Готовим документы ликвидируемой организации к сдаче в архив

Инструкция для ликвидатора

Одним из условий исключения юридического лица из Единого государственного регистра юридических лиц и индивидуальных предпринимателей (ЕГР) является предоставление архивом сведений о сдаче на хранение документов, в т.ч. по личному составу, подтверждающих трудовой стаж и оплату труда работников субъекта хозяйствования (п. 16 Положения о ликвидации (прекращении деятельности) субъектов хозяйствования, утв. Декретом от 16.01.2009 № 1 (далее – Положение)).

Согласно ст. 13 Закона от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» архивы в РБ создаются в виде:

1) государственных архивов. К ним, в частности, относятся рес­публиканские, областные (г. Минс­ка) и зональные архивы. Система государственных архивных учреждений утверждена постановлением Совмина от 20.03.2012 № 243;

2) территориальных (городских или районных) архивов, которые создаются местными исполнительными и распорядительными органами;

3) архивов государственных органов, иных организаций, создаваемых по решению их руководителей.

Согласно п. 358 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 143 (далее – Правила № 143), при ликвидации организации образовавшиеся в ее деятельности документы и дела передаются в архивные учреждения согласно таблице.

 

Организация	Документы и дела	Архивное учреждение
Являющаяся источником комплектования государственного архива	Постоянного хранения	Государственный архив
	Временного хранения, в т.ч. по личному составу	Территориальный (городской или районный) архив
		Архив вышестоящей организации (учредителя (участника))
Не являющаяся источником комплектования государственного архива	Все документы и дела	Территориальный (городской или районный) архив
		Архив вышестоящей организации (учредителя (участника))

 

При передаче документов в архив вышестоящей организации (учредителя (участника)) такая организация в течение трех рабочих дней после передачи документов представляет в территориальный (городской или районный) архив сведения о видах принятых документов, в т.ч. по личному составу, и сроках их хранения. Указанные сведения фиксируются в справке по форме согласно приложению 70 к Правилам № 143 (п. 359 Правил № 143).

На практике большинство ликвидируемых организаций являются средними и мелкими хозяйствующими субъектами, созданными физическими лицами. Такие организации не являются источником комплектования государственного архива, не имеют вышестоящих организаций, поэтому передают документы на хранение в территориальные (городские или районные) архивы.

Пункт 360 Правил № 143 определяет, что передача на хранение в территориальный (городской или районный) архив документов ликвидированной организации постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу осуществляется по законченным описям дел, оформленным в соответствии с требованиями глав 15–17 Правил № 143, а документов временного (до 10 лет) хранения с неистекшими сроками хранения – по номенклатурам дел и (или) описям дел. Однако практика сдачи документов в территориальные архивы зачастую расходится с требованиями Правил № 143. К примеру, не принимаются на хранение территориальными архивами документы временного (до 10 лет) хранения с неистекшими сроками хранения, хотя обязанность к их принятию и установлена в п. 360 Правил № 143. Из документов временного (свыше 10 лет) хранения принимаются только документы по личному составу, а также подтверждающие трудовой стаж и размер оплаты труда.

Оформление дел, описей дел для передачи в территориальный архив на практике также может иметь расхождения с требованиями Правил № 143. Более того, требования различных территориальных архивов к такому оформлению могут также отличаться. Так, несмотря на то, что главы 15-17 Правил № 143 преду­сматривают составление описей дел отдельно на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу, на практике в связи с небольшим количеством дел, передаваемых на хранение, их прием, как правило, осуществляется по одной описи, в которую включаются документы как постоянного хранения, так и по личному составу.

Ликвидаторам, прежде чем формировать дела для сдачи в архив и составлять описи дел, рекомендуется связаться с территориальным архивом, в который необходимо эти документы сдать, для получения исчерпывающей информации, которая поможет правильно сформировать дела для последующей передачи в этот архив.

 

Порядок передачи дел в архив

1. Отбор документов, подлежащих передаче в архив, и их группировка для формирования в дела.

Как правило, в территориальные архивы принимаются следующие документы ликвидируемых юридических лиц:

1) документы о создании и ликвидации организации:

– устав, включая все его редакции, изменения и дополнения к нему;

– учредительный договор при его наличии;

– копия свидетельства о регистрации (оригинал подлежит сдаче в регистрирующий орган для исключения из ЕГР (п. 13 Положения));

– протокол (решение) о ликвидации;

– ликвидационный баланс;

– протокол (решение) об утверждении ликвидационного баланса, если он не утвержден непосредственно собственником имущества или единственным участником (акционером);

2) годовые бухгалтерские балансы и все формы отчетности к ним – для организаций, ведущих бухгалтерский учет и предоставляющих бухгалтерскую (финансовую) отчетность;

3) годовые статистические отчеты по основным направлениям деятельности, за исключением отчетов в ФСЗН и РУП «Белгосстрах»;

4) протоколы общих собраний учредителей (участников, акционеров), решения учредителя (собственника имущества, единственного участника (акционера));

5) приказы по основной деятельности по следующим вопросам:

– о структурных изменениях в организации;

– по учетной политике вместе с самой учетной политикой;

– о введении штатного расписания;

6) штатные расписания;

7) приказы по личному составу со сроком хранения 75 лет: о приеме, перемещении, переводе, присвоении разрядов (категорий), увольнении, изменении тарифных ставок (окладов), должностных окладов, премировании, доплатах, длительных (более 30 дней) командировках, социальных отпусках (приказы о трудовых отпусках в архив не принимаются), изменении фамилии, исполнении обязанностей;

8) документы по начислению заработной платы: расчетные ведомости или лицевые счета, или расчетные листки, или книга по начислению заработной платы;

9) личные карточки уволенных работников (ф. Т-2), если полностью оформлены с двух сторон;

10) личные дела уволенных работников, если они были сформированы в соответствии с Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утв. постановлением Комитета по архивам и делопроизводству от 26.03.2004 № 2;

11) документы об аттестации рабочих мест по условиям труда;

12) невостребованные трудовые книжки, полностью заполненные (чистые и испорченные бланки трудовых книжек в архив не сдаются);

13) документы о несчастных случаях на производстве.

Документы, указанные в каждом пункте приведенного перечня, подлежат группировке в соответствующие дела (документы о создании и ликвидации, бухгалтерская (финансовая) отчетность, статистические отчеты по основным направлениям деятельности, протоколы общих собраний участников (акционеров) и решения собственника имущества (учредителя, единственного участника), приказы по основной деятельности, штатные расписания, приказы по личному составу, расчетные ведомости по заработной плате и т.д.).

2. Формирование дел из отобранных документов.

Целесообразно разложить документы по соответствующим стопкам для подшивки в папки и сложить их таким образом, каким они должны располагаться в папке:

1) из всех документов предварительно необходимо удалить металлические предметы (скобы, скрепки и т.п.);

2) расположить документы следует в хронологическом порядке: более ранний документ должен располагаться сверху, а более поздний – снизу;

3) документы в альбомной ориентации подшиваются в дела также в альбомной ориентации;

4) перед документами помещается чистый лист бумаги, за документами – лист-заверитель дела по установленной форме либо также чистый лист.

Если в скоросшивателях присутствуют металлические держатели, их требуется удалить. Некоторые территориальные архивы требуют выворачивать скоросшиватели на изнаночную сторону и наносить на них ручкой требуемую информацию (наименование организации, заголовки дел, даты начала и окончания дел и т.п.), некоторые – наклеивать на лицевую сторону скоросшивателей обложки дел по установленной форме, распечатанные на листах А4.

Каждая из стопок, в которые в правильном порядке ранее были разложены документы, вкладывается в скоросшиватель и прошивается нитками в четыре прокола. Расстояние между проколами должно быть не менее 5 см. Прошивка должна обеспечивать возможность свободного чтения текста и дат всех документов.

В сформированных таким образом делах необходимо пронумеровать листы. Листы нумеруются простым карандашом арабскими цифрами в правом верхнем углу лицевой стороны документов. Лист-заверитель дела и чистый лист не нумеруются.

3. Оформление описи дел.

Зачастую количество дел, передаваемых ликвидируемыми организациями в архив, не превышает 15, в связи с чем составляется одна опись, в которую включаются дела как постоянного хранения, так и по личному составу. В случае передачи на хранение свыше 15 дел оформляются две описи (дел постоянного хранения и дел по личному составу). Описи дел составляются по установленной форме.

К описи составляются историко-архивная справка и титульный лист по установленным формам. Историко-архивная справка представляет собой текст, в котором указываются следующие сведения:

1) даты создания и государственной регистрации организации, изменений и дополнений, внесенных в устав в хронологической последовательности;

2) сведения об учредителях;

3) задачи и функции организации, основные виды деятельности согласно уставу;

4) причина, основание и дата принятия решения о ликвидации, сведения о председателе ликвидационной комиссии (ликвидаторе);

5) документы, сформированные в дела и включенные в опись.

Опись дел составляется в трех экземплярах. Каждый экземпляр описи вкладывается в отдельный картонный скоросшиватель и прошивается с соблюдением тех же правил, что и дела, подлежащие передаче в архив. При этом в каждом картонном скоросшивателе прошиваются документы (листы) в следующей последовательности: чистый лист, историко-архивная справка, титульный лист описи дел по установленной форме, сама опись дел, лист-заверитель описи дел или также чистый лист. На картонный скоросшиватель согласно требованиям некоторых территориальных архивов наклеивается обложка описи по установленной форме, распечатанная на листе формата А4.

4. Сдача дел в территориальный архив и получение соответствующей справки.

Сформированные в изложенном порядке дела и описи дел передаются в территориальный архив в архивных коробках, которые можно приобрести в самих архивных учреждениях или специализированных магазинах.

При приеме на хранение документов территориальный архив выдает ликвидатору справку, которую необходимо представить в регистрирующий орган для исключения юридического лица из ЕГР. Законодательством представление такой справки для исключения из ЕГР не предусмотрено, однако для оперативности на практике она представляется в регистрирующий орган вместе с ликвидационным балансом и свидетельством о государственной регистрации.