Докладная или служебная записка: в чем разница и кто может составлять

В процессе трудовых отношений часто возникают конфликтные ситуации между нанимателем и работниками: неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей сторонами трудового договора, отсутствие необходимых для работы материалов, средств индивидуальной защиты и др.

В такой ситуации руководителю структурного подразделения необходимо оперативно решать возникшие проблемы, а также иметь письменные доказательства о принятии необходимых мер реагирования.

Что необходимо писать должностному лицу, чтобы уведомить вышестоящих руководителей об имеющихся проблемах: докладную или служебную записку?

Докладная записка – информационный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя (п. 118 Инструкции № 4¹).

В Инструкции № 4 нет определения понятия «служебная записка».

Но в делопроизводстве такой вид документа используется часто.

При организации документооборота необходимо также руководствоваться УСОРД² – рационально организованным комплексом взаимосвязанных унифицированных форм документов, рекомендуемых для применения в деятельности всех организаций независимо от формы собственности и организационно-правовой формы.

Унифицированные формы, включенные в УСОРД, устанавливают примерную структуру текста, минимальный необходимый состав реквизитов соответствующих ОРД и не являются образцами их оформления. Документы, разрабатываемые на основе унифицированных форм, включенных в УСОРД, должны оформляться в соответствии с законодательством.

Организация вправе разработать форму служебной записки и включить ее в документооборот организации.

Служебная записка составляется по информационным, организационным, связанным с хозяйственным обеспечением вопросам.

Посредством служебной записки осуществляется взаимодействие между структурными подразделениями, сотрудниками. Такой запиской обмениваются руководители и сотрудники организации, равные по статусу. 

 

Виды докладных записок

В зависимости от адресата докладные записки делятся на внутренние и внешние.

Внутренняя докладная записка адресуется вышестоящему руководству организации в порядке прямого подчинения.

Внешняя докладная записка адресуется руководству вышестоящей организации.

В зависимости от содержания и целевого назначения докладные записки делятся на:

– инициативные, которые содержат предложения, просьбы, описание фактов, например, о премировании, направлении работника в командировку, описание факта совершения работником прогула;

– отчетные, содержащие сведения о ходе, состоянии выполнения определенного вида работ, результат выполнения поручения, командировки, проверки.

 

Образец докладной записки о привлечении работника к работе в выходной день

Отдел охраны труда                Директору ООО «Меридиан»                                                   Петровскому А.И.   ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА 17.07.2020 № 1 г. Гомель   О привлечении работника к работе в выходной день В связи с необходимостью подготовиться к проведению мероприятия по охране труда прошу привлечь специалиста по охране труда Рысину Татьяну Михайловну к работе в выходной день 18.07.2020 с 09.00 до 13.00 для оформления стенда по охране труда.   Начальник отдела охраны труда            Подпись                               А.В. Сиваков

 

Кто вправе писать докладные записки

В соответствии с п. 118 Инструкции № 4 докладную записку вправе писать только руководитель (должностное лицо, исполняющее его обязанности) любого структурного подразделения нанимателя (цеха, участка, отдела, сектора и др.).

Например, по общему правилу доказать вину работника в совершении дисциплинарного проступка обязан наниматель. В приказе о привлечении работника к дисциплинарной ответственности необходимо указать основания, одним из которых является докладная записка руководителя. Поэтому в приказе о наложении на работника дисциплинарного взыскания необходимо ссылаться на докладную записку его непосредственного руководителя – одно из оснований привлечения работника к дисциплинарной ответственности.

---

¹Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция № 4).

²Унифицированная система организационно-распорядительной документации, утв. приказом Департамента по архивам и делопроизводству от 28.11.2019 № 41 (УСОРД).