Как работодателям законно обрабатывать резюме с персональными данными соискателей

На днях НЦЗПД напомнил о важности соблюдения законодательства о персональных данных при получении резюме соискателей вакансий. Обращаем внимание на основные моменты с учетом ранее данных Центром рекомендаций.

Подача резюме через сайт

Все больше работодателей принимают резюме онлайн, например, предлагая заполнить форму анкеты. В этом случае наниматель выступает оператором персональных данных (ПД), а значит, обязан получить согласие соискателя. Чек-бокс на сайте считается допустимой формой согласия, но только если до его получения кандидат проинформирован о целях и сроках обработки, перечне действий с данными и способах обработки.

Работодатели также должны следить за тем, чтобы не собирать избыточные данные, подчеркивают в НЦЗПД. Распространенная ошибка — запрос информации, не связанной с оценкой профессиональных качеств: данных о родственниках, прошлой зарплате или идентификационном номере (когда это не требуется законом).

Подача резюме лично и в письменной форме

Если кандидат передает резюме при личной встрече или по старинке отправляет документ, подписанный собственноручно, согласие на обработку ПД не нужно.

При условии, что работодатель знакомится с резюме, не включая его в базы данных или информационные системы, эта процедура и вовсе не подпадает под действие Закона «О защите персональных данных». Если же документ систематизируется или заносится в электронный ресурс — такие действия уже подпадают под нормы этого Закона, но правовым основанием обработки ПД без получения согласия служит факт адресации документа потенциальному работодателю и наличие на нем подписи кандидата.

Подача резюме по электронной почте

Обработка ПД при получении резюме по e-mail требует обязательного согласия соискателя. Работодатель должен запросить его, например, отправив соответствующее уведомление на адрес отправителя. Если согласие не получено, резюме надо удалить и не использовать в работе.

Передавать резюме другим нанимателям можно, если только получено разрешение соискателя или если оно прямо вытекает из содержания документа.

Срок хранения документов

Резюме кандидатов, не принятых на работу, хранятся один год — это следует из типового перечня документов (утвержден постановлением Минюста от 24.05.2012 № 140). Такое хранение считается законным и не требует дополнительного согласия, поскольку регулируется специальной нормой закона.