Кассовые операции

Что такое деньги, знают даже дети. Наличные деньги – самый ликвидный инструмент в жизни, и в хозяйственной – в частности.

Бухгалтерам, при всей кажущейся простоте вопроса, следует владеть самыми актуальными знаниями порядка осуществления кассовых операций – дабы не навлечь беду на вверенные им организации и самих себя.

Итак, на территории Республики Беларусь расчеты между юридическими лицами, ИП и физическими лицами, вытекающие из гражданско-правовых договоров, трудовых отношений, могут проводиться как в безналичном порядке, так и наличными денежными средствами в рамках, установленных законодательством.

Приходные и расходные операции с наличными деньгами, которые совершаются юридическими лицами, подразделениями, ИП, нотариусами, адвокатами между собой, с банками и небанковскими кредитно-финансовыми организациями и (или) с физическими лицами, не являющимися ИП, с отражением этих операций в соответствующих книгах учета, а также хранение наличных денег относятся к кассовым операциям.

Порядок ведения кассовых операций установлен Инструкцией о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утв. постановлением Правления Нацбанка от 29.03.2011 № 107 (далее – Инструкция № 107).

Учет и оформление кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь регулируются Инструкцией о порядке ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утв. постановлением Правления Нацбанка от 29.03.2013 № 185 (далее – Инструкция № 185).

Расчеты наличными денежными средствами могут проводиться как с использованием кассового оборудования, так и в некоторых случаях без него. Эти вопросы регулируются Положением о порядке использования кассового оборудования, платежных терминалов, автоматических электронных аппаратов, торговых автоматов и приема наличных денежных средств, банковских пластиковых карточек в качестве средства осуществления расчетов на территории Республики Беларусь при продаже товаров, выполнении работ, оказании услуг, осуществлении деятельности в сфере игорного бизнеса, лотерейной деятельности, проведении электронных интерактивных игр, утв. постановлением Совмина и Нацбанка от 06.07.2011 № 924/16 (далее – Положение № 924/16)).

В данной статье рассмотрим приходные и расходные кассовые операции наличными денежными средствами в белорусских рублях.

Приходные кассовые операции

Источники поступления наличных денежных средств в кассу

Наличные деньги, поступающие в кассу юридического лица, ИП, могут быть:

– получены ими в обслуживающих банках на оплату труда работников, выдачу под отчет (на командировочные расходы, на хозяйственные нужды и пр.);

– приняты в качестве возврата выданных ранее под отчет, излишне выплаченных сумм заработной платы и прочих выплат;

– оприходованы в качестве выручки за реализованные товары (работы, услуги):

– иными поступлениями (оплата путевок в санатории для работников, путевок в детские оздоровительные учреждения, внесение в кассу сумм возмещения работниками недостач, ущерба и т.п.).

Документальное оформление поступления денежных средств в кассу

При получении наличных денег с текущих (расчетных) и иных банковских счетов юридическим лицом, подразделением, ИП в обслуживающий банк представляется заявление на получение наличных денег.

Форма заявления разрабатывается юридическим лицом, подразделением, ИП либо обслуживающим банком по соглашению сторон.

Заявление на получение наличных денег представляется в обслуживающий банк (по согласованию с обслуживающим банком) на бумажном носителе в 2 экземплярах, в виде электронного документа, подписанного электронной цифровой подписью (ЭЦП), или в виде электронного сообщения с использованием систем дистанционного банковского обслуживания (ДБО).

Прием наличных денег юридическими лицами, подразделениями, ИП, имеющими право в соответствии с законодательством не использовать кассовое оборудование, платежные терминалы, осуществляется по приходным кассовым ордерам (ПКО) и (или) другим приходным документам в соответствии с законодательством (п. 25 Инструкции № 107).

Подтверждением приема наличных денег являются:

– квитанция к приходному кассовому ордеру формы КО-1 согласно приложению 1 к постановлению Минфина от 29.03.2010 № 38 «Об установлении типовых форм первичных учетных документов по оформлению кассовых операций и Инструкции по заполнению типовых форм первичных учетных документов по оформлению кассовых операций» (далее – приходный кассовый ордер);

– другие приходные документы, предусмотренные законодательством.

Согласно Перечню бланков документов и документов с определенной степенью защиты и печатной продукции, информация о которых подлежит включению в электронный банк данных бланков документов и документов с определенной степенью защиты и печатной продукции, утв. постановлением Совмина от 06.07.2011 № 912 (далее – Перечень № 912), таким документом является квитанция о приеме наличных денежных средств при продаже товаров (выполнении работ, оказании услуг) (далее – квитанция о приеме наличных денежных средств).

Следует напомнить, что в соответствии с постановлением Совмина от 19.09.2017 № 703 «О внесении изменения в постановление Совета Министров Республики Беларусь от 6 июля 2011 г. № 912» с 01.10.2017 ПКО исключен из Перечня № 912 и, соответственно, теперь не является документом с определенной степенью защиты.

Однако этот факт не исключает права организаций, ИП в определенных случаях оформлять прием денежных средств в кассу приходным кассовым ордером.

Ситуация 1. Работник организации вносит в кассу организации сумму возмещения стоимости недостающего товара, выявленного при инвентаризации на товарном складе, наличными денежными средствами в размере 15 BYN. Как следует оформить прием денежных средств в кассу?

Прием денежных средств в кассу организации оформляется ПКО. Работнику, внесшему деньги в кассу, выдается квитанция к ПКО.

Особое внимание уделим рассмотрению порядка приема выручки и его документального оформления.

Пунктом 35 Положения № 924/16 установлены случаи, когда юридические лица и ИП вправе принимать наличные денежные средства при продаже товаров, выполнении работ, оказании услуг и осуществлении лотерейной деятельности без применения кассового оборудования и (или) платежных терминалов.

Рассмотрим, в каких случаях и какими документами оформляется прием выручки без использования кассового оборудования.

1) Случаи, когда выручка оформляется квитанцией о приеме наличных денежных средств либо ПКО в зависимости от стоимости реализуемого товара

Вид деятельности	Документальное оформление приема выручки, если стоимость единицы продаваемого непродовольственного товара:
	равна или больше 1 БВ	меньше 1 БВ
Розничная торговля товарами в торговых объектах системы потребительской кооперации, расположенных в сельских населенных пунктах, в которых продажу товаров осуществляет один продавец	Каждый факт приема выручки оформляется квитанцией	Выручка отражается в общей сумме в ПКО по окончании рабочего дня (смены), иного периода, определяемого юридическими лицами и ИП, но не реже чем один раз в 7 дней.
Розничная торговля на торговых местах на рынках (за исключением продажи запасных частей к автомобилям) и ярмарках
Разносная торговля товарами

Ситуация 2. Организация осуществляет розничную торговлю на ярмарках в городах РБ сельскохозяйственной продукцией растениеводства и животноводства. Каким документом оформляется прием выручки?

Выручка отражается в ПКО общей суммой за каждый день торговли на ярмарке или весь период торговли на ярмарке, но не более чем за 7 дней.

Ситуация 3. ИП осуществляет разносную торговлю промышленными товарами, стоимость которых превышает 1 БВ. Обязан ли ИП выписывать квитанцию?

По каждому факту продажи товаров ИП должен оформлять квитанцию о приеме наличных денежных средств.

2) Случаи, когда выручка оформляется общей суммой в приходном кассовом ордере

Наименование вида деятельностии / соответствующий номер подпункта п. 35 Положения № 924/16	Исключения	Документальное оформление приема выручки
Продажа проездных документов, билетов, проездных, пригородных, абонементных и международных билетов, плацкарт и доплатных квитанций, талонов, жетонов в автомобильном транспорте, на котором выполняются городские перевозки пассажиров в регулярном сообщении, городском электрическом транспорте, метрополитене, поездах городских, региональных, межрегиональных, международных, коммерческих линий и на железнодорожных станциях (остановочных пунктах) государственного объединения «Белорусская железная дорога», в пунктах их продажи (35.6)	Если оформлена квитанция о приеме наличных денежных средств на каждый факт приема наличных денежных средств оформление приходного кассового ордера по окончании рабочего дня (смены) не требуется	Общая сумма выручки отражается в ПКО по окончании рабочего дня (смены), иного периода, и, но не реже чем один раз в 7 дней
Оказание услуг и продажи в поездах городских, региональных, межрегиональных, международных, коммерческих линий в ассортименте, утвержденном государственным объединением «Белорусская железная дорога» (35.7)	Продажа алкогольных напитков и табачных изделий
Осуществление розничной торговли медицинскими работниками государственных организаций здравоохранения или их структурных подразделений, расположенных в сельских населенных пунктах, в которых отсутствуют аптеки (35.8);
Продажа в розлив безалкогольных напитков, пива, кваса, растительного масла, а также живой рыбы из цистерн (35.9)	Продажа их в магазинах, павильонах и объектах общественного питания
Осуществление торговли предметами религиозного культа (за исключением изделий из драгоценных металлов и драгоценных камней) и религиозной литературой, оказания услуг по проведению религиозных обрядов и церемоний в культовых зданиях и сооружениях и на относящихся к ним территориях, а также в иных местах, предоставленных для этих целей религиозным организациям, зарегистрированным в установленном порядке на территории РБ (35.10)	Торговля изделиями из драгоценных металлов и драгоценных камней
Оказание на дому услуг, а также осуществления торговли с доставкой товаров на дом операторами почтовой связи и электросвязи, выездными бригадами организаций службы быта и коммунальных услуг (35.11)	Если оформлена квитанция о приеме наличных денежных средств на каждый факт приема наличных денежных средств оформление приходного кассового ордера по окончании рабочего дня (смены) не требуется
Оказание библиотеками услуг по выдаче литературы (35.19)
Эксплуатация детских развлекательно-призовых аппаратов (кран-машин), оснащенных одним или несколькими устройствами для приема наличных денежных средств, с выигрышем призов без денежного выигрыша (35.23)
Продажа билетов (абонементов) на посещение культурно-зрелищных мероприятий через физических лиц, осуществляющих такую продажу в соответствии с законодательством от имени организаций культуры на основании заключенных с ними гражданско-правовых договоров (35.25)

Ситуация 4. С 01.10.2018 по 05.10.2018 организация реализует населению живую рыбу из цистерны автомобиля. Продавец-кассир еже­дневно оформляет приходный кассовый ордер на общую сумму выручки за день. Можно ли оформлять приходный ордер за весь период торговли с 01.10.2018 по 05.10.2018?

Организация вправе оформлять приходный ордер на всю сумму выручки за весь период торговли, если такой период (5 дней) установлен организацией для оформления выручки. Если установлено, что выручка оформляется ПКО одной суммой ежедневно, то организация не вправе оформить всю выручку за весь период торговли одним кассовым ордером.

3) Случаи, когда каждый факт приема выручки оформляется квитанцией о приеме наличных денежных средств

Наименование вида деятельности / и соответствующий номер подпункта п. 35 Положения 924/16	Исключения	Документальное оформление приема выручки
Выполнение работ, оказание услуг вне постоянного места осуществления деятельности (35.12)		Каждый факт приема выручки оформляется квитанцией
Осуществление обучения несовершеннолетних (35.14)
Оказание разовых услуг, реализация бывшего в употреблении имущества, при которых прием наличных денежных средств осуществляется в кассу организации (35.15)
Оказание бытовых услуг в объектах, расположенных в сельских населенных пунктах, с количеством работников, непосредственно оказывающих такие услуги, не более 3 человек в одну смену (35.16)	Техническое обслуживание и ремонт транспортных средств, машин и оборудования, хранения автотранспортных средств *
Осуществление розничной торговли товарами в объектах бытового обслуживания населения, расположенных в сельских населенных пунктах, с численностью работников не более 3 (35.17)	Розничная торговля в объектах, предназначенных для технического обслуживания и ремонта транспортных средств, машин и оборудования, хранения автотранспортных средств *
Продажа продукции животноводства, растениеводства, пчеловодства и рыболовства, оказания платных услуг населению юридическим лицом или ИП, осуществляющими деятельность по производству сельскохозяйственной продукции, при этом расчет за реализованную продукцию и оказанные услуги производится наличными денежными средствами непосредственно в кассу юридического лица или ИП (35.20)	Продажа продукции животноводства, растениеводства, пчеловодства и рыболовства в торговых объектах *
Оказание услуг по предоставлению жилых помещений (их частей) в общежитии и сдаче внаем (поднаем) жилых помещений, садовых домиков, дач, в том числе для краткосрочного проживания (35.21)	Предоставление жилых помещений в гостиницах, санаториях, домах (базах) отдыха, оздоровительных центрах (комплексах), домах охотника) *
Продажа товаров (выполнение работ, оказание услуг) юридическим лицам и ИП в соответствии с законодательством (35.22)	Продажа в розничных торговых объектах, в торговых объектах, осуществляющих оптовую продажу *

* В этих случаях должно применяться кассовое оборудование.

Обращаем внимание, что расчеты наличными деньгами между юридическими лицами, их обособленными подразделениями, ИП на территории РБ осуществляются в общей сумме не более 100 БВ на протяжении одного дня (предельно допустимый размер расчетов), за исключением случаев, указанных в Инструкции № 107, и случаев, установленных законодательством (п. 69 Инструкции № 107).

В соответствии с п. 72 Инструкции № 107 прием наличных денег от юридических лиц, их обособленных подразделений, ИП в сумме не более 100 базовых величин по каждому платежу проводятся **:

при осуществлении выставочной деятельности	за оказываемые ими услуги, аренду площадей;
при оптовой торговле через магазины, реализующие товары по методу самообслуживания с минимальной торговой надбавкой, а также юридические лица, их обособленные подразделения, индивидуальные предприниматели, осуществляющие розничную торговлю	за приобретаемые у них товары
администрацией рынков	за оказываемые ими услуги в соответствии с пунктом 28 Правил создания и функционирования рынков, утв. постановлением Совмина от 16.06.2014 № 686 «О создании и функционировании рынков», за аренду торгового места, аренду помещений
организациями и ИП, осуществляющими реализацию топлива и оказание услуг, непосредственно связанных с международными автомобильными перевозками	за топливо и услуги, включенные в перечень услуг, непосредственно связанных с международными автомобильными перевозками, согласно приложению 5 к настоящей Инструкции. При этом прием наличных денег за услуги по конвоированию грузов осуществляется в исключительных случаях

**Для получателей наличные деньги, принятые в соответствии с ч. 1 п. 72 Инструкции № 107, в фактический размер расчетов не включаются.

В п.п. 74 и 75 Инструкции № 107 перечислены суммы наличных денежных средств, которые включается в фактический размер расчетов (100 БВ) и которые не включаются в него.

В частности, в эти 100 БВ включаются суммы личных денежных средств физических лиц, израсходованные в интересах юридических лиц, их обособленных подразделений, индивидуальных предпринимателей, с которыми указанные физические лица состоят в трудовых отношениях, в наличной форме. Причем эти суммы включаются в фактический размер расчетов по дате фактического расходования денежных средств физическими лицами (фактической дате осуществления физическим лицом операции оплаты), а не по дате составления отчета об израсходованных суммах, отражения операции оплаты по счету клиента – физического лица при использовании им различных платежных инструментов, фактического возмещения физическому лицу использованных им денежных средств.

Ситуация 5. Предприятие реализовало произведенную продукцию ИП на сумму 1000 BYN. ИП рассчитывается наличными денежными средствами с внесением их в кассу организации. Вправе ли организация принять выручку у ИП наличными денежными средствами в кассу? Каким документом оформляется прием выручки от ИП?

Организация вправе принять выручку от ИП наличными денежными средствами в кассу, т.к. предельно допустимый размер расчетов (100 БВ, при БВ = 24,5 BYN) наличными деньгами за один день не превышен. Выручка оформляется квитанцией.

Ситуация 6. Производственное предприятие имеет розничный магазин, в котором реализуется продукция собственного производства. Кроме физических лиц, продукцию в магазине приобретают и юридические лица, и ИП. Можно ли оформлять продажу товаров из магазина юридическим лицам и ИП квитанцией?

Нет. Квитанция юридическим лицам и ИП оформляется, только если осуществляются продажи товара вне торгового объекта (розничного или оптового) и ими наличные деньги вносятся в кассу организации.

4) Покупателю (потребителю) продаются (выдаются) документы, оформленные на бланках документов с определенной степенью защиты, при осуществлении (в скобках указан подпункт Положения № 924/16):

– адвокатской и нотариальной деятельности (35.13)

– страховой деятельности с выдачей страховых полисов (свидетельств, сертификатов), квитанций о приеме наличных денежных средств (страховых взносов) по формам, установленным Минфином (35.18)

– реализации лотерейных билетов (35.24)

5) Документальное оформление выручки в случаях ремонта кассового оборудования, при временном отсутствии электроэнергии и т.п.

В соответствии с п. 35 Положения № 924/1635 юридические лица и ИП вправе принимать наличные денежные средства при продаже товаров, выполнении работ, оказании услуг и осуществлении лотерейной деятельности без применения кассового оборудования и (или) платежных терминалов в случаях:

– ремонта кассового оборудования или при временном отсутствии электроэнергии (подп. 35.1);

– модернизации кассовых аппаратов для обеспечения возможности установки средств контроля налоговых органов (СКНО) при невозможности его замены на исправные кассовые аппараты (подп. 35.2).

Как установлено п. 37 Положения № 924/16 в таких случаях и указанных в подп. 35.3–35.5 (если стоимость единицы продаваемого непродовольственного товара составляет либо превышает одну базовую величину), каждый факт приема наличных денежных средств оформляется квитанцией о приеме наличных денежных средств.

В п. 38 Положения № 924/16, который определяет порядок оформления выручки ПКО, в т.ч. для случаев, указанных в подпунктах. 35.3–35.5 (если стоимость единицы продаваемого непродовольственного товара составляет менее одной базовой величины), подпункты 35.1 и 35.2 не упоминаются.

Поэтому следует ли оформлять именно квитанцией (а не ПКО) каждый прием выручки при ремонте и модернизации кассового оборудования или при временном отсутствии электроэнергии, если реализуется непродовольственный товар меньше 1 БВ, а также при реализации продовольственных товаров стоимостью, как больше, так и меньше 1БВ, не совсем ясно.

По мнению автора, следует предположить, что оговорка о стоимости единицы продаваемого непродовольственного товара (больше – меньше 1 БВ) относится только к случаям, указанным в подпунктах 35.3–35.5 п. 35 Положения 924/16, и не имеет отношения к подпунктам 35.1 и 35.2.

Кроме того, следует обратить внимание, что согласно п. 23 Положения 924/16 в редакции, действовавшей до 07.07.2018, на период ремонта кассового оборудования при невозможности его замены на исправное кассовое оборудование или при временном отсутствии электроэнергии юридические лица и индивидуальные предприниматели осуществляют прием наличных денежных средств при продаже товаров, выполнении работ, оказании услуг с оформлением каждому покупателю (потребителю) документа с определенной степенью защиты, информация об изготовлении и реализации бланка которого включена в электронный банк данных бланков документов и документов с определенной степенью защиты и печатной продукции.

Таким образом, напрашивается вывод, что при ремонте и модернизации кассового оборудования, при временном отсутствии электроэнергии (подпункты 35.1–35.2 п. 35 Положения № 924/16) и после 07.07.2018 каждый факт приема выручки при продаже товаров, выполнении работ, оказании услуг оформляется квитанцией о приеме денежных средств.

Этот вывод следует и из письма МНС от 22.12.2017 № 8-2-11/02357 «О соблюдении порядка приема денежных средств» (которое не утратило силу): «В целях исключения приостановки деятельности объектов торговли и оказания услуг в случаях, когда используемое субъектами хозяйствования кассовое оборудование (в т.ч. кассовое оборудование с установленным средством контроля налоговых органов) выходит из строя, в т.ч. по не зависящим от субъекта хозяйствования причинам, субъекты хозяйствования должны обратиться в центры технического обслуживания и ремонта кассового оборудования (далее – ЦТО) для замены такого кассового оборудования на исправное, из подменного фонда ЦТО. В период до предоставления ЦТО исправного кассового оборудования (в т.ч. кассового оборудования с установленным средством контроля налоговых органов), а также при отсутствии у ЦТО подменного фонда кассового оборудования субъекты хозяйствования вправе использовать для приема наличных денежных средств при реализации товаров (работ, услуг) квитанции. Учитывая возможность выхода из строя кассового оборудования, рекомендуем субъектам хозяйствования заблаговременно приобрести квитанции».

Таким образом, если кассовое оборудование находится в ремонте, на кассовое оборудование устанавливается СКНО, отсутствует электроэнергия, в таких ситуациях каждый факт приема выручки оформляется квитанцией о приеме наличных денежных средств.

Ситуация 7. В продовольственном магазине в течение 3 часов, с 13.00 по 16.00, отсутствовала электроэнергия, вследствие чего кассовое оборудование не работало.

Как при этом оформляется реализация товара без применения кассового оборудования? Можно ли всю выручку за этот период с 13.00 по 16.00 оформить приходным ордером, если стоимость продаваемого товара меньше 1 БВ?

Нет, в этом случае каждый факт продажи товаров должен оформляться квитанцией независимо от стоимости реализуемого товара.

В указанных в п. 35 Положения № 924/16 случаях юридические лица и ИП вправе принимать наличные денежные средства без применения кассового оборудования и (или) платежных терминалов при условии, если этими юридическими лицами и ИП не зарегистрирован в налоговом органе кассовый аппарат или не используется кассовый аппарат с установленным СКНО, программная касса (п. 41 Положения 924/16).

Ситуация 8. Организация оказывает услуги по ремонту мебели физическим лицам на дому. Каждый факт приема выручки оформляется квитанцией. По месту осуществления деятельности у организации установлен зарегистрированный в налоговом органе кассовый аппарат. Является ли прием выручки на дому у заказчиков – физических лиц с офор­млением квитанции нарушением, если кассовый аппарат не представляется возможным доставлять на дом к заказчику?

Да, является. Так как организация имеет зарегистрированный кассовый аппарат, выручка за оказанные услуги должна приниматься с его применением.

При невозможности доставки кассового оборудования на дом покупателя (заказчика) оплата должна проводиться по месту установки кассового аппарата.

К сведению ИП

ИП – плательщики единого налога с ИП и иных физических лиц (за исключением деятельности такси) могут принимать выручку без использования кассового оборудования в течение 3 месяцев с даты их госрегистрации (п. 36 Положения № 924/16).

Расходные кассовые операции

Условия и цели расходования денежных средств из кассы

Наличные деньги, поступившие в кассу организации, ИП, используются:

– для сдачи в обслуживающий банк для их зачисления на расчетный счет организации, ИП;

– на расчеты по платежам в бюджет, государственные внебюджетные фонды;

– на расчеты с работниками организации по оплате труда, пособий на детей, пособий по временной нетрудоспособности и другим выплатам, приравниваемым к заработной плате;

– на выдачу денежных средств под отчет работникам организации (для оплаты расходов в интересах нанимателя, командировочных расходов и др.);

– на оплату приобретенных товаров (оказанных услуг, выполненных работ);

– на возврат денежных средств покупателям (заказчикам).

Расходование наличных денежных средств осуществляется в размерах, установленных законодательством для осуществления предстоящих расходов (при наличии таких размеров) и договорами, при соблюдении требований, установленных пунктами 8, 9 и 11 Инструкции № 107, а именно – наличные деньги, поступившие в кассу, могут использоваться только при условии:

– отсутствия наложения ареста и обращения взыскания на денежные средства юридического лица, ИП, находящиеся на текущих (расчетных) банковских счетах;

– отсутствия приостановления операций по текущим (расчетным) банковским счетам юридических лиц, ИП;

– отсутствия картотеки к внебалансовому счету «Расчетные документы, не оплаченные в срок» (далее – картотека);

– что в отношении юридического лица, ИП не принято решение о прекращении деятельности (в ином случае денежные средства, поступившие в кассу, подлежат обязательной сдаче в обслуживающий банк).

– наступления срока сдачи наличных денег, установленного организацией, ИП ( при этом наличные деньги сдаются за вычетом наличных денег, подлежащих выплате на проведение текущих операций только в этот день, независимо от времени сдачи наличных денег).

Ситуация 9. Торговая организация ежедневно сдает выручку в обслуживающий банк. Можно ли использовать выручку на выплату заработной платы работникам?

Можно, при соблюдении условий п.п. 8, 9, 11 Инструкции № 107. Но при этом сумма выручки за вычетом суммы, необходимой на выплату заработной платы, сдается в банк.

Порядок и сроки сдачи наличных денег в банк

Порядок и сроки сдачи наличных денег в обслуживающий банк, работникам службы инкассации, в организации, подчиненные Министерству связи и информатизации, устанавливается юридическими лицами и ИП самостоятельно в письменной форме (ч. 1 п. 10 Инструкции № 107).

Определенные порядок и сроки сдачи наличных денег действуют в течение срока, установленного юридическим лицом, подразделением, ИП.

Сведения об определенных порядке и сроках сдачи наличных денег, размерах наличных денег, планируемых для сдачи, об изменении сроков сдачи и размеров наличных денег сообщают обслуживающему банку.

В случае досрочной сдачи наличных денег в период между установленными сроками сдачи наличных денег исчисление последующего срока сдачи следует проводить от даты (со дня) последней сдачи наличных денег.

Порядок и сроки сдачи наличных денег могут быть пересмотрены в случае изменения объемов кассовых оборотов и по другим причинам.

Следует обратить внимание, что юридические лица, подразделения, получающие наличные деньги в обслуживающем банке и имеющие иные непостоянные поступления наличных денег (не более 5 дней в предыдущем календарном месяце), порядок и сроки сдачи наличных денег не определяют (ч. 4 п. 10 Инструкции № 107).

Порядок и документальное оформление выдачи денег из кассы

Выдача наличных денег из касс юридических лиц, подразделений, ИП, привлекающих для осуществления предпринимательской деятельности физических лиц по трудовым и (или) гражданско-правовым договорам, производится по:

– расходному кассовому ордеру формы КО-2 (РКО) согласно приложению 3 к постановлению Минфина от 29.03.2010 № 38;

– платежной ведомости с приложением РКО на общую сумму наличных денег, выплаченных по платежной ведомости (ведомостям), без составления РКО на каждого получателя.

На общую сумму наличных денег, выданных по нескольким платежным ведомостям, допускается составление одного РКО, дата и номер которого проставляются на каждой платежной ведомости.

Денежные средства из кассы могут быть выданы по доверенности. Доверенность на разовое получение наличных денег прилагается к РКО или платежной ведомости. Если доверенность выдана на получение наличных денег в течение определенного времени, ее копия, удостоверенная в установленном законодательством порядке, хранится у юридического лица, подразделения, ИП.

Выдача денег под отчет на предстоящие расходы

Денежные средства могут выдаваться из кассы под отчет работникам организации (ИП) на предстоящие расходы для осуществления расчетов с другими юридическими лицами, ИП за приобретаемые товары, оказанные услуги, выполненные работы в размере не более предельно допустимого (100 БВ). Выданные под отчет денежные средства расходуются только на цели, определенные руководителем юридического лица, подразделения или лицом, им уполномоченным, ИП.

При этом допускается использование личных денежных средств физических лиц для приобретения ими товаров (работ, услуг) в интересах юридического лица, ИП, с которыми указанные физические лица состоят в трудовых отношениях.

Для их возмещения работник представляет отчет об израсходованных суммах не позднее 3 рабочих дней со дня приобретения товаров (работ, услуг), исключая день приобретения.

Примечание. Если расчет произведен личной карточкой или частично карточкой и наличными деньгами, отчет представляется не позднее 15 рабочих дней со дня приобретения товаров (работ, услуг), исключая день приобретения.

По полученным под отчет наличным деньгам из кассы и израсходованным суммам подотчетное лицо должно представить в бухгалтерскую службу организации, ИП отчет (авансовый отчет) не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы.

Примечание. При проведении оплаты за товары (работы, услуги) в безналичной форме либо при проведении оплаты частично в безналичной форме, частично в наличной форме, – не позднее 15 рабочих дней с даты проведения оплаты, исключая день оплаты.

Кроме того, должны быть возвращены в кассу неиспользованные наличные деньги, за исключением случаев, установленных в п. 1 ч. 2 ст. 107 Трудового кодекса.

Справочно. Согласно п. 1 ч. 2 ст. 107 ТК погашение сумм неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного на служебную командировку или перевод в другую местность, на хозяйственные нужды, может быть произведено путем удержания этих сумм из заработной платы работников, если работник не оспаривает основания и размер удержания. В этих случаях наниматель вправе сделать распоряжение об удержании не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, погашения задолженности, или со дня неправильно исчисленной выплаты.

Следует обратить внимание, что отчет об израсходованных суммах может быть представлен подотчетным лицом в бухгалтерскую службу не только лично, но и в виде регистрируемого почтового отправления (датой представления отчета считается дата сдачи его на почту) или посредством автоматизированной подсистемы документационного обеспечения с досылкой на бумажном носителе.

Документами, подтверждающими расходы по приобретению товаров (выполнению работ, оказанию услуг), являются, в т.ч.:

– платежный документ (его копия, заверенная руководителем юридического лица, подразделения или лицом, им уполномоченным, ИП).

Обязательные реквизиты платежного документа:

– его номер,

– наименование юридического лица, инициалы, фамилия ИП,

– дата продажи товара (выполнения работы, оказания услуги),

– наименование, количество и цена, сумма,

– идентификатор кассира.

В случае отсутствия в платежном документе указанных реквизитов документами, подтверждающими расходы, являются платежный документ и товарный чек либо иной документ, подтверждающий приобретение товаров (выполнение работ, оказание услуг), который должен содержать следующие реквизиты: номер, наименование юридического лица, инициалы, фамилию ИП, дату продажи, наименование, количество и цену, сумму, подписанные лицом, непосредственно осуществившим отпуск товаров (выполнение работ, оказание услуг), с указанием его должности, фамилии и инициалов;

– квитанция о приеме наличных денежных средств в случаях оплаты товара (работ, услуг) без применения кассового оборудования и (или) платежных терминалов;

– карт-чек (его копия, заверенная руководителем юридического лица, подразделения или лицом, им уполномоченным, ИП) либо подтвержденная банком выписка по счету клиента, к которому выдана банковская платежная карточка, в случае оплаты с использованием устройств программно-технической инфраструктуры и систем дистанционного банковского обслуживания (интернет-банкинг, мобильный банкинг, SMS-бан­кинг, TV-банкинг, банкомат, инфокиоск);

– другие документы, подтверждающие расходы по приобретению товаров (выполнению работ, оказанию услуг).

Выдача денег на командировочные расходы

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками работников юридического лица, подразделения, ИП производится в порядке и размерах, установленных законодательством.

Выдача наличных денег самому ИП на расходы, связанные с его разъездами (проезд к месту назначения и обратно, наем жилого помещения), производится в размере стоимости проездных документов, оплаченных счетов, квитанций и других документов, подтверждающих фактически понесенные расходы, при условии, что разъезды ИП непосредственно связаны с осуществлением им предпринимательской деятельности.

Работники, получившие наличные деньги под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, обязаны представить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы, не позднее:

– 3 рабочих дней со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия;

– 5 рабочих дней – работниками подразделений, расположенных в населенных пунктах вне места нахождения юридического лица.

Неизрасходованная сумма наличных денег, оставшаяся в распоряжении работника, а также неизрасходованная сумма денежных средств, оставшаяся на счете клиента – физического лица, возвращаются работником юридическому лицу, подразделению, ИП посредством внесения наличных денег в кассу либо осуществления банковского перевода на счет юридического лица, ИП, за исключением случаев, установленных в п. 1 ч. 2 ст. 107 ТК.

Все поступления в кассу и выдачи наличных денег из кассы организациями должны отражаться в кассовой книге по форме согласно приложению 3 к Инструкции № 107 на основании приходных и расходных ордеров. В случае отсутствия поступлений наличных денег в кассу и выдач наличных денег из кассы юридического лица кассовая книга юридическим лицом не ведется.

В случае принятия решения о ведении кассовой книги подразделением, ИП прием и выдача наличных денег, в т.ч. самому ИП, оформляются приходными и расходными кассовыми документами.

Организации с УСН и ведением учета в книге учета доходов и расходов, а также подразделения юридического лица, ИП самостоятельно в письменной форме определяют необходимость ведения кассовой книги.

Если организацией с УСН принято решение о ведении кассовой книги, то основанием для записи в кассовой книге:

– при получении денег из банка являются (по усмотрению руководителя) следующие документы: ПКО, РКО, оформленные в соответствии с требованиями законодательства, другие документы, применяемые банками для оформления операций по выдаче наличных денег;

– при сдаче денег в банк или инкассации – РКО, квитанции к объявлению на взнос наличными, оформленные в соответствии с требованиями законодательства, препроводительные ведомости, оформленные в соответствии с требованиями законодательства; другие документы, применяемые банками для оформления операций приема наличных денег.

Ситуация 10. Торговая организация применяет УСН и учет ведет в книге учета доходов и расходов. Руководитель принял решение вести кассовую книгу. Выручка ежедневно сдается продавцами в обслуживающий банк. Продавцы представляют в кассу организации квитанции к объявлению о взносе наличными, выданные банком. Нужно ли оформлять РКО, чтобы записать сдачу выручки в банк в кассовую книгу, или достаточно квитанции банка?

Расходный ордер оформляется по усмотрению руководителя организации. Основанием для учинения записи в кассовой книге может быть только квитанция к объявлению на взнос наличными, выданная банком.

Ситуация 11. Предприятие, применяющее УСН, получило в банке денежные средства по чеку. Нужно ли выписывать ПКО, чтобы оформить приход денег в кассовой книге?

Если руководителем установлено, что приход денег оформляется ПКО, то в кассовой книге запись осуществляется на основании ПКО.

Согласно п. 56 Инструкции №107 документальное оформление приема наличных денег в кассу по ПКО, другим приходным документам, с использованием кассового оборудования, автоматических электронных аппаратов, торговых автоматов в день совершения операции и учинение в этот же день кассиром соответствующих записей в кассовой книге, товарно-денежных, сменных отчетах (для уполномоченных лиц), регистрах бухучета, книгах учета на конец рабочего дня (смены) либо показаний денежных оборотов в книге кассира означает оприходование наличных денег.

Если же прием наличных денег в кассу документально оформлен, но в кассовой книге, товарно-денежных, сменных отчетах (для уполномоченных лиц), регистрах бухгалтерского учета, книгах учета, в книге кассира не произведены соответствующие записи в день совершения операции, такое оприходование наличных денег является несвоевременным (п. 57 Инструкции № 107).

При этом следует знать, что нарушение должностным лицом либо кассиром юридического лица или ИП порядка ведения кассовых операций  влечет наложение штрафа в размере до 10 БВ (п. 1 ст. 11.7 КоАП).