Использование копий первичных учетных документов в формате PDF

Сегодня для подтверждения хозяйственных операций используются разные способы обмена документами. Например, мой контр­агент поставил на договоре факсимиле и отправил мне его в формате PDF, а я переслал ему в PDF акт со своей отсканированной подписью. Или я собственноручно поставил под договором подпись, сканировал его и выслал договор и акт другой стороне. Но признают ли эти документы в случае возникновения спора?

Читателю следует ознакомиться с п. 1 ст. 161 Гражданского кодекса (ГК), согласно которому сделка в простой письменной форме совершается путем составления текстового документа, включая документ в электронном виде (в т.ч. электронный документ), выражающего ее содержание, который подписан лицом или лицами, совершающими сделку, либо уполномоченными ими лицами.

Не будем полностью цитировать определение, но на его основании можно сделать вывод, что все вышеприведенные в вопросе читателя варианты могут применяться участниками гражданско-правовых отношений с учетом следующего:

– документ должен быть подписан лицом, совершающим сделку либо уполномоченным на это должным образом;

– выбранный способ подписания позволяет достоверно установить, что документ подписан именно этим лицом (точность воспроизведения подписи лица);

– сторонами согласован способ подписания (оговорка в договоре, контракте, акте) либо согласование отсутствует и применяются нормы законодательства;

– способ подписания не противоречит законодательству (порядок подписания конкретного документа прописан в нормативном акте).

Например, лицо, уполномоченное должным образом на проставление факсимиле с подписью директора, подписывает договор поставки таким образом, сканирует его и отправляет по электронной почте. В свою очередь контрагент подписывает собственноручно распечатанный договор поставки. Документ будет признан подписанным, если у второй стороны не возникнет сомнения в том, что проставленное факсимиле выражает волю лица, чья подпись воспроизведена, а также если в договоре не будет указано, что он признается заключенным после подписания его сторонами, скрепления печатью либо обмена оригиналами документов.

Будут ли иметь силу такие докумен­ты в суде? Оценку всех обстоятельств даст суд. Но стороны также могут и сами включить в договор пункт о том, что они признают юридическую силу таких документов. Тогда суд должен принять их как доказательства в соответствии с ч. 2 ст. 84 ХПК. Если договор не содержит подобных оговорок, то сканированные документы суд может рассматривать лишь как копию бумажного документа.

Кроме того, следует использовать для пересылки документов e-mail, прямо указанный в договоре. Тогда доказать обоснованность таких документов будет проще.

Данные требования применимы как к внутриреспубликанским, так и к внешнеэкономическим сделкам.