Как не ошибиться при оплате больничного листка

С осенними холодами пришел и сезон простуд, в поликлиниках появились очереди, листки по нетрудоспособности работники организаций стали брать чаще. Увеличилась «бумажная» работа не только у медицинского персонала, но и у работников бухгалтерии.

Листок временной нетрудоспособности –это не только врачебный, но и финансовый документ. Не прав тот бухгалтер, который считает, что если на больничном листке стоит печать, то его безоговорочно можно и нужно оплатить. На практике ситуация может обстоять несколько иначе. Остановимся на важных моментах оплаты листков нетрудоспособности.

 

Исправлено или не заполнено

Первым делом, когда к работнику бухгалтерии попадает листок по временной нетрудоспособности, он должен обратить внимание на правильность его оформления, поскольку выплата средств на основании листка нетрудоспособности, оформ­ленного с нарушением, не принимается в счет взносов в ФСЗН. При этом в случае если недооформленный больничный принят в бухгалтерии, то образуется недоплата и налагается штраф.

Справочно: в соответствии со ст. 11.54 КоАП неуплата или неполная уплата в установленный срок обязательных страховых взносов или взносов на профессиональное пенсионное страхование в бюджет государственного внебюджетного Фонда социальной защиты населения на сумму более 10 базовых величин влекут наложение штрафа в размере от двух до двадцати БВ, а на индивидуального предпринимателя или юридическое лицо – в размере 20% от неуплаченной суммы указанных взносов.

Согласно п. 52 Инструкции о порядке выдачи и оформления листков нетрудоспособности и справок о временной нетрудоспособности  от 04.01.2018 № 1/1 (далее – Ин­струкция 1/1) листок нетрудоспособности считается недооформленным в следующих случаях:

1) наличие незаверенных исправлений;

2) наличие более 2 исправлений, т.е. бухгалтер должен сосчитать число исправлений.

Причем, в соответствии с п. 49 Инструкции 1/1, необходимо обращать внимание на такую, кажется, мелочь, как место, где оговариваются исправления. На основании норм инструкции для исправлений отведено левое поле документа.

Каждое исправление должно быть заверено подписью и печатью не только лечащего врача, но и печатью организации здравоохранения.

В случае наличия более 2 исправлений должен быть выписан дубликат листка по временной нетрудоспособности, но уже без ошибок;

3) несоответствие фамилии, соб­ственного имени, отчества временно нетрудоспособного лица, указанным в его документе, удостоверяющем личность;

То есть задача бухгалтера сводится к тому, чтобы проверить фамилию, имя, отчество работника, причем они должны быть написаны без сокращений. Например, запись «Сидоров И.С.» не допускается, имя и отчество должны быть указаны пол­ностью.

Иногда, несмотря на ошибку в написании фамилии, организация может идентифицировать конкретного работника, но даже и в этом случае она должна вернуть листок временной нетрудоспособности для внесения исправлений;

4) незаполнение позиций листка нетрудоспособности «Наименование организации здравоохранения, выдавшей листок нетрудоспособности», «Вид ВН», «Режим», «Заключение о трудоспособности»;

5) наличие в позиции листка нетрудоспособности «Особые отметки» записи «взят анализ на алкоголь и (или) наркотические средства» и отсутствие записи о результатах данного анализа;

6) незаполнение позиций листка нетрудоспособности «ВКК», «МРЭК», «Особые отметки» в случаях, преду­смотренных вышеназванной ин­струкцией.

Дооформление листков должно осуществляться в той организации здравоохранения, которая их выдала, и обращаться за его оформлением должна не организация, а сам работник.

Пример 1: в листке нетрудоспособности, выданном поликлиникой № 34 г. Минска, имеется незаверенное ис­правление в виде зачеркнутой буквы в фамилии. В данном случае бухгалтер не может принять такой документ для оплаты. Он должен вер­нуть больничный работнику для внесения поликлиникой заверенного ис­правления.

 

Печати на больничном

Необходимо обращать внимание и на печати в документе. Не стоит рассчитывать на щепетильное отношение врача к качеству оттиска. Он тоже человек и по каким-либо причинам может допустить ошибку, небрежность в оформлении листка временной нетрудоспособности.

В соответствии с п. 46 Инструкции № 1/1 оттиск печатей должен быть четким и легко читаемым и проставляться лечащим врачом в отведенных для него на листке нетрудоспособности местах:

– на его подпись – в случаях выдачи и закрытия листка нетрудоспособности, его продления другим лечащим врачом;

– на его первую подпись – при внесении информации в позицию листка нетрудоспособности «Особые отметки»;

– на исправления.

Иногда среди всей стопки документов обращает на себя внимание листок временной нетрудоспособности, где вместо оттиска штампа с наименованием и адресом организации здравоохранения от руки указываются все эти же реквизиты. В данном случае нарушения никакого нет и листок временной нетрудоспособности подлежит оплате в установленном порядке. Главное, чтобы эту графу вовсе не забыли заполнить при отсутствии штампа.

 

Проверяем даты отпуска

Кроме правильности оформления самого листка по временной нетрудоспособности важно определить, действительно ли работнику будет положена оплата за дни нетрудоспособности. Особенно важно обратить внимание, если работник, который был в отпуске, приносит для оплаты больничный.

В данной ситуации будет подлежать оплате листок нетрудоспособности, если болел сам работник.

Пример 2: Иванов С.И. находился в отпуске с 03.09.2019 по 20.09.2019. Листок нетрудоспособности от­крыт Иванову С.И. с собственным заболеванием с 15.09.2019 по 19.09.2019.

Больничный будет подлежать оплате.

Пример 3: Смирнова Н.А. находилась в отпуске с 06.08.2019 по 30.08.2019. С 23.08.2019 по 28.08.2019 работница оформила листок временной нетрудоспособности по уходу за ребенком. В данной ситуации удо­стоверенные листком нетрудоспособности дни ухода за больным ребенком пришлись на период, не требующий освобождения от работы. Соответственно, права на пособие у работницы нет, несмотря на то что больничный ей оформлен.

Следует обратить внимание, что, согласно п. 9.6 Положения о порядке обеспечения пособиями по временной нетрудоспособности и по беременности и родам, утв. постановлением Совмина от 28.06.2013 № 569 «О мерах по реализации Закона «О государственных пособиях семьям, воспитывающим детей» (далее – Положение № 569), за период отпуска без сохранения заработной платы листок временной нетрудоспособности также не оплачивается, хотя работник может его и предоставить.

Пример 4: работница Смирнова С.Н. оформила на 12 сентября 2019 г. социальный отпуск без сохранения заработной платы. С 12 сентября 2019 г. она заболела и оформила листок временной нетрудоспособности. В дан­ной ситуации 12 сентября 2019 г. не должно оплачиваться за счет средств ФСЗН.

Если после окончания социального отпуска работница продолжает болеть, то пособие назначается со дня, следующего за днем окончания такого отпуска (подпункты 9.5, 9.6 п. 9 Положения № 569), в данном примере – с 13 сентября 2019 г.

 

Больничный при простое

Особое внимание стоит уделить больничным при простое на предприятии. Так, в соответствии с п. 28 Положения № 569, если право на пособие возникло у работника до дня объявления простоя, пособие исчисляется в общеустановленном порядке.

Пример 5: со 2 по 4 мая 2019 г. организация приостановила работу производственных цехов и прочих служб организации с сохранением за работниками заработка в размере 2/3 тарифной ставки.

Был издан приказ от 26.04.2019 о том, что объявлен простой. Работник Иванов И.И. представил листок нетрудоспособности в связи с заболеванием с 24 апреля 2019 г. по 6 мая 2019 г.

Поскольку право на пособие по временной нетрудоспособности возникло у работника до дня объявления простоя (до 26.04.2019), пособие исчисляется в общеустановленном порядке. Если у работника во время простоя на предприятии оформлен трудовой отпуск и он сам заболел в трудовом отпуске, то больничный должен оплачиваться в общеустановленном порядке.

Таким образом, получив от работника листок нетрудоспособности, нужно обратить внимание на установленные в законодательстве случаи, когда пособие не выплачивается, в частности, на дни от­пусков трудовых и социальных, про­стои и т.п.

 

Сотрудник потерял больничный

Может возникнуть и непредвиденная ситуация, когда работник потерял листок временной нетрудоспособности, о чем и сообщает бухгалтеру. В данной ситуации необходимо работника отправить в поликлинику за выпиской дубликата больничного листка, где он напишет соответствующее заявление и в течение одного дня сможет получить дубликат документа и представить его в бухгалтерию.

 

Фальшивка?

Иногда у бухгалтера могут возникнуть вопросы относительно подлинности листка нетрудоспособности. Если такие сомнения возникают, то этот вопрос решается путем запроса в ту организацию здравоохранения, которая выдала листок временной нетрудоспособности.