Что мы знаем о записках в делопроизводстве

Инна Дорофейчук

Докладные записки

Докладная записка – это информационный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя (п. 118 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4) (далее – Инструкция по делопроизводству)).

Виды

В зависимости от содержания и целевого назначения докладные записки делятся на инициативные и отчетные. Например, внесение различного рода предложений, а также изложение просьб, фактов, явлений содержат инициативные докладные записки. Отчетные докладные записки оформляются с целью информирования о ходе, состоянии, завершении работ, выполнении поручений, планов, результатах командировки, проверки и т.д.

В зависимости от адресата докладные записки делятся на внутренние и внешние. Внутренние докладные записки адресуются руководителю организации, внешние – руководителю вышестоящей организации.

Реквизиты

При оформлении докладной запис­ки используются следующие реквизиты: наименование организации (при оформлении внешней докладной записки); наименование структурного подразделения; адресат; заголовок к тексту; текст; отметка о на­личии приложения (если оно имеется); подпись; дата; регистрационный индекс.

Название вида документа указывается ниже реквизита «Наименование организации» («Наименование структурного подразделения») при изготовлении конкретного документа.

Название вида документа печатается прописными буквами без разрядки (подп. 7.10 п. 7 государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденного и введенного в действие постановлением Госстандарта от 26.10.2016 № 83) (далее – СТБ 6.38-2016).

Как отмечалось выше, внутренние докладные записки оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 или А5. При оформлении внут­ренних докладных записок в левом верхнем углу указывается наименование структурного подразделения, в котором работает составитель документа. Слова «ДОКЛАДНАЯ ЗАПИС­КА» располагаются ниже наименования структурного подразделения, затем следуют ограничительные линии для даты документа и регистрационного индекса, а также место составления.

Датой докладной записки является дата ее подписания.

Докладная записка адресуется только конкретному должностному лицу, а не организации в целом, поэтому должна содержать должность, фамилию, инициалы такого лица.

Заголовок докладной записки формулируется ее составителем. Он должен быть емким и кратко указывать на ее содержание. Например, «О премировании», «Об отсутствии на рабочем месте», «О выходе из строя оборудования» и т.п.

О том, как оформить заголовок к тексту документа, мы писали ранее  (см. статью «Оформляем заголовок к тексту документа», «ЭГ» № 57 за 30.07.2021).

Текст докладной записки состоит из вводной и основной частей.

Во вводной части излагается состояние вопроса, факты, послужившие причиной для составления документа, проводится их анализ. Например:

В основной части докладной запис­ки излагаются выводы, предложения, просьбы. Например:

Если к докладной записке прилагаются другие документы, то после текста оформляется реквизит «Отметка о наличии приложения». Отметка о наличии приложения проставляется ниже текста документа перед реквизитом «Подпись».

Реквизит «Подпись» помещается после реквизитов «Текст» и (или) «Отметка о наличии приложения», состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, собственноручной подписи и ее расшифровки (инициалы, фамилия).

Внутренняя докладная записка подписывается ее составителем, внешняя – руководителем организации.

В зависимости от адресата докладной записки ее оформление осуществляется на общем бланке (внешняя докладная записка) или на стандартных листах бумаги формата А4 или А5 (внутренняя докладная записка).

Регистрация

После подписания докладная записка передается на регистрацию, где на ней проставляются дата и регистрационный индекс.

Регистрация докладных записок осуществляется по правилам п.п. 139, 141, 142 Инструкции по делопроизводству и зависит от того, к какому виду они относятся – к внутренним или внешним.

Зарегистрированная внутренняя докладная записка передается на рассмотрение руководителю. Принятые руководителем решения отражаются в резолюции, которая оформляется в правом верхнем углу первого листа документа перед текс­том (подп. 7.18 п. 7 СТБ 6.38-2016).

Зарегистрированная внешняя докладная записка направляется соответствующему адресату.

После исполнения докладные записки формируются в дело в соответствии с номенклатурой дел организации.

Служебные записки

На практике встречается такой документ, как служебная записка, который обычно подменяет докладную записку.

Анализ законодательства позволяет сделать о документе «служебная записка» следующие выводы:

• УСОРД не содержит такого вида документа, как служебная записка;
• Инструкция по делопроизводству не упоминает о служебных записках;
• термин «служебная записка» содержится в некоторых нормативных правовых актах, например, в Декрете от 15.12.2014 № 5 «Об усилении требований к руководящим кадрам и работникам организаций». В частности, согласно п. 7 данного Декрета до увольнения работника по дискредитирующим обстоятельствам наниматель обязан провести проверку допущенных им нарушений, результаты которой оформить актом (служебной запиской), а также затребовать письменное объяснение работника. При этом указанные акты (служебные записки) и объяснения подлежат хранению в организации не менее пяти лет.

Объяснительные записки

Объяснительная записка – документ, в котором объясняются причины какого-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.

Виды

Объяснительные записки могут составляться:

• по личному составу;
• по административно-хозяйст­венным вопросам;
• по вопросам основной деятельности и др.

УСОРД содержит только одну разновидность объяснительных записок – о нарушении трудовой дисциплины.

Составление и оформление

Объяснительные записки оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 или А5.

При составлении и оформлении объяснительной записки используются те же реквизиты, что и при оформлении докладной записки.

При оформлении объяснительных записок в левом верхнем углу указывается наименование структурного подразделения, в котором работает составитель документа. Слова «ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА» располагаются ниже наименования структурного подразделения, затем следуют дата документа и место для регистрационного индекса, а также место составления.

Адресат в объяснительной запис­ке оформляется в соответствии с общими требованиями, предусмот­ренными п. 51 Инструкции по делопроизводству.

Объяснительная записка должна иметь заголовок, который формулируется ее составителем. Например, «О нарушении трудовой дисциплины», «Об опоздании на работу».

Датой объяснительной записки является дата ее подписания. Дату в объяснительной записке проставляет лицо, ее подписавшее (ч. 2 п. 46 Инструкции по делопроизводству).

В отличие от докладной объяснительная записка не содержит выводов и предложений.

Законодательством не установлены требования к структуре объяснительной записки, но, как правило, она состоит из двух частей. В первой сообщаются факты и действия, которые послужили причиной составления записки, во второй объясняются их причины.

При наличии документов, которые прилагаются к объяснительной записке, после текста оформляется реквизит «Отметка о наличии приложения», которая проставляется ниже текста перед реквизитом «Подпись».

Реквизит «Подпись» помещается после реквизитов «Текст» и (или) «Отметка о наличии приложения», состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, собственноручной подписи и ее расшифровки (инициалы, фамилия).

Регистрация

Объяснительные записки передаются на регистрацию после подписания. Они являются внутренними документами, поэтому регистрируются по правилам, предусмотренным п.п. 139, 142 Инструкции по делопроизводству.

Результаты рассмотрения объяснительной записки вышестоящим руководителем отражаются в резолюции.

Пояснительные записки

Пояснительная записка – информационно-справочный документ, поясняющий основной документ или его отдельные положения (план, отчет и т.п.).

В соответствии с перечнем типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 140, пояснительные записки составляются к следующим видам документов:

• отчеты о выполнении государственных (целевых) программ (рес­публиканских, региональных, отраслевых и др.);
• отчеты о выполнении планов социально-экономического развития, планов работы организаций;
• отчеты об исполнении бюджетов за отчетный финансовый год и др.

Составление и оформление

При составлении и оформлении пояснительных записок соблюдаются те же нормы и используются те же реквизиты, что и при оформлении других видов записок.