Годовое собрание участников хозяйственного общества: отвечаем на вопросы читателей
Сергей Белявский
Сейчас идет подготовка к проведению годовых общих собраний участников/акционеров хозяйственных обществ, на которых утверждаются годовые отчеты, распределяются прибыль и убытки и т.д. Собрание должно состояться в срок, установленный уставом, но не позже трех месяцев после окончания отчетного года.
На вопросы читателей «ЭГ», возникшие в ходе подготовки к годовому собранию, отвечает Сергей БЕЛЯВСКИЙ, директор юридической фирмы ООО «Экономические споры», медиатор, председатель третейского суда.
Содержание сведений в решении о проведении собрания
Какие сведения, помимо указанных в ч. 1 ст. 38 Закона от 09.12.1992 № 2020-XII «О хозяйственных обществах» (далее – Закон № 2020-XII), целесообразно включать в решение о проведении годового собрания?
Как минимум, это может быть предлагаемый регламент проведения общего собрания.
Часть 1 ст. 38 Закона № 2020-XII содержит исчерпывающий перечень сведений по включению в решение о проведении годового общего собрания. В то же время согласно ч. 2 ст. 38 Закона № 2020-XII решение о его проведении может содержать и иные сведения, указание которых целесообразно в каждом конкретном случае.
Так, специалисты рекомендуют включать в решение сведения по утверждению регламента по порядку организации и проведения общего собрания участников общества. Утверждение регламента необходимо для того, чтобы правильно построить порядок проведения собрания.
Как показывает анализ судебной практики, неверно построенный порядок проведения собрания или неправильно сформулированные вопросы по его проведению зачастую приводят к оспариванию таких решений из-за нарушения прав участников.
Внесение изменений в решение о проведении
Можно ли внести изменения в решение о проведении годового собрания участников общества? Если да, то в какой его части? В какой срок?
В соответствии с ч. 1 ст. 40 Закона № 2020-XII лица, которые вправе участвовать в годовом собрании, могут письменно внести свои предложения в повестку дня. Предложения должны поступить в общество не позднее 30 дней после окончания отчетного года, т.е. не позднее 30 января. Иной срок может быть предусмотрен Уставом общества.
Порядок действий уполномоченного органа зависит от того, когда поступило предложение в повестку дня. Если до принятия решения о проведении годового собрания, то оно учитывается в этом решении. Если после – в повестку дня вносятся изменения, о чем уведомляются все участники собрания.
Если после принятия решения о проведении годового общего собрания уполномоченный орган принял решение о внесении изменений в повестку дня, то об этом он должен известить лиц, имеющих право на участие в собрании. Сделать это он может в срок, предусмотренный Уставом, но не менее чем за пять дней до его проведения. Порядок извещения предусматривается Уставом или самим органом (ст. 41 Закона № 2020-XII).
Других случаев возможности внесения изменений законодательством не предусмотрено.
Оформление проектов решений
Можно ли оформить повестку дня и формулировку проектов решений отдельным приложением?
На стадии подготовки к годовому общему собранию необходимо определить не только повестку дня, но и проекты решений (абз. 3 ч. 1 ст. 38 Закона № 2020-XII).
Проекты решений необходимо подготовить к каждому вопросу повестки дня собрания. Повестка дня годового общего собрания включает в себя перечень вопросов, по которым необходимо принять решения. Законодательством не закреплен срок и порядок формирования повестки дня собрания. Она формируется уполномоченным органом или иным лицом, созывающим общее собрание, по своему усмотрению, а также на основании предложений лиц, имеющих право на внесение предложений в повестку дня.
При формировании повестки дня каждое предложение в повестку дня следует отражать отдельным вопросом.
Повестка дня должна содержать исчерпывающий перечень конкретно сформулированных вопросов, выносимых на обсуждение. По общему правилу он остается неизменным (ст. 41 Закона № 2020-XII).
Вопросы повестки дня не должны обозначаться словами «иное», «разное» и иным способом, который не позволяет судить о том, какой конкретно вопрос предлагается рассмотреть.
Проекты решений по вопросам повестки дня годового собрания могут как приводиться в самом решении о его созыве и проведении, так и оформляться в виде отдельного приложения. Копии таких проектов решений направляются участникам собрания вместе с извещением о его проведении.
Определение даты и времени проведения
Что необходимо учитывать при выборе и определении даты и времени проведения годового собрания? Можно ли в связи с COVID-19 использовать дистанционные формы его проведения?
Годовое общее собрание участников общества проводится в срок, установленный Уставом, но не позднее трех месяцев после окончания отчетного года. Устав общества должен предусматривать точную дату или срок. Если в Уставе точная дата не установлена, то собрание должно быть проведено не позднее 31 марта после окончания отчетного года.
Лица, имеющие право на участие в общем собрании, извещаются о принятом решении о проведении собрания уполномоченным органом хозяйственного общества не менее чем за 30 дней до даты проведения, если Уставом общества не предусмотрен иной срок (ч. 1 ст. 39 Закона № 2020-XII).
Если в Уставе точная дата проведения годового собрания не указана, общество может каждый год назначать новую дату собрания.
Во избежание нарушений Закона № 2020-XII и Устава считаем целесообразным определить в Уставе конкретную дату проведения годового собрания. Это позволит избежать в дальнейшем нарушения данной нормы и оспаривания решений общих собраний.
В связи с распространением COVID-19 появляются предложения о проведении собрания в online-формате. Однако согласно Закону № 2020-XII общее годовое собрание проводится только в очной форме. Его участники должны находиться в одном помещении в одно и то же время.
Закон № 2020-XII не устанавливает запрета на проведение собрания в выходные и праздничные дни. Можно назначить его в выходной день не ранее 09.00 и не позднее 18.00 – это повысит явку участников.
Порядок ознакомления с информацией и документами хозяйственного общества
При подготовке к проведению годового собрания его участники имеют право знакомиться с определенной информацией (документами). Что следует понимать под порядком ознакомления с информацией (документами)?
Статьей 39 Закона № 2020-XII предусмотрено, что не менее чем за 20 дней до проведения годового общего собрания участников хозяйственного общества информация о деятельности этого общества за отчетный период должна быть доступна для ознакомления лицам, имеющим право на участие в собрании.
Информация должна содержать сведения, предусмотренные ч. 8 ст. 39 Закона № 2020-XII.
В Уставе общества могут быть названы конкретные документы, которые общество обязано предоставить участникам при подготовке к проведению собрания. Если Уставом они не предусмотрены, то такой перечень определяется, как правило, уполномоченным органом в каждом конкретном решении в зависимости от вопросов повестки дня.
С информацией о деятельности общества за отчетный период можно ознакомиться в местах, адреса которых указаны в извещении о проведении собрания. Это может быть ознакомление по месту проведения общего собрания; по юридическому адресу общества; по адресу, указанному в Уставе общества о проведении годовых собраний, с графиком ознакомления в будние дни с 09:00 до 13:00, с 14:00 до 17:00. В день проведения собрания с информацией можно знакомиться с 08:00.
Информация может быть представлена в населенном пункте, где преимущественно проживают все участники общества. Также уполномоченным органом общества могут направляться для ознакомления заверенные копии документов по почте.
Документы и информация о деятельности общества за отчетный период должны быть доступны лицам, принимающим участие в общем собрании, также во время его проведения (ст. 39 Закона № 2020-XII).
Если в Уставе общества точной даты проведения годового собрания нет, максимальный срок подготовки информации и документов – до 11 марта.
Порядок регистрации лиц
При подготовке к годовому собранию возникают споры: что следует понимать под порядком регистрации лиц, имеющих право на участие в годовом собрании, как она должна проводиться?
Годовое собрание начинается с регистрации его участников. Порядок регистрации необходимо в обязательном порядке включать в извещение о проведении собрания.
При проведении годового общего собрания регистрация лиц, имеющих право на участие в нем, осуществляется путем:
– установления личности лица, прибывшего для участия в общем собрании (участник предъявляет паспорт или иной документ);
– проверки документов лиц, подтверждающих полномочия на наличие права участвовать в годовом собрании;
– проставления подписи в списке лиц, зарегистрировавшихся для участия в годовом собрании (журнале регистрации), лицом, подтвердившим свое право на участие.
Закон № 2020-XII не содержит утвержденной формы журнала регистрации (списка). То есть общество вправе разработать такой журнал самостоятельно.
Как правило, регистрация проводится сотрудниками общества. Ее необходимо проводить в том же помещении, где будет проходить общее собрание, и в тот же день. Должно быть отведено достаточно времени, чтобы позволить участникам зарегистрироваться до начала собрания.
Лица, не прошедшие регистрацию, не вправе принимать участие в голосовании (ст. 43 Закона № 2020-XII).
Выбор места проведения
Что учитывать при выборе места проведения годового собрания? Где целесообразно провести годовое собрание и почему?
Законодательство не предусматривает требований к месту проведения годовых собраний участников общества. При этом нет ограничений по месту их проведения в иных населенных пунктах. Следовательно, собрание может состояться в любом населенном пункте – как по месту нахождения общества, так и вне места нахождения. Например, если все участники общества находятся в одном населенном пункте, а общество по юридическому адресу располагается в другом, то в целях экономии времени и денежных средств целесообразно провести собрание по первому адресу.
Не следует выбирать для проведения собрания места, куда сложно добираться. То есть надо учитывать возможность поездки как на личном, так и на общественном транспорте. Поездка не должна быть финансово затратной.
Доступ к месту проведения должен быть свободным. При выборе помещения следует ориентироваться на то, чтобы оно могло вместить всех участников общества.
