Главный бухгалтер увольняется: алгоритм действий

Главный бухгалтер – одна из ключевых должностей в любой организации. Поэтому его увольнение всегда связано с необходимостью проведения определенного рода проверок его деятельности и соблюдения законодательно установленных процедур. В этом заинтересованы как сам руководитель, так и главный бухгалтер, который приходит ему на смену. Игнорирование же этих механизмов может привести к негативным последствиям.

Передача дел от главного бухгалтера происходит в случае:

– прекращения с ним трудовых отношений по основаниям, предусмотренным ст.ст. 35, 36, 47 ТК¹;

– по инициативе нанимателя за нарушение работником возложенных на него трудовых обязанностей (подп. 2.10 п. 2 Декрета № 29²);

– по основаниям, признаваемым дискредитирующими обстоятельствами увольнения (п. 6 Декрета № 5^3);

– при его отстранении от работы по основаниям, предусмотренным ст. 49 ТК.

Справочно: при уходе главного бухгалтера в отпуск не осуществляется прием-передача дел, т.к. отпуск – это освобождение от работы (а не от должности) по трудовому договору на определенный период для отдыха и иных социальных целей (ст. 150 ТК).

 

Шаг 1. Организуйте прием-передачу дел

Руководитель организации дол­жен организовать передачу дел. В настоящее время данная процедура законодательно не определена. В связи с этим основанием для проведения приема-передачи дел является распорядительный документ по организации, где оговаривается вся процедура приема-передачи.

Передача дел может производиться на основании: приказа, распоряжения, указания, постановления, решения (п.п. 93–96 Инструкции № 4⁴).

Так, для передачи дел наниматель издает приказ, или распоряжение, где указаны:

– основания для проведения приема-передачи дел (основание – заявление, приказ на увольнение и т.п.);

– сроки ее проведения;

– лицо, ответственное за передачу дел и документов;

– лицо, ответственное за прием документов;

– иные лица, участвующие в приеме-передаче дел (представители вышестоящего органа, члены комиссии, аудиторы);

– дата, на которую должны быть завершены учетные процессы за истекший период (сформированы первичные документы, сделаны бух­галтерские записи, предоставлена бухгалтерская и налоговая отчетность, расчеты по уплате страховых взносов, статистическая отчетность и т.д.);

– распоряжение о передаче главным бухгалтером печати организации, иных печатей, штампов, ключей, электронной цифровой под­писи организации;

– лицо, осуществляющее конт­роль за исполнением приказа (руководитель организации или один из его заместителей).

Очень часто возникает вопрос: кто должен принимать документы от уходящего главного бух­галтера, если отсутствует потенциальный кандидат?

При отсутствии потенциального кандидата на должность главного бухгалтера возможна передача дел от главного бухгалтера как его заместителю, так и руководителю организации.

Важно не забывать и о необходимости проведения инвентаризации активов и обязательств в случае, если главный бухгалтер является материально-ответственным лицом, что предусмотрено п. 2 ст. 13 Закона № 57-З⁵. Соответственно, в этом случае передача дел должна быть проведена на дату окончания срока инвентаризации.

Пример. В случае, если бланки строгой отчетности хранятся у глав­ного бухгалтера и он является материально-ответственным лицом, необходимо провести инвентаризацию бланков строгой отчетности до момента оформления акта приема-передачи дел.

Справочно: должность главного бухгалтера в Перечне № 764⁶ от­сутствует.

 

Шаг 2. Оформите передачу дел актом

Прием и сдача дел оформляются актом в случае (п. 2 ст. 8 Закона № 57-З):

– назначения на должность и освобождения от должности главного бухгалтера организации;

– передачи по договору ведения бухгалтерского учета и составления отчетности организации или индивидуальному предпринимателю, оказывающим услуги по ведению бухгалтерского учета и составлению отчетности.

Справочно: ч. 4 ст. 200 БК⁷ предусмотрено, что при изменении сведений (смене главного бухгалтера), подлежащих включению в кар­точку с образцами подписей, владелец счета обязан незамедлительно уведомить банк, небанковскую кредитно-финансовую организацию и в месячный срок со дня изменения указанных сведений оформить новую карточку с образцами подписей в порядке, установленном законодательством РБ. В случае, если требующая замены карточка с образцами подписей в указанный срок не оформлена, банк или небанковская кредитно-финансовая организация отказывают в исполнении документов владельца счета по проведению расчетов до оформления новой карточки с образцами подписей.

 

Шаг 3. Правильно оформите акт

Акт – документ, составляемый комиссией (уполномоченными лицами или должностным лицом), подтверждающий установленные факты (например, приема-передачи материальных ценностей и др.) (п. 111 Инструкции № 4).

Акт должен содержать перечень принятых дел, книг, журналов и других бухгалтерских документов.

В случае выявленных несоответствий целесообразно в нем отметить установленные несоответствия, выявленные при приеме-передаче дел.

В акте могут быть отражены следующие сведения:

– порядок организации и ведения бухгалтерского учета в организации (положение (приказ) по учетной политике, первичные учетные документы, бухгалтерская и статистическая отчетность, налоговая отчетность, регистры бухгалтерского и налогового учета);

– состояние учета движения денежных средств (сведения о проведении инвентаризации денежных средств, документальное оформлении и отражение в учете поступления и выбытия денежных средств, акты проверки кассы и кассовых операций и т.д.);

– состояние расчетов организации (выписки банка, акты сверки взаимных расчетов, порядок ведения и состояние претензионно-­ис­ковой работы, наличие дебиторской и кредиторской задолженности, долговые обязательства, банковские кредиты, состояние задолженности по срокам погашения и др.);

– состояние учета основных средств (накладные, акты прима-передачи основных средств, отражающие поступление основных средств; сведения инвентаризации объектов, амортизация основных средств, установление сроков службы, полезного использования и т.д.);

– состояние расчетов с работниками предприятия (штатное расписание, данные о персонифицированном учете и т.д.);

– иные разделы по усмотрению руководителя.

К акту прилагаются любые справки проверки, пояснения, объяснения, служебные записки, иные документы, которые были составлены членами комиссии при передаче дел.

Акт подписывается передающей и принимающей сторонами, а если для выполнения этой процедуры создавалась комиссия, то членами этой комиссии. Акт подлежит утверждению руководителем.

 

Шаг 4. Издайте Приказ об увольнении

Приказом № 25⁸ унифицированы формы документации, применяемые при увольнении с работы.

Наниматель издает приказ об увольнении главного бухгалтера и обязан ознакомить его под роспись.

 

Шаг 5. Выдайте трудовую книжку и произведите расчет в установленные законодательством сроки

В последний день работы наниматель обязан увольняемому главному бухгалтеру выдать трудовую книжку и произвести окончательный расчет.

---

¹Трудовой кодекс (далее – ТК).

²Декрет Президента от 26.07.1999 № 29 «О дополнительных мерах по совершенствованию трудовых отношений, укреплению трудовой и исполнительской дисциплины».

³Декрет Президента от 15.12.2014 № 5 «Об усилении требований к руководящим кадрам и работникам организаций».

⁴Инструкция по делопроизводству в государственных организациях, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция № 4).

⁵Закон от 12.07.2019 № 57-З «О бух­галтерском учете и отчетности» (далее – Закон № 57-З).

⁶Примерный перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми нанимателем могут заключаться письменные договоры о полной материальной индивидуальной ответственности, утв. постановлением Совмина от 26.05.2000 № 764.

⁷Банковский кодекс.

⁸Приказ Департамента по архиву и делопроизводству Минюста от 14.05.2007 № 25.