Использование личного имущества работника для нужд нанимателя

Часто в организациях возникает необходимость использования автомобиля, телефона, компьютера и другого личного имущества работника для нужд нанимателя.

Оформить использование личного имущества работника для нужд нанимателя можно двумя способами.

1) в соответствии с трудовым законодательством;

2) в соответствии с гражданским законодательством (см. таблицу).

Сравнительная таблица основных отличий

Правовое регулирование	Трудовое законодательство	Гражданское законодательство
Правовое регулирование	Статья 106 Трудового кодекса (далее – ТК)	Главы 34 и 36 Гражданского кодекса
Оформление отношений сторон (варианты)	1. Включение условия об использовании личного имущества работника для нужд нанимателя в трудовой договор. 2. Заключение дополнительного соглашения к трудовому договору, дополняющего трудовой договор указанным условием. 3. Заключение отдельного соглашения между работником и нанимателем об использовании личного имущества работника для нужд нанимателя. 4. Приказ нанимателя о выплате работнику компенсации за износ имущества, если оно фактически использовалось работником для нужд нанимателя с ведома последнего.	1. Заключение договора аренды имущества работника, по которому работник является арендодателем, а наниматель арендатором. 2. Заключение договора безвозмездного пользования имуществом работника, по которому работник является ссудодателем, а наниматель ссудополучателем.
Право владения и пользования имуществом работника	Не переходит к нанимателю	Переходит к нанимателю
Возможность использования работником имущества в личных целях	Работник может продолжать использовать имущество в личных целях	Работник в период нахождения имущества в аренде или безвозмездном пользовании не может использовать имущество в личных целях
Выплаты работнику в связи с использованием его имущества для нужд нанимателя	Компенсация за износ (амортизацию) имущества	В случае заключения договора аренды работнику выплачивается арендная плата

Определенные требования законодательства наниматель обязан соблюдать независимо от того, на каком основании он использует личное имущество работника. В частности, это проведение предрейсовых и иных медицинских обследований водителей механических транспортных средств, самоходных машин.

Предрейсовые и иные медицинские обследования водителей механических транспортных средств, самоходных машин проводятся^1:

1) юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, осуществляющими деятельность в области автомобильного транспорта, основанную на специальном разрешении (лицензии);

2) юридическими лицами, осуществляющими деятельность по подготовке, переподготовке и повышению квалификации водителей механических транспортных средств, самоходных машин и лиц, обучающих управлению ими.

В трудовом законодательстве возможность использования имущества работника и выплаты нанимателем компенсации за износ такого имущества предусмотрена ст. 106 ТК. Согласно данной статье работники, использующие свои транспортные средства, оборудование, инструменты и приспособления для нужд нанимателя, имеют право на получение за их износ (амортизацию) компенсации, размер и порядок выплаты которой определяются по договоренности с нанимателем. Применительно к работникам-надомникам ч. 3 ст. 306 ТК определяет, что в тех случаях, когда работник-надомник использует свои инструменты, оборудование, механизмы и приспособления, ему выплачивается за их износ компенсация (амортизация), размер и порядок выплаты которой определяются по договоренности с нанимателем.

Обязательные условия при оформлении использования личного имущества работника для нужд нанимателя:

1) работник должен состоять в штате организации, т.е. работать по трудовому договору, в т.ч. по совместительству. Лица, не состоящие в трудовых отношениях с нанимателем (участники хозяйственного общества, собственник имущества унитарного предприятия, физические лица, выполняющие работы в организации по гражданско-правовым договорам), не имеют права на выплату компенсации в соответствии со ст. 106 ТК;

2) имущество должно использоваться работником в процессе выполнения им своих трудовых обязанностей. Если предполагается использование имущества другими работниками, то передача имущества нанимателю должна осуществляться по договору аренды или безвозмездного пользования в соответствии с гражданским законодательством;

3) имущество, которое работник использует для нужд нанимателя, должно принадлежать работнику на праве собственности или ином законном основании (например, по договору аренды, договору безвозмездного пользования, доверенности);

4) использование личного имущества работника для нужд нанимателя должно быть необходимым для надлежащего выполнения работником его трудовых обязанностей.

Работник может использовать личное имущество для нужд нанимателя как по основному месту работы, так и по месту работы по совместительству. В этом случае работник имеет право на выплату компенсации в соответствии со ст. 106 ТК от обоих нанимателей.

Практическая ситуация: в процессе выполнения работником трудовых обязанностей у него возникает непредвиденная необходимость использовать личное имущество для нужд нанимателя при отсутствии соответствующего письменного соглашения между сторонами.

В этом случае компенсация в соответствии со ст. 106 ТК может быть выплачена работнику на основании приказа нанимателя. Работник имеет право на компенсацию в соответствии со ст. 106 ТК при условии, что использование имущества осуществлялось с ведома нанимателя и при отсутствии возражений с его стороны.

Алгоритм оформления выплаты компенсации работнику в рассматриваемом случае включает следующие действия:

1) подача работником заявления о выплате ему компенсации за износ (амортизацию) его имущества в связи с его использованием для нужд нанимателя;

2) издание нанимателем приказа о выплате компенсации.

Оформление выплаты компенсации приказом нанимателя удобно и целесообразно также в случаях, если работник использует личное имущество для нужд нанимателя не систематически, а время от времени.

Систематическое использование

Регулярное использование личного имущества работника для нужд нанимателя по предварительной договоренности сторон оформляется путем подписания соглашения о таком использовании, содержащего условия о порядке выплаты и размере компенсации за износ имущества, выплачиваемой работнику. Данное соглашение может быть подписано в форме дополнительного соглашения к трудовому договору или отдельного соглашения. Если размер компенсации не будет одинаковым каждый месяц (в связи с неодинаковым количеством случаев использования личного имущества работника для нужд нанимателя и по другим причинам), условиями соглашения может быть предусмотрено, что размер компенсации за каждый месяц определяется в соответствии с приказом нанимателя и (или) актом, подписываемым обеими сторонами.

В соглашении об использовании личного имущества работника для нужд нанимателя необходимо предусмотреть следующие условия:

1) наименование имущества, используемого для нужд нанимателя, и другие его характеристики, позволяющие однозначно идентифицировать данное имущество;

2) цель использования имущества, соответствующая характеру трудовых обязанностей работника;

3) сумма компенсации, выплачиваемой работнику за износ (амортизацию) имущества, и порядок ее выплаты. При этом следует учитывать, что компенсация может выплачиваться только в случае фактического использования имущества работника для нужд нанимателя. В частности, компенсация не может выплачиваться за период нахождения работника в отпуске, его временной нетрудоспособности и т.д.;

4) иные условия при необходимости: срок использования имущества для нужд нанимателя, основания прекращения его использования и др. При этом срок использования имущества не может превышать срок действия срочного трудового договора, а безусловным основанием прекращения действия соглашения об использовании имущества должно быть увольнение работника.

К соглашению об использовании личного имущества работника для нужд нанимателя при необходимости прилагаются некоторые документы. Набор таких документов зависит от характера имущества, используемого для нужд нанимателя. В частности, к соглашению прилагаются копии документов, подтверждающих право собственности работника на имущество или иное законное основание владения и пользования имуществом, других документов, относящихся к имуществу, расчет суммы компенсации за износ (амортизацию) имущества и др.

Например, в случае использования личного автомобиля работника для нужд нанимателя к соглашению прилагаются копии свидетельства о регистрации транспортного средства, сертификата о прохождении государственного технического осмотра транспортного средства, документа, подтверждающего заключение договора обязательного страхования гражданской ответственности владельцев транспортных средств.

Таким образом, алгоритм оформления выплаты работнику компенсации за износ (амортизацию) имущества при его систематическом использовании для нужд нанимателя включает следующие действия:

1) заключение соглашения между работником и нанимателем об использовании личного имущества работника для нужд нанимателя;

2) издание нанимателем приказа об установлении работнику компенсации за износ (амортизацию) имущества. При необходимости нанимателем ежемесячно издаются приказы о выплате компенсации и (или) сторонами подписываются акты к соглашению, которыми определяется размер компенсации.

Обратите внимание: при увольнении работника все выплаты, причитающиеся ему от нанимателя на день увольнения, производятся не позднее дня увольнения. Если работник в день увольнения не работал, то соответствующие выплаты должны быть произведены не позднее следующего дня после предъявления им требования о расчете². Речь идет обо всех выплатах, причитающихся работнику, в т.ч. о компенсации за износ (амортизацию) личного имущества работника, использованного для нужд нанимателя.

Таким образом, при увольнении работника указанная компенсация в размере, рассчитанном исходя из даты увольнения, должна быть выплачена работнику в сроки, указанные в ч. 1 ст. 77 ТК.

В случае невыплаты по вине нанимателя в установленные сроки причитающихся на день увольнения сумм выплат работник имеет право взыскать с нанимателя средний заработок за каждый день их задержки, а в случае невыплаты части суммы – пропорционально невыплаченным при расчете денежным суммам^3.

¹Часть 11 ст. 23 Закона от 05.01.2008 № 313-З «О дорожном движении».

²Часть 1 ст. 77 ТК.

³ Статья 78 ТК.

Авторы публикации:

Елена ГАДЛЕВСКАЯ, юрист