$

2.1177 руб.

2.4600 руб.

Р (100)

3.2257 руб.

Ставка рефинансирования

10.00%

Инфляция

0.10%

Базовая величина

24.50 руб.

Бюджет прожиточного минимума

213.67 руб.

Тарифная ставка первого разряда

35.50 руб.

Консультации

Инструменты Excel для экономистов и бухгалтеров

16.03.2018

Каждый специалист в определенный момент начинает задумываться о возможных способах упрощения своей работы. Что может облегчить профессиональную деятельность экономиста или бухгалтера, большую часть которой составляет обработка и анализ числовых данных?

В век технологий существует множество компьютерных программ, способных справиться с этой задачей. Пожалуй, одним из наиболее простых, универсальных и удобных инструментов является приложение Microsoft Excel, в котором профессионалы смогут найти разные варианты упрощения своих рутинных задач.

В основном данная программа рассчитана на пользователей с минимальным уровнем подготовки, хотя у нее есть и «продвинутые» возможности, которые позволяют в значительной мере автоматизировать обработку табличных данных.

Предлагаем начать наше знакомство с функционалом программы не с возможностей различного представления таблиц, которые чисто визуально уже помогут навести порядок в данных, а с наиболее важной части с точки зрения работы экономиста – проведения расчетов различных значений и их анализа.

С опорой на математику и программу

Стандартные вычисления и сравнения числовых данных в Excel можно осуществлять двумя способами.

Во-первых, с помощью арифметических операторов, известных всем из школьного курса:

– сложение (+) / вычитание (-);

– умножение (*) / деление (/);

– возведение в степень (^).

Во-вторых, используя функции, заложенные разработчиками Excel в программе.

Зная математику всего лишь на базовом уровне, в Excel уже можно выполнять различные экономические вычисления.

В качестве примера возьмем расчеты, с которыми сталкивается, пожалуй, большинство экономистов – калькуляция себестоимости и определение отпускной цены товара.

Предположим, у нас есть ряд данных для расчетов – естественно, в каждой организации они будут своими, поэтому ограничимся условными (см. табл. 1).

Таблица 1

Статьи

Данные

1

Сырье и материалы (СиМ), руб.

100

2

Возвратные отходы, %

5% от СиМ

3

Топливо и энергия, руб.

23

4

Основная заработная плата (ЗП)

производственных рабочих, руб.

55

5

Дополнительная ЗП производственных рабочих, руб.

10% от основной ЗП рабочих

6

Отчисления из ЗП производственных рабочих, руб.

35%

7

Общепроизводственные расходы, руб.

15% от ЗП рабочих

8

Общехозяйственные расходы, руб.

20% от ЗП рабочих

9

Прибыль, %

6,5% от полной себестоимости

10

НДС

20% от оптовой цены

На основе данных таблицы произведем калькуляцию себестоимости и рассчитаем отпускную цену, пользуясь обычными математическими фор­мулами:

1) возвратные отходы = 100 x 0,05 = 5 BYN;

2) дополнительная ЗП = 55 x 0,1 = 5,5 BYN;

3) отчисления из ЗП = (55+5,5) x 0,35 = 21,2 BYN;

4) общепроизводственные расходы = (55+5,5) x 0,15 = 9,1 BYN;

5) общехозяйственные расходы = (55+5,5) x 0,2 = 12,1 BYN;

6) полная себестоимость = 100+5+23+55+5,5+21,2+­   9,1+12,1= 230,9 BYN;

7) прибыль = 230,9 x 0,065 = 15 BYN;

8) оптовая цена товара = 230,9 + 15 = 245,9 BYN;

9) НДС = 245,9 x 0,2 = 49,2 BYN;

10) отпускная цена товара = 245,9 + 49,2 = 295,1 BYN.

Теперь рассмотрим, как также просто производить подобные вычисления в Excel.

Вначале обратим внимание на некоторые особенности работы с программой.

1. Формула может вноситься сразу в ячейку, в которой осуществляется расчет, либо, выбрав необходимую ячейку, в строку формул (см. табл. 2).

Таблица 2

2. Ввод функции начинается со знака «=».

3. В формулах могут использоваться как цифры, так и ссылки на ячейки, содержащие числовые значения, а также их комбинации. Удобство применения ссылок при вычислениях заключается в автоматическом пересчете формул при изменении значений в ячейке.

4. После внесения формулы необходимо нажать «Enter» для ее вычисления.

Продемонстрируем, как выглядят калькуляция себестоимости и расчет отпускной цены в Excel (см. табл. 3).

Таблица 3

Таким образом, в табл. 3 мы видим итоговые значения, а также формулы для их расчетов с использованием как цифр, так и ссылок на ячейки.

Минимум формализма и формул

Подобным способом c помощью обычных арифметических операторов в Excel можно осуществлять абсолютно любые экономические расчеты. Но чем же отличаются возможности расчетов в программе от обычного калькулятора?

Одним из основных отличий является еще один способ вычислений, упомянутый ранее, а именно использование формул, которые разработчики заботливо зафиксировали в программе, существенно упростив тем самым работу пользователя Excel.

В программе представлен широкий выбор функций, разбитый по блокам области их применения: начиная от общих (текстовых, математических, логических) и заканчивая специальными формулами (статические, инженерные, финансовые). Увидеть полную Библиотеку функций можно, перейдя на вкладку Формулы.

Всего их в программе более 400, но для эффективной работы в программе на самом деле не нужно запоминать и 10%. К тому же по каждой из приведенных формул в программе есть справка, которая в нужный момент может прийти на помощь и напомнить, в т.ч. продемонстрировав на примере, как использовать функцию.

Ввод формул осуществляется тем же способом, что и при арифметических расчетах, однако добавляется возможность выбора необходимой функции из библиотеки. Необходимо лишь ввести «=», а далее выбрать интересующую нас формулу и заполнить в ней данные согласно структуре.

Для начала рассмотрим самые простые, но при этом наиболее часто используемые формулы для экономических расчетов и анализа данных: СУММ, СЧЁТ, СРЗНАЧ, МАКС, МИН.

1. Функция СУММ. Для подведения экономических итогов, пожалуй, эта функция используется наиболее часто. Она может помочь рассчитать как сумму отдельных чисел, так и сумму значений в одном или нескольких диапазонах данных.

Структура записи: СУММ (ячейка/диапазон 1; ячейка/диапазон 2; …).

Пример использования: вернемся к нашему примеру калькуляции себестоимости. Так, при вычислении полной себестоимости можно было не вносить сумму множества слагаемых, а применить формулу СУММ.

Функция в данном случае выглядела бы так: =СУММ (С3:С10).

2. Функция СЧЁТ. Данная формула посчитывает количество ячеек, содержащих числовое значение. Можно производить подсчет в одном или нескольких диапазонах, а также в массивах данных.

Структура записи: СЧЁТ (ячейка/диапазон 1; ячейка/диапазон 2; …).

Пример использования: предположим, у нас есть данные по отгрузкам за месяц в разрезе клиентов с указанной стоимостью. Для расчета количества отгрузок, совершенных в данном периоде, может применяться функция СЧЁТ, где диапазоном анализа выступит столбец с суммами товаров.

3. Функция СРЗНАЧ. Является очередным примером помощи разработчиков Excel, заменяющей комбинацию формул СУММ и СЧЁТ для расчета среднего арифметического значения аргументов. Для вычислений могут использоваться как отдельные числа, так и диапазоны значений.

Структура записи: СРЗНАЧ (ячейка/диапазон 1; ячейка/диапазон 2; …).

Пример использования: продолжим анализ отгрузок. Для определения средней стоимости мы можем применить данную формулу, где диапазоном для расчета будет выступать стоимость отгрузок товаров.

4. Функции МИН / МАКС. Данные формулы помогают анализировать данные, упрощая поиск минимального и максимального значения из отдельных чисел или диапазонов значений.

Структура записи: МИН (ячейка/диапазон 1; ячейка/диапазон 2; …); МАКС (ячейка/диапазон 1; ячейка/диапазон 2; …).

Пример использования: предположим, используя наш пример, что мы также хотим проанализировать диапазон, в котором изменялась стоимость отгрузок в течение месяца. Таким образом для поиска минимального значения нам пригодится формула МИН, а для максимального – МАКС. В обоих функциях данными для анализа будут выступать суммы отгрузок.

* * *

Мы рассмотрели, так скажем, первооснову Excel, необходимую экономисту или бухгалтеру, который зачастую должен выполнять его функции, для использования этой программы в своей работе. Даже с помощью этих наиболее простых, базовых функций вы можете существенно облегчить свою работу с расчетами и анализом данных.

В дальнейшем мы рассмотрим более сложные, но при этом очень полезные для вашей работы формулы, а также некоторые другие возможности про­граммы.

Автор публикации: Валерия СТОЯНОВА, бизнес-аналитик консультационной компании «Ключевые решения» www.krconsult.org