Как оформить авансовый отчет
Сотрудник организации закупил за наличный расчет для организации товары (товарно-материальные ценности), работы, услуги.
Может ли организация оприходовать эти товары, работы, услуги и принимать авансовый отчет у сотрудника, если сотрудник организации представляет к авансовому учету кассовые чеки (без расшифровки номенклатуры закупленных товаров, без подписи и печати продавца, без товарного чека или с наличием этих реквизитов), акт выполнения работ мастерской по ремонту оргтехники (указана стоимость, дата выполнения, гарантия) с подписью и печатью, но без кассового чека?
Какого документа (или нескольких документов одновременно) достаточно для подтверждения покупки за наличный расчет и оприходования в бухгалтерском учете товарно-материальных ценностей, работ, услуг и авансового отчета?
Авансовый отчет составляется в случаях выдачи работнику денег под отчет на предстоящие расходы и расходы, в т.ч. связанные с использованием личных денежных средств на приобретение товаров (работ, услуг) в интересах нанимателя.
Авансовый отчет является первичным учетным документом. Его форма разрабатывается и утверждается организацией самостоятельно с учетом требований ст. 10 Закона от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности» (далее – Закон № 57-З).
В соответствии с ч. 1 п. 38 Инструкции о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь от 29.03.2011 № 107, утв. постановлением Правления Нацбанка (далее – Инструкция № 107), допускается использование личных денежных средств работника для приобретения им товаров (работ, услуг) в интересах организации, с которой он состоит в трудовых отношениях.
Согласно п. 37 Инструкции № 107 документами, подтверждающими расходы по приобретению товаров (работ, услуг), являются, в частности:
– кассовый чек (его копия, заверенная руководителем юридического лица, подразделения или лицом, им уполномоченным, индивидуальным предпринимателем), содержащий номер, наименование юридического лица, инициалы, фамилию индивидуального предпринимателя, дату продажи товара (выполнения работы, оказания услуги), наименование, количество и цену товара (выполнения работы, оказания услуги), сумму, идентификатор кассира, при осуществлении оплаты товара (работ, услуг) наличными деньгами.
В случае отсутствия в кассовом чеке указанных реквизитов документами, подтверждающими расходы по приобретению товаров (выполнению работ, оказанию услуг), являются кассовый чек и товарный чек либо иной документ, подтверждающий приобретение товаров (выполнение работ, оказание услуг), содержащий номер, наименование юридического лица, инициалы, фамилию индивидуального предпринимателя, дату продажи товара (выполнения работы, оказания услуги), наименование, количество и цену товара (выполнения работы, оказания услуги), сумму, подписанные лицом, непосредственно осуществившим отпуск товаров (выполнение работ, оказание услуг), с указанием его должности, фамилии и инициалов;
– квитанция о приеме наличных денежных средств согласно приложению к постановлению Минторга от 23.08.2011 № 34 «О мерах по реализации постановления Совета Министров Республики Беларусь от 6 июля 2011 г. № 912» в установленных законодательством случаях оплаты товара (работ, услуг) без применения кассового оборудования и (или) платежных терминалов;
– другие документы, подтверждающие расходы по приобретению товаров (выполнению работ, оказанию услуг) в соответствии с законодательством.
К иным документам, подтверждающим факт приобретения товара (выполнения работы, оказания услуги), за исключением документов, указанных в абз. 4 ст. 1 Закона от 9.01.2002 № 90-З «О защите прав потребителей» (далее – Закон № 90-З), относится документ, оформленный продавцом (исполнителем) в письменном виде, содержащий наименование (фирменное наименование) продавца (исполнителя), а если продавцом (исполнителем) является индивидуальный предприниматель – его фамилию, собственное имя, отчество (если таковое имеется), наименование товара (работы, услуги), дату приобретения товара (срок выполнения работы, период оказания услуги), стоимость товара (работы, услуг), подписанный лицом, непосредственно осуществившим продажу товара (выполнение работы, оказание услуги) (постановление Минторга от 8.05.2014 № 19, далее – постановление № 19).
К документам, подтверждающим факт приобретения товара (выполнения работы, оказания услуги), относятся кассовый (товарный) чек либо квитанция к приходному кассовому ордеру, квитанция к отрывному талону, надлежащим образом оформленный технический паспорт, инструкция по эксплуатации, руководство пользователя, иной документ, содержащий сведения о наименовании товара (работы, услуги), стоимости товара (работы, услуги), дате приобретения товара (сроке выполнения работы, периоде оказания услуги), продавце (исполнителе), оформленный в порядке, утверждаемом Минторгом, если иной порядок не предусмотрен нормативными правовыми актами Президента (абз. 4 ст. 1 Закона № 90-З).
Учитывая вышеизложенное, организация имеет право оприходовать товары (работы, услуги) на основании кассового чека (с расшифровкой номенклатуры закупленных товаров, без подписи и печати продавца, без товарного чека) или кассового чека (с расшифровкой номенклатуры закупленных товаров, с подписью и печатью продавца, но без товарного чека) при наличии всех прочих реквизитов, определенных абз. 2 п. 37 Инструкции № 107.
Следует учитывать, что наличие подписи и печати на кассовом чеке не входит в перечень его обязательных реквизитов (абз. 2 п. 37 Инструкции № 107).
Для того чтобы оприходовать товар (работы, услуги) на основании кассового чека (без расшифровки номенклатуры закупленных товаров, без подписи и печати продавца, без товарного чека), к нему должен быть приложен товарный чек, содержащий недостающие реквизиты, определенные абз. 2 п. 37 Инструкции № 107, в т.ч. наименование, количество и цену товара (выполнения работы, оказания услуги), сумму. Товарный чек должен быть подписан лицом, непосредственно осуществившим отпуск товаров (выполнение работ, оказание услуг), с указанием его должности, фамилии и инициалов.
Для подтверждения факта выполнения работ по ремонту оргтехники к акту, подтверждающему факт выполнения работы, обязательно должен быть приложен кассовый чек (его копия) либо квитанция о приеме наличных денежных средств (абз. 3 п. 37 Инструкции № 107, приложение к постановлению Минторга от 23.08.2011 № 37).
Таким образом, основанием для оприходования товаров (работ, услуг) являются:
– кассовый чек, при наличии всех реквизитов, определенных абз. 2 п. 37 Инструкции № 107;
– копия указанного выше чека, заверенная руководителем, индивидуальным предпринимателем, уполномоченным лицом с расшифровкой фамилии, имени, отчества, подписью и печатью;
– кассовый чек (его копия), при отсутствии всех реквизитов, с товарным чеком, содержащим недостающие реквизиты и данные, подписанный лицом, непосредственно осуществившим отпуск товаров, с указанием его должности, фамилии и инициалов (абз. 2 п. 37 Инструкции № 107);
– кассовый чек (его копия), при отсутствии всех реквизитов, и иной документ, оформленный в порядке, установленном постановлением № 19 или оформленный в порядке, установленном п. 2 ст. 10 Закона № 57-З (к примеру, акт оказания услуг, акт о приеме-передаче выполненных работ и др.).
