с подп. 1.6 ст. 213 НК датой фактического получения дохода будет день составления авансового отчета об израсходованных в служебной командировке суммах.

Пример 1: работники Иванов С.И. и Сидоров П.И. были направлены в командировку с 02.09.2019 по 20.09.2019. Им были выданы денежные средства на приобретение проездных билетов в г. Москву. Билеты на проезд были утеряны работниками. Наниматель решает возместить Иванову С.И. и Сидорову П.И стоимость проезда сверх норм, установленных в постановлении № 176, по 40 руб. каждому.

Ивановым С.И. был представлен в бухгалтерию авансовый отчет 25.09.2019, Сидоровом П.И. авансовый отчет был представлен 02.10.2019.

Соответственно в рассматриваемом примере в одном случае месяцем начисления дохода будет сентябрь, в другом – октябрь 2019.

Не бухгалтеру зачастую сложно разобраться в таких нюансах, потому что один командированный работник, получив расчетный листок за сентябрь 2019 г., видит сумму дохода в размере возмещаемых билетов по проезду, а второй – нет.

Поэтому казавшаяся на первый взгляд одинаковой для работников «картина» совсем по-другому выглядит для бухгалтера. Если бы работники представили авансовые отчеты в разные даты, но в течение сен­тября, например, 25.09 и 30.09, то и доход у них возник бы в одном месяце.

Если работник при составлении авансового отчета в качестве под­тверждающих документов при­крепляет к нему документы по проезду, вопросов не возникает никаких, т.е. данная сумма не подлежит обложению подоходным налогом и учитывается в полном размере в составе затрат при исчислении налога на прибыль (разумеется, при условии, что командировка имеет целью производственную необходимость).

Пример 2-А: руководитель организации направил в служебную командировку работника в Российскую Федерацию для заключения договоров поставки продукции. Работник приобретает проездные билеты по 23 руб. к месту командировки и обратно. По возвращении из командировки работник представляет в бухгалтерию авансовый отчет, где в качестве израсходованных сумм от­читывается за 46 руб. по проезду в обе стороны.

В данном случае, т.к. работник представил документы в оригинале на 46 руб., стоимость билетов будет освобождаться от подоходного налога и вся учитываться в составе затрат при исчислении налога на прибыль.

Рассмотрим ситуацию, подобную на первый взгляд рассмотренной выше, но с той разницей, что проезд­ные билеты утеряны.

Пример 2-Б: руководитель организации направил работника в служебную командировку в Российскую Федерацию для заключения договоров поставки продукции. Работник приобретает проездные билеты по 23 руб. к месту командировки и обратно. По возвращении из командировки работник представляет в бухгалтерию авансовый отчет, но документы по проезду представлены не были.

1) Расходы по проезду оплачиваются в пределах норм, предусмотренных законодательством, т.е. в пределах 0,1 базовой величины в каж­дую сторону.

2) Расходы по проезду будут возмещены на основании решения нанимателя в полном размере, т.е. в фактически понесенных затратах, т.е. 46 руб.

В рассматриваемом примере № 1 подоходный налог уплачивать не нужно, т.к. доход не возникает у работника, потому что нормы оплаты оговорены в законодательстве.

Сумма возмещения в обе стороны составит: 0,1 х 25,50 х 2 = 5 руб. 10 коп.,

где 0,1 – установленный норматив;

25,50 – размер базовой величины;

2 – две стороны (в место командирования и обратно).

Таким образом, 5 руб. 10 коп. не будут подлежать обложению подоходным налогом, а вся сумма, выплаченная сверх, будет подлежать обложению подоходным налогом на дату представления авансового отчета.

В рассмотренном примере сумма для обложения подоходным налогом составит: 46 – 5,10 = 40 руб. 90 коп.

Подоходный налог будет считаться по ставке 13%: 40,90 х 0,13 = 5 руб. 32 коп.

Как подобную ситуацию чаще всего решают на практике? Здесь наиболее вероятен третий вариант расчетов между сторонами: наниматель не возмещает работнику стоимости потерянных проездных билетов как расходов на командировку. А работник пишет заявление о том, чтобы ему оказали материальную помощь, например, в связи с тяжелым материальным положением. В данном случае такая выплата не будет доходом, связанным с выполнением работником своих трудовых обязанностей.

При этом, если организации идут на такой шаг, им стоит обратить внимание, что суммы выплачиваемой материальной помощи могут облагаться отчислениями в ФСЗН.

Справочно. Доходы, полученные плательщиками от организаций и ИП, являющихся местом основной работы (службы, учебы), в т.ч. пенсионерами, ранее работавшими в этих организациях и у ИП (за исключением доходов, указанных в п. 24 ст. 208 НК), освобождаются от налогообложения в размере, не превышающем 1984 руб. (абз. 1, 2 ч. 1 п. 23 ст. 208 НК).

Справочно. Следует обратить внимание на случаи, когда расходы по проезду не возмещаются. К ним, в частности, относятся:

– направляющая сторона оплатила проезд в безналичном порядке;

– проезд оплачен принимающей стороной;

– работнику предоставлены сред­ства передвижения;

– работник командирован в составе группы работников, и с его письменного согласия аванс на расходы по проезду был выдан другому командированному лицу путем перечисления денежных средств на корпоративную карточку для безналичной оплаты указанных расходов за данного работника.

Не обращать внимания на такие случаи – очень распространенная ошибка, которую допускают бухгалтеры, когда выплачивают расходы по проезду в пределах норм, установленных постановлением № 176. 

 

А что же с налогом на прибыль

В соответствии с п. 1 ст. 169 НК затратами, учитываемыми при налогообложении, признаются экономически обоснованные затраты, определяемые на основании документов бухгалтерского учета (при необходимости посредством проведения рас­четных корректировок к данным бух­учета в рамках ведения налогового учета), если иное не установлено НК и (или) законодательством.

К затратам, учитываемым при налогообложении, относятся: затраты по производству и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав, а также нормируемые затраты.

В соответствии с подп. 1.1 ст. 171 НК к нормируемым затратам относятся расходы на служебные командировки в пределах норм, установленных законодательством, в данном случае – 0,1 базовой величины, предусмотренной постановлением № 176.

Поэтому расходы в пределах 0,1 БВ, а также выплаченные по под­тверждающим документам, учитываются в составе затрат по налогу на прибыль, а затраты сверх установленных норм не учитываются при исчислении налога на прибыль.

Как вариант, при возможности подтверждения расходов по проезду, когда документ в оригинале утерян, можно попытаться запросить в организациях, занятых перевозкой, документ в виде справки о стоимости проезда и т.п., откуда будет явно следовать, что такой-то работник организации имел проездной билет на такую-то дату, и стоимость проезда составила определенную сумму.

Некоторые организации для «страховки» информации от выцветания в первичных документах, в соответствии с внутренними локальными документами, делают копии документов, в т.ч. и по проезду, и заверяют их в установленном в организации порядке, допустим, ставят печать и подпись лица, заверившего документ. При наличии заверенной копии такие расходы можно учесть при налогообложении.

Однако следует иметь в виду, что все эти нестандарт­ные подходы могут вызвать вопросы у проверяющих органов, но в большинстве случаев вопросы решаются в пользу налогоплательщика.