Порядок изъятия документов при проверке

При определенных обстоятельствах оригиналы документов мо­гут быть изъяты (п. 3 ст. 79, подп. 1.16.4 п. 1 ст. 107 НК, п. 40 Положения о порядке организации и проведения проверок, утв. Указом от 16.10.2009 № 510 (далее – Положение № 510)).

Проверяемый субъект обязан обеспечить допуск проверяющих и представить необходимые для проверки документы или сообщить об их отсутствии (абз. 4 п. 4 и абз. 12, ч. 1 п. 8 Положения № 510).

Контролирующие органы в рамках вопросов, подлежащих проверке, вправе требовать от проверяемого субъекта необходимые документы (их копии), в т.ч. в электронном виде, иную информацию, которая касается его деятельности и имущества. Причем истребуемые сведения и документы должны относиться к вопросам, указанным в уведомлении о проведении проверки (п. 23 Положения № 510).

Форма требования о представлении документов может быть устной и письменной. В письменной форме речь идет о представлении документов и (или) информации, необходимых для проведения налоговым органом выездных проверок, перечисленных в подп. 2.2 п. 2 ст. 69 НК. Что это будет – подлинник или копия, – решает контролирующий орган.

Изъятие оригиналов документов и иных носителей информации может быть произведено в следующих случаях (п. 40 Положения № 510):

– невозможно снять с них копии (представить из них выписки);

– плательщик отказывается представить заверенные в установленном порядке копии документов или выписки из них;

– необходима передача оригиналов документов, иных носителей информации в органы уголовного преследования и суды или использование их в качестве источников доказательств по делу об административном правонарушении;

– необходима экспертиза (исследование) документов, иных носителей информации в целях установления их подлинности.

В связи с этим требование документов для проведения проверки может быть адресовано проверяемому субъекту только в пределах сроков проводимой проверки. Любые требования о предоставлении документом за период свыше периода, за который проводится проверка, являются незаконными. В таком случае проверяемый субъект имеет законные основания не выполнять требования проверяющих о предоставлении документов за период, не связанный с проверяемым (абз. 6 п. 7 Положения № 510). Соответственно, и изъятие документов за период, не относящийся к проверяемому, является незаконным.

Постановление об изъятии документов

Изъятие документов, иных носителей информации налоговыми органами осуществляется на основании постановления налогового органа, подписанного его руководителем (заместителем руководителя).

Так, проверяющий вправе подписать постановление об изъятии документов и иных носителей информации в случае, если имеются безусловные основания полагать, что оригиналы документов, иные носители информации будут уничтожены, сокрыты, исправлены или заменены (ч. 1 п. 3 ст. 79 НК, ч. 1 п. 42 Положения № 510).

Такие предположения могут возникнуть у должностного лица налогового органа в случаях, когда документы:

– оформлены с нарушением требований законодательства;

– содержат недостоверные сведения;

– отражают движение товарно-материальных ценностей (поступление, выбытие), в то время как эти ценности остались без движения или отсутствуют.

Факт ознакомления с постановлением удостоверяется подписью обязанного лица на постановлении. В случае отказа обязанного лица от ознакомления с постановлением и (или) подписи данный факт удостоверяется на постановлении подписями не менее двух понятых.

Если документы (их копии) в соответствии с законодательством не должны находиться в месте проверки, то проверяющий (руководитель проверки) обязан установить разумный срок (не менее двух рабочих дней) для их представления. Это прямо предусмотрено нормами абз. 4 п. 4 Положения № 510.

Изъятие документов, иных носителей информации производится в присутствии плательщика или его представителя, а в случае их отсутствия – в присутствии не менее двух понятых. Изъятые документы, иные носители информации перечисляются и описываются в акте изъятия (прилагаемых к нему описях), копия которого вручается под роспись или направляется почтой плательщику или его представителю (ч. 2 п. 3, п. 4 ст. 79 НК, п. 41, ч. 2 п. 42 Положения № 510).

Копии изымаемых документов и иных носителей информации плательщик изготавливает за свой счет (ч. 2 п. 3 ст. 79 НК, абз. 7 ч. 1 п. 8 Положения № 510).

Акт изъятия документов

Изымаемые документы перечисляются и описываются в акте изъятия документов и прилагаемых к нему описях (при изъятии большого объема документов) с точной их характеристикой (наименование, дата составления, номер и количество листов документа, указание на то, что изъят оригинал документа (его копия), и т.д.).

При отказе обязанного лица от получения копии акта изъятия и описей к нему в акте изъятия делается соответствующая отметка, которая удостоверяется подписями понятых. В таком случае копия акта изъятия и описей к нему высылается обязанному лицу заказной почтой с уведомлением. При изъятии документов обязанному лицу может быть предоставлена возможность изготовления копий документов, которые остаются у него вместо изъятых оригиналов, о чем делается отметка в акте изъятия. Копии изготавливаются обязанным лицом одновременно с изъятием документов.

Акт изъятия и описи к нему составляются по месту изъятия документов. При невозможности составления описей по месту изъятия документов (информации), в т.ч. из-за большого их объема, они могут быть составлены отдельно от акта изъятия по месту нахождения контролирующего (надзорного) органа. В таком случае изымаемые документы (информация) помещаются в упаковку, которая опечатывается и снабжается бирками с подписями проверяющего, производящего изъятие, и обязанных лиц (при их отсутствии – подписями понятых). Как правило, в таких случаях уполномоченному представителю проверяемого субъекта предлагается явиться в установленное время для участия в процедуре составления описей изъятых документов (информации), о чем делается соответствующая отметка в акте изъятия. Отметим, что вскрытие упаковки для составления описей производится в присутствии уполномоченного лица проверяемого субъекта.

В случае отказа (несогласия) уполномоченного лица проверяемого субъекта от участия в процедуре составления описей изъятых документов, иных носителей информации вскрытие упаковки и описи изъятых документов и иных носителей информации производятся проверяющим в присутствии не менее двух понятых, о чем делается отметка в описи.

Проверка расчетным методом

В случае непредставления документов, необходимых для проверки правильности, полноты и своевременности исчисления и уплаты налогов, налоговые органы проводят проверку расчетным методом на основании сведений о юридических лицах и ИП, осуществляющих аналогичные виды деятельности.

В акте проведенной расчетным методом проверки делается запись о том, что суммы налогов, определенные вышеуказанным методом, налоговый орган пересмотрит только при условии, что плательщик (иное обязанное лицо) восстановит бухгалтерский, налоговый учет и представит документы бухгалтерского, налогового учета и (или) другие документы, связанные с налогообложением, но не позднее месяца со дня вручения (направления) плательщику (иному обязанному лицу) или его представителю акта проверки.

Возврат изъятых документов

Если документы, необходимые для проведения проверки, изымались по акту изъятия, по окончании проверки их возвращают проверяемому субъекту.

Вместе с тем контрольная (надзорная) деятельность осуществляется в соответствии с принципами законности проведения и оформления результатов проверки, в т.ч. законности действий (бездействия) проверяющих, а также ответственности контролирующих (надзорных) органов, их должностных лиц за нарушение законодательства при осуществлении контроля (надзора) (п. 3 Положения № 510).

Контролирующие (надзорные) органы и проверяющие обязаны соблюдать законодательство, права и законные интересы проверяемых субъектов (п. 6 Положения № 510).

Исходя из изложенного невозврат проверяющими документов – как представленных проверяемым субъектом по акту приема-передачи, так и изъятых при проведении проверки – является незаконным и может обжаловаться в порядке, установленном п.п. 78, 79 Положения № 510.

В случае признания действий проверяющих незаконными нарушенные права проверяемого субъекта восстанавливаются в полном объеме, а виновные должностные лица привлекаются к дисциплинарной ответственности.

Передача материалов проверки в органы уголовного преследования

Налоговые органы при выявлении в ходе проверки фактов причинения вреда, необоснованного списания денежных средств и товарно-материальных ценностей в размере более 1000 базовых величин на момент причинения вреда, совершения финансово-хозяйственной операции, а при длящемся правонарушении – на момент его окончания (составления акта проверки), а также при выявлении иных фактов, указывающих на признаки преступления, передают материалы проверки в органы уголовного преследования (п. 76 Положения № 510).

К этим материалам могут прилагаться свидетельствующие о совершении нарушений законодательства подлинники или копии документов бухгалтерского учета, иных документов, в т.ч. тех, которые хранились на машинных носителях в электронном виде.

По мотивированному запросу органа уголовного преследования контролирующий (надзорный) орган обязан представить копии имеющихся у него дополнительных материалов, необходимых для принятия решения.

В таком случае невозврат переданных либо изъятых для проверки документов не является незаконным и не может рассматриваться как нарушение законных прав и интересов проверяемого субъекта.

Автор публикации: Наталья ЗВОРОНО, член правления, эксперт Ассоциации налогоплательщиков, советник адвокатского бюро «Горецкий и партнеры»