Фильтруем должников. Зачем нужна корпоративная разведка?

Как обезопасить бизнес и обеспечить его рост с помощью грамотного управления дебиторской задолженностью? Ведь тогда компания защищена от недобросовестных партнеров, а вместе с тем и от финансовых потерь, кассовых разрывов и недостатка оборотных средств. Ольга МАЛИКОВА, руководитель службы взыскания долгов ООО «СТА Логистик», рассказывает, как эффективно выявлять и отсеивать потенциальных должников.

Работа с отсрочкой платежа – непременное условие во многих сферах бизнеса. Поэтому нужно сразу определить и установить «правила игры» для эффективного управления дебиторской задолженностью. Ведь если пустить этот вопрос на самотек, есть неизбежный риск вместо развития компании приобрести лишь безнадежные долги.

Проверка контрагентов – это необходимая часть управления дебиторской задолженностью. От того, насколько эффективно она выстроена, зависит ситуация с долгами и со списанием безнадежной дебиторской задолженности.

Первое, о чем надо позаботиться, – как сразу идентифицировать и не пустить в ваш бизнес недобросовестного партнера, отказать ему в со­трудничестве. Корпоративная раз­ведка, как фильтр, должна от­браковать все, что является «ток­сичным мусором» для вашей ком­пании.

Поиск и анализ необходимой для этого информации – корпоративная разведка – это отдельный, особый вид деятельности, к которому мы здесь обращаемся именно для того, чтобы избежать образования без­надежной задолженности.

 

Системно не значит сложно

Важен системный подход. Нет смысла проводить проверки ради проверок, когда один сотрудник выборочно и хаотично посмотрел одно, а другой что-то упустил или не посчитал нужным перепроверить.

Нужны не отдельные, бессвязные действия, а именно четкая, отстроенная система. Без технологии сложно говорить о наличии управления тем или иным процессом, и результат всегда будет сомнительным.

Сразу отметим, что нет «волшебной таблетки» от просроченной дебиторки. Я всегда предлагаю прикладные, работающие инструменты – «бери и делай». В каждой конкретной компании они могут быть применены по-разному.

 

С чего все начинается…

Это определение того, кто ваш клиент. Создайте и запишите Кон­цепцию клиента, от которой будут отталкиваться все, без исключения, сотрудники вашей компании.

Это шаг № 1. Например, она может звучать так: клиент – это лицо, заинтересованное в услугах вашей компании, способное рассчитаться по своим обязательствам в срок.

На нашем предприятии за это отвечает подразделение маркетинга. Его задача – разработать концепцию клиента и «отбраковывать» тех, кто ей не соответствует.

 

Что делаем дальше

Нужно определиться с количеством уровней системы и действующих лиц на каждом из уровней. В этом нам помогут 3 вопроса: Кто, что и когда проверяет? Это шаг № 2.

Я рекомендую создать многоуровневую систему. Она включает в себя разностороннюю проверку, под­держ­ку при сбое и фильтр.

 

Для чего эти сложности

Зачем нужны эти уровни? Эффективно и без сбоев может работать только отлаженная многоуровневая система, где разные сотрудники и подразделения проверяют клиента под разными углами. Если один из уровней вдруг даст сбой (ошибка, человеческий фактор и т.д.), то на других этапах он будет нивелирован.

 

Уровни проверки

Определяемся с уровнями системы корпоративной проверки. Это шаг № 3.

Рекомендуем проверить все регистрационные документы, репутацию потенциального клиента, отзывы о работе с ним других контрагентов, участие в судах в качестве ответчика. На практике мы в первую очередь проверяем, выступает ли эта организация в судах в роли ответчика, где истцами являются компании из нашей сферы деятельности.

Только после этого клиент считается «вхожим в компанию», и ему проставляется статус «активен» в корпоративной информационной сис­теме.

 

Разведка боем

То есть вкратце алгоритм наших действий выглядит так.

Мы в сжатом виде собираем ключевые данные о потенциальном партнере – точные реквизиты, продолжительность пребывания на рынке, анализ финансовой отчетности и расчет основных коэффициентов на ее основе, наличие филиалов и их география, сведения об учредителях и директоре.

Участию в судах уделяется особое внимание. Анализируется суть дел, при необходимости проводится телефонный контакт со второй стороной судебного процесса для выяснения деталей.

Потом наступает следующий этап. Мы рекомендуем во время первого контакта с потенциальным клиентом протестировать его. Точки контакта – это любое взаимодействие с компанией: телефонный звонок, встреча и т.п.

У нас за это отвечает подразделение продаж. Оно проверяет партнеров по определенным маркерам и полученную информацию вносит в корпоративную информационную систему. Например, при встрече с клиентом на его территории важно оценить офис (находится он в собственности или на правах аренды), сотрудников (пунктуальность, оп­рят­ность, культуру общения и т.д.).

Мы документируем такую проверку с помощью анкеты, разработанной с учетом нашей специфики. Задаем вопросы, например:

• Какие обстоятельства могут стать причиной неоплаты счетов нашей компании?
• Кто является лицом, принимающим решения по оплатам, есть ли его кон­такты?

Рекомендуем установить список таких вопросов и обязательно фиксировать в системе ответы на них. Это позволит создать еще более ясную картину о клиенте.

На финальном этапе в нашей компании подключается финансовая служба (далее – ФС). Она проводит тщательную и детальную проверку платежеспособности клиента.

ФС анализирует отчетность потенциального партнера, готовит аналитическую записку, где финансовое состояние клиента определяется исходя из общепринятых в экономической практике коэффициентов и показателей. Для удобства их выделяем цветом: в зоне риска – желтым, критические – красным, в нормативной зоне – зеленым раз­личной степени интенсивности.

 

Практические рекомендации

Проверяя клиента, мы изучаем все: дату регистрации, сферу деятельности, влияние на нее кризисных явлений, сезонности и др., историю участия в судебных процессах в качестве ответчика и истца, членство в ассоциациях и международных организациях. Совокупность данных помогает принять правильное решение по объему сотрудничества.

Изучая судебную историю, связываемся напрямую с истцом, для которого клиент выступает ответчиком по нашей сфере деятельности. По диалогу, эмоциям, подаче информации понимаем проблему и склад его характера по ведению подобных дел. Исходя из совокупности данных и нашего интереса к сотрудничеству, принимаем решение:

– акцептуем сотрудничество;

– акцептуем с оговорками (ограничения, маленький кредитный лимит на начальном этапе);

– акцептуем с обеспечениями;

– предлагаем старт нескольких отгрузок по предоплате для теста клиента;

– отказываем в сотрудничестве.

Подключив к проверке потенциального клиента все департаменты нашей компании, сводим вероятность ошибки к минимуму.

По итогам предыдущих этапов анализа служба взыскания долгов инициирует согласование кредитного лимита клиенту на кредитном совете.

В зависимости от величины кредитного лимита различается глубина проработки и оценки контрагента. Чем больше эта цифра и меньше история взаимодействия, тем выше требования к оценке.

Запрос бухгалтерской отчетности

Не нужно стесняться запросить у потенциального клиента бухгалтерскую отчетность: баланс и отчет о прибылях и убытках. Особенно это актуально для белорусских организаций (в РФ информация находится в открытом доступе на сайте Росстата).

Если белорусская организация отказывается, это может расцениваться как попытка скрыть убытки, ввести в заблуждение по поводу платежеспособности и финансового состояния в целом. Исключение могут составлять известные, брендовые компании, репутация и финансовое положение которых могут быть оценены по косвенным признакам.

Финансовая информация, которую мы получаем от наших клиентов, строго конфиденциальна, доступ к ней имеют только специально допущенные сотрудники ФС.

Тестовое сотрудничество

Начать взаимодействие можно с пары тестовых сделок, но ограждая компанию от финансовых потерь обеспечениями различного рода:

– предоплата на первые 2 отгрузки;

– минимально возможный кредитный лимит на первых порах сотрудничества.

После того, как мы убедились в порядочности и платежеспособности клиента, можно увеличивать объемы сотрудничества и кредитный лимит.

Как делаем мы

Мы никогда не начнем сотрудничество с клиентом, если видим, что он погряз в судах с транспортными компаниями, результаты его деятельности зафиксированы со знаком минус и нет положительной динамики, а директор либо учредитель были замечены в составе руководства ликвидированных и ставших банкротами компаний.

Также мы не продолжим сотрудничество с клиентом, который:

– не выдержал обещанную платежную дисциплину в период тестовых перевозок,

– имеет неоплаченные счета, вы­с­тавленные нашей компанией,

– в период сотрудничества с нами его судебная история набрала обороты, имеются исполнительные производства, а клиент негативно реагирует на запрос выслать финансовую отчетность и т.д.

В таких решениях нет места человеческому фактору, все правила проверки должны быть закреплены в регламентах компании. Мало того, должны быть назначены ответственные за их исполнение и санкции в случае пренебрежения или неисполнения правил.

В компании должно быть четкое понимание: если это не ваш клиент, с ним не будет работы.