Электронная регистрация юридических лиц через портал ЕГР: — пошаговый алгоритм действий

Субъекты хозяйствования все чаще применяют электронный документооборот при работе с государственными органами, особенно с соответствующими инспекциями по налогам и сборам. Но использовать электронные документы можно и для госрегистрации юридических лиц, а также изменений и дополнений, вносимых в уставы (учредительные договоры) юридических лиц, через веб-портал Единого государственного регистра юридических лиц и индивидуальных предпринимателей (ЕГР).

Схему возможностей портала ЕГР можно посмотреть по ссылке.

Портал ЕГР позволяет также подать уведомления об изменении местонахождения коммерческой или некоммерческой организации и о назначении (замене) руководителя (иного лица, уполномоченного в соответствии с учредительными документами действовать от имени организации).

 А подготовку документов для государственной регистрации коммерческой или некоммерческой организации (далее по тексту – регистрация) целесообразно начать с согласования ее наименования.

ШАГ 1. СОГЛАСОВАНИЕ НАИМЕНОВАНИЯ

Согласно п. 12. Положения о государственной регистрации субъектов хозяйствования, утвержденного Декретом Президента от 16.01.2009 № 1 "О государственной регистрации и ликвидации (прекращении деятельности) субъектов хозяйствования" (далее - Положение) до подачи в регистрирующий орган для госрегистрации документов, предусмотренных для этой процедуры, собственник имущества, учредители (участники) создаваемой коммерческой или некоммерческой организации должны:

• согласовать с регистрирующим органом наименование;
• определить предполагаемое местонахождение организации;
• принять решение о создании организации и подготовить ее устав (учредительный договор – для коммерческой организации, действующей только на основании учредительного договора).

Согласовать наименование для регистрации можно через портал ЕГР. Для этого нам не нужна электронная цифровая подпись (ЭЦП).

При согласовании наименования посредством портала заявление заполняется:

• физическим лицом, выступающим учредителем юридического лица;
• руководителем или иным лицом, уполномоченным в соответствии с учредительным документом или доверенностью действовать от имени этого юридического лица, если в качестве учредителя выступает юридическое лицо (п. 7 Положения).

Справочно: порядок согласования наименований коммерческих и некоммерческих организаций, а также требования к наименованиям этих организаций определены постановлением Совмина от 5.02.2009 № 154 «Об утверждении Положения о согласовании наименования коммерческих и некоммерческих организаций» и постановлением Минюста от 5.03.2009 № 20 «О согласовании наименований юридических лиц».

Переходим по ссылке на портале – в правом верхнем углу выделена красным цветом кнопка, позволяющая проверить свободно ли наименование, которое вы придумали для будущей компании, и предоставляющая для этого доступ к базе данных наименований юридических лиц, содержащихся в Едином государственном регистре юридических лиц и индивидуальных предпринимателей Минюста Беларуси.

На странице также приведены основные требования по использованию наименований юридических лиц и примеры, где разъясняется, что такое фирменное и сокращенное наименования, однако разработчикам следует усовершенствовать способ подачи этой информации, ее оформление и расположение, чтобы сделать ее более заметной.

Далее на странице указаны способы, с помощью которых мы можем представить пакет документов для согласования наименования, причем здесь уже все понятно и удобно.

Выбираем «С ПОМОЩЬЮ ВЕБ-ПОРТАЛА», после этого ниже появляется ссылка на заполнение заявления, а также важная справочная информация.

В частности, согласование наименования посредством портала не распространяется на следующие юридические лица:

• банки, небанковские кредитно-финансовые организации (Национальный банк Республики Беларусь);
• страховые организации, страховые брокеры, объединения страховщиков (Министерство финансов Республики Беларусь);
• коллегии адвокатов, адвокатские бюро, организации, обеспечивающие проведение медиации (Министерство юстиции Республики Беларусь);
• фонды (Министерство юстиции Республики Беларусь или главные управления юстиции облисполкомов, Минского горисполкома).

После того, как мы перешли по ссылке на заполнение заявления, нам необходимо его заполнить. Отметим, что электронная форма заявления о согласовании наименования удобна в использовании и, что самое главное, понятна.

Целесообразно воспользоваться возможностью электронного заявления и предложить сразу несколько вариантов наименований. Это позволит сэкономить время в том случае, если ваш приоритетный вариант наименования не согласуют, ведь следующее заявление о согласовании одним и тем же заявителем может быть направлено только после получения от регистрирующего органа ответа о результатах рассмотрения предыдущего.

Согласование наименования производится в той очередности, в которой наименования указаны в заявлении, до первого наименования, соответствующего требованиям, установленным законодательством.

Радует также наличие кнопки «заполнить полное и сокращенное наименование автоматически».

В случаях, установленных законодательством, к заполненному заявлению должны быть прикреплены документы в формате .pdf размером не более 5 мегабайт. Этими документами могут быть: доверенность, если заявление о согласование подает представитель от своего имени, или (и) разрешение на использование фамилий, псевдонимов известных лиц или наименований других юридических лиц.

Справка о согласовании (об отказе в согласовании) направляется по адресу электронной почты, указанном в заявлении, не позднее следующего рабочего дня с даты направления заявления.

Срок действия справки о согласовании наименования – 1 месяц со дня согласования наименования.

 

ШАГ 2. ПОЛУЧЕНИЕ ЭЦП

 

Регистрация через портал возможно ТОЛЬКО при наличии ЭЦП, которая представляет собой последовательность символов, являющуюся реквизитом электронного документа и предназначенную для подтверждения его целостности и подлинности – согласно абз.13 ст.1 Закона от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» (далее - Закон).

ЭЦП предназначена для удостоверения информации, которая содержится в электронном документе, а также для подтверждения подлинности и целостности такого документа (ч. 1 ст. 23 Закона).

• – это подписание документа действительной ЭЦП. Целостность документа означает, что после подписания ЭЦП в него не вносились изменения и (или) дополнения (абз. 8, 12 ст.1 Закона).

Чтобы подписать документ электронной цифровой подписью, необходимо иметь личный ключ ЭЦП. Он представляет собой последовательность символов, принадлежащую определенным организации или физическому лицу и используемую при выработке ЭЦП (абз. 4 ст. 1, ч. 2 ст. 23 Закона).

Существует также и открытый ключ ЭЦП. Он нужен для того, чтобы получатель электронного документа, подписанного электронной цифровой подписью, мог проверить ее достоверность. Он состоит из последовательности символов и соответствует конкретному личному ключу. Открытый ключ содержит в том числе информацию, которая позволяет однозначно идентифицировать лицо (юридическое, физическое или ИП), которое подписало документ с помощью ЭЦП. Открытый ключ доступен для любых организаций и физических лиц (абз. 7 ст. 1, ч. 5 ст. 26 Закона).

Получить все вышеуказанное можно в центрах регистрации РУП «Информационно-издательский центр по налогам и сборам» или региональных регистрационных центрах республиканского удостоверяющего центра ГосСУОК (далее - РУЦ). Процедура выдачи ЭЦП определяется Регламентом соответствующего центра. Как правило, процедура получения везде одинакова.

На сайте Национального центра электронных услуг размещена вся необходимая для получения ЭЦП информация, изложенная доступным языком, с приложением необходимых форм документов.

Так, при первом получении ЭЦП обязательно нужно пройти процедуру регистрации абонента (п. 3.2.1 Регламента РУЦ), в частности, необходимо:

• ознакомиться с Регламентом РУЦ и Политикой применения сертификатов открытых ключей.
• оплатить услугу РУЦ. Полное название услуги по регистрации - регистрация с выпуском сертификата и выдачей носителя ключевой информации.
• подготовить и подать в РУЦ документы для получения ЭЦП.
• ЛИЧНО получить в РУЦ личный ключ ЭЦП.

Что касается стоимости, то, к примеру, издание сертификата физического лица на 3 года с выдачей носителя ключевой информации (ПО для использования ЭЦП на USB-носителе) AvPass обойдется в 89 руб. 04 коп.

Издание сертификата юридического лица на 2 года с дополнительным атрибутным сертификатом для работы с системами ФСЗН (лучше приобретать с этой возможностью) с выдачей носителя ключевой информации (ПО для использования ЭЦП на USB-носителе) AvPass обойдется в 95 руб. 28 коп.

При получении сертификата, к примеру, уполномоченным представителем юридического лица необходимо иметь при себе следующие документы:

• документ, удостоверяющий личность, в соответствии с законодательством Республики Беларусь;
• перечень сведений о Подписчике для юридических лиц, подписанный руководителем юридического лица и заверенный печатью;
• доверенность, оформленную в соответствии с законодательством Республики Беларусь;
• копия документа, подтверждающего оплату услуги;
• копию свидетельства о государственной регистрации (во избежание выпуска сертификата открытого ключа на основании недостоверных (ошибочных) сведений о Потребителе и последующей перерегистрации за счет Потребителя, рекомендуем наряду с указанными выше документами представлять данный документ);
• копия извещения о постановке плательщика на учет либо сведения об учетном номере плательщика в органе ФСЗН Минтруда и соцзащиты, выдаваемые этим органом.

 

ШАГ 3. АВТОРИЗАЦИЯ НА ПОРТАЛЕ

После того, как вы получили ЭЦП и установили и настроили программное обеспечение для работы с ЭЦП «Персональный менеджер сертификатов Авест» (как говорилось ранее, ПО выдается при получении сертификата пользователя), необходимо настроить браузер.

В настоящее время можно использовать только браузер MS Internet Explorer версии 9.0 и выше. Проверить версию браузера можно в меню Internet Explorer, запросив во вкладке «Справка» информацию о программе. В дальнейшем ожидается поддержка других, более привычных нам браузеров. Будем надеяться, что это произойдет скоро.

Далее для настройки браузера необходимо выполнить следующее:

1. В самом браузере необходимо открыть Сервис → Свойства обозревателя;
2. Выбрать вкладку Безопасность → Надёжные сайты и нажать кнопку Сайты (к примеру, в версии Internet Explorer 9.0 еще используется менее привычное и понятное нам «узлы», а не «сайты»). Добавить egr.gov.by в надёжные сайты и снизу убрать галочку https. Закрыть окно Надёжные сайты.
3. Во вкладке Безопасность → Надёжные узлы и нажать Другой… В параметрах безопасности найти и включить все Элементы Active X и модули подключения. Их там достаточно много, поэтому не пропустите, терпеливо листайте окно вниз.
4. Во вкладке Содержание → Сертификаты нажать Очистить SSL.
5. Перезапустить Internet Explorer и авторизоваться. Если все настроено корректно, то процесс авторизации проходит в 3 клика: когда вы переходите на портал, всплывает окно с необходимостью подтвердить сертификат, после его подтверждения всплывает окно с необходимостью ввести пароль доступа к контейнеру личных ключей. После ввода верного пароля вы попадаете непосредственно на портал, и кликаете на ссылку «АВТОРИЗАЦИЯ». Соответствующая ссылка находится в правом верхнем углу портала.

Если все настройки браузера были выполнены в указанном выше порядке, но проблема с авторизацией все еще существует, рекомендуем также настроить соответствующим образом или отключить антивирус.

Если вы проделали работу в том числе с антивирусом, но авторизация все еще не началась, проверьте еще раз, установили ли вы соответствующие сертификаты ЭЦП и ПО. Вполне возможно, что проблема в этом.

При возникновении затруднений в работе с порталом можно также обратиться за помощью в службу технической поддержки по тел.: +37517 290-07-67, +37517 290-07-86 или отправить сообщение с описанием проблемы на электронный адрес egr_support@ipps.by.

Более наглядно с использованием фото процесс настойки браузера описан на портале ЕГР по ссылке.

 

ШАГ 4. ЗАПОЛНЕНИЕ ЗАЯВЛЕНИЯ И ПРИКРЕПЛЕНИЕ НЕОБХОДИМЫХ ДОКУМЕНТОВ

Возможность подать документы в электронном виде предусмотрена п.13 Положения. Также в данном пункте указано, что в целях обеспечения госрегистрации субъектов хозяйствования на основании документов, представленных в регистрирующий орган в электронном виде, Министерство внутренних дел предоставляет Министерству юстиции доступ к автоматизированной системе «Паспорт» в порядке, определяемом соглашением между этими двумя министерствами, или посредством единого портала электронных услуг общегосударственной автоматизированной информационной системы, а также персональные данные из регистра населения в порядке, установленном законодательными актами. Это избавляет от необходимости предоставлять в формате .pdf паспорт гражданина Республики Беларусь, что безусловно экономит время.

Документы, представляемые в регистрирующий орган и направляемые регистрирующим органом посредством портала ЕГР в соответствии с Инструкцией о порядке представления электронных документов и их рассмотрения регистрирующим органом, утвержденная постановлением Совмина от 31.08.2011 № 1164 «О некоторых вопросах государственной регистрации и ликвидации (прекращения деятельности) субъектов хозяйствования и внесении изменений и дополнений в некоторые постановления Совета Министров Республики Беларусь» (далее - Инструкция), должны быть подписаны электронной цифровой подписью (п. 4 Инструкции).

Для онлайн регистрации юридического лица в регистрирующий орган в виде электронных документов представляются:

• заявление по форме, установленной Министерством юстиции;
• устав юридического лица (учредительный договор) в формате .doc, .rtf или. odt.

Несомненно, данную норму следует скорректировать: освободить от уплаты госпошлины за регистрацию изменений и (или) дополнений, вносимых в устав юридического лица (учредительный договор), в случае представления в регистрирующий орган документов в электронном виде. Действующая редакция подп. 10.3. п. 10 ст. 285 НК в не дает однозначного понимания отсутствия необходимости в данном случае уплаты госпошлины.

В ч. 2 п. 5 Инструкции сделана основополагающая для регистрации оговорка: в случаях, определенных в Положении, в регистрирующий орган в виде электронных документов представляются также иные документы, предусмотренные этим Положением, в формате .pdf. Это значит, что все иные документы должны предоставляться при регистрации только в формате .pdf

При подаче документов как через веб-портал, так и лично нужно подписать заявление. В первом случае проставляется ЭЦП, во втором – личная подпись.

Подпись (электронную или личную) в заявлении вправе проставить:

а) если учредитель – физическое лицо:

• сам лично;
• другое лицо, действующее от имени учредителя по доверенности;

б) если учредитель - юридическое лицо:

• его руководитель;
• другое лицо, которое уполномочено действовать от имени юридического лица согласно уставу или по доверенности.

Если учредителей несколько, то документы подаются одним из учредителей (участников) юридического лица, действующим от имени остальных учредителей (участников) на основании доверенности. Если количество учредителей организации более трех, они вправе уполномочить одного из них на подписание электронных документов, что должно быть указано в документе, подтверждающем намерение создать организацию (как правило, в протоколе учредительного собрания).

Что касается самого заявления, то для его заполнения необходимо в личном кабинете портала выбрать соответствующий подраздел в разделе «юридическое лицо».

С заявлением работать удобно, некоторые графы заполняются автоматически после заполнения основной. Также всплывают определенные окна (при выборе адресов, видов документов), которые позволяют экономить время и снижают вероятность допущения ошибки.

Если с заявлением в целом все понятно, то по вопросу прикрепления документов необходимо владеть определенной информацией. Еще один положительный момент заявления в том, что оно содержит соответствующие подсказки.

Итак, полный пакет документов для регистрации должны быть в следующих форматах:

• устав (учредительный договор) в формате .doc, .rtf или .Odt;
• протокол, сканированный в формате .pdf;
• доверенность(ти), сканированная(ые) в формате .pdf
• легализованная выписка из торгового регистра страны учреждения или иное эквивалентное доказательство юридического статуса организации в соответствии с законодательством страны ее учреждения либо нотариально заверенная копия указанных документов (выписка должна быть датирована не позднее одного года до дня подачи заявления о госрегистрации) с переводом на белорусский или русский язык (подпись переводчика нотариально удостоверяется), сканированная в формате .pdf – для собственника имущества, учредителей, являющихся иностранными организациями;
• копия документа, удостоверяющего личность, с переводом на белорусский или русский язык (подпись переводчика нотариально удостоверяется), сканированная в формате .pdf - для собственника имущества, учредителей, являющихся иностранными физическими лицами;
• опись вложения документов в формате .rtf. или .doc (готовится в произвольной форме).

В формате .pdf прикрепляются такие документы, как:

• протокол;

• доверенность;

• приказ (контракт, трудовой договор);

• легализованная выписка;

• копия документа, удостоверяющего личность;

• свидетельство о государственной регистрации юридического лица и т.д.

Сканирование документов осуществляется с учетом следующих требований:

• документы, содержащие несколько листов, сканируются в один файл;

• формат сканирования - .pdf;

• разрешение сканируемого документа не более 200 dpi.

После подготовки перечня прикрепляемых документов и подготовки описи вложения таких документов в произвольной форме необходимо:

• упаковать все файлы, которые необходимо направить в регистрирующий орган в .zip архив, объем данного архива не должен превышать 20 Мб;
• прикрепить данный архив к заявлению.

Затем нужно просто нажать кнопку «Готово», далее портал уведомит о том, какое действие вы совершаете, необходимо нажать «Ок» и документы отправятся в соответствующий регистрирующий орган.

Поступившие в регистрирующий орган электронные документы принимаются уполномоченным сотрудником этого органа, а на портал в автоматическом режиме направляется подтверждение о приеме документов.

Уполномоченный сотрудник регистрирующего органа рассматривает состав представленных электронных документов и содержание заявлений.

При отсутствии оснований для неосуществления госрегистрации, предусмотренных в Положении, уполномоченный сотрудник регистрирующего органа в день получения электронных документов осуществляет государственную регистрацию и направляет на портал ЕГР подписанное электронной цифровой подписью уведомление об осуществлении государственной регистрации по форме, установленной Минюстом, а также электронные документы, свидетельствующие об осуществлении государственной регистрации.

Уведомление о постановке на учет в налоговых органах, органах государственной статистики, органах ФСЗН Минтруда и соцзащиты, регистрацию в Белорусском республиканском унитарном страховом предприятии «Белгосстрах» (его обособленном подразделении) направляется на портал в автоматическом режиме в течение пяти рабочих дней со дня внесения в ЕГР записи о госрегистрации (срок аналогичен при личной подаче).

Уполномоченный сотрудник регистрирующего органа вправе удостоверить формы внешнего представления электронных документов, указанных в п. 21 Инструкции, на бумажном носителе в порядке и по форме, предусмотренных постановлением Минюста от 27.01.2009 № 8 «О некоторых мерах по реализации Декрета Президента Республики Беларусь от 16 января 2009 г. N 1».

При наличии оснований для неосуществления государственной регистрации уполномоченный сотрудник регистрирующего органа в день получения электронных документов направляет на портал подписанное ЭЦФ уведомление о неосуществлении государственной регистрации по форме, установленной Минюстом, с указанием оснований ее неосуществления, хотя бывают случаи нарушения этого срока.

В случае нарушения предусмотренного Инструкцией порядка представления электронных документов, указанных в п. 9 - 12 Инструкции, уполномоченный сотрудник регистрирующего органа в день получения таких документов направляет на портал подписанное электронной цифровой подписью уведомление о невнесении соответствующих сведений в Единый государственный регистр юридических лиц и индивидуальных предпринимателей с указанием оснований их невнесения.

Представленные электронные документы не рассматриваются в случае получения регистрирующим органом в письменном виде либо по электронной почте информации от владельца личного ключа ЭЦП о том, что тайна личного ключа ЭЦП нарушена.

Подводя итоги, можно сказать, что, с одной стороны, в Республике Беларусь ведется работа по переходу на электронный документооборот и в этом направлении уже достигнуты определенные успехи, с другой стороны, разработанные ресурсы не отличаются в полном объеме высоким уровнем подачи информации, в работе портала происходят сбои. После его доработки он может стать информативным, простым и удобным, что и нужно каждому пользователю. Кроме того, необходимо проводить работу по информированию бизнеса и граждан о наличии портала в принципе, о его возможностях и порядке работы с ним.

Безусловно, вызывает вопросы целесообразность использования портала при регистрации физическими лицами, т.к. на получение ЭЦП уходит также достаточно времени и средств, что несоразмерно размеру госпошлины, оплачиваемой при личном обращении за регистрацией.

Что касается использования портала и ЭЦП для уже зарегистрированных юридических лиц, то оно удобно и целесообразно.

С уверенностью можно сказать, что популярность портала среди юридических лиц будет только расти, равно, как и его качество.

Скачать документы:

• Доверенность РУЦ
• Перечень сведений о Подписчике