Авторизуйтесь Чтобы скачать свежий номер №23(2717) от 26.03.2024 Смотреть архивы


USD:
3.2545
EUR:
3.5239
RUB:
3.5097
Золото:
228.08
Серебро:
2.6
Платина:
94.8
Палладий:
105.16
Назад
Консультации
13.10.2017 23 мин на чтение мин
Распечатать с изображениями Распечатать без изображений

Денежные средства в подотчете:— как не допустить ошибок при удержании излишне выданных работнику сумм

На практике зачастую встречаются ситуации, когда работнику выплачиваются по каким-либо причинам лишние суммы денежных средств. Причины тому разные, например, выдан аванс на командировочные расходы, а по представленному отчету оказывается, что работник отчитался не на всю сумму аванса и автоматически оказывается должником. Чтобы выяснить, какие действия должен предпринять наниматель, чтобы вернуть излишне выданное, и как при этом не нарушить законодательство, обратимся к его нормам.

Основным нормативным документом, регулирующим трудовые отношения между работником и нанимателем, является Трудовой кодекс РБ (далее – ТК). В ст.ст. 107–109 ТК определены основные нормы, регулирующие случаи и размеры удержаний денежных средств, излишне выданных работникам.

Статьей 107 ТК определено, что удержания по излишне выплаченным суммам из заработной платы работников для погашения их задолженности нанимателю могут производиться по распоряжению нанимателя только в некоторых случаях, а именно: для возвращения аванса, выданного в счет заработной платы; для возврата сумм, излишне выплаченных вследствие счетных ошибок; для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного на служебную командировку или перевод в другую местность, на хозяйственные нужды, если работник не оспаривает основания и размер удержания. В этих случаях наниматель вправе сделать распоряжение об удержании не позднее 1 месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, погашения задолженности или со дня неправильно исчисленной выплаты (при этом само удержание может производиться и позже этого срока). При этом работник не должен оспаривать основания и размер удержания.

Поскольку на законодательном уровне не закреплено, как именно должен быть подтвержден факт «неоспаривания», то полагаем, что целесообразно получить письменное согласие работника, так как «слова к делу не пришьешь», и в случае возникновения спора между нанимателем и работником у нанимателя будет веский аргумент для обоснования произведенного удержания излишне выплаченных сумм работнику с его же согласия.

Пример 1. Работнику организации 1 августа 2017 г. был выдан аванс наличными денежными средствами в валюте на командировку в Польшу в размере 400 евро. По производственным причинам командировка отменилась, о чем 2 августа наниматель издал приказ.

Согласно подп. 341 п. 34 Инструкции о порядке ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте, утв. постановлением Правления Нацбанка от 29.03.2013 № 185 (далее – Инструкция № 185), в случае принятия нанимателем решения об отмене служебной командировки за границу работник обязан не позднее 3 рабочих дней, исключая дату принятия нанимателем такого решения, представить в бухгалтерскую службу отчет об израсходованных суммах иностранной валюты, возвратить иностранную валюту или белорусские рубли путем внесения их в кассу либо осуществления банковского перевода на расчетный счет организации. Таким образом, работник стал должником по выданному авансу, который он обязан вернуть в течение срока с 3 по 7 августа 2017 г. (5 и 6 августа – выходные дни). Если работник не вернул аванс до 7 августа включительно, то наниматель вправе издать распоряжение об удержании из заработной платы работника не возвращенного аванса при условии, что работник не оспаривает основания и размер удержания. Такое распоряжение наниматель вправе сделать не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возврата аванса, а именно в течение месячного периода с 8 августа 2017 г. по 7 сентября 2017 г. При этом сроки, исчисляемые месяцами, истекают в соответствующее число последнего месяца срока (ч. 3 ст. 10 ТК).

Справочно. Месячный срок для издания приказа, который закреплен в п. 1 ч. 2 ст. 107 ТК, исчисляется по правилам ст. 10 ТК. Так, течение сроков, с которыми связываются возникновение, изменение или прекращение трудовых отношений, начинается на следующий день после календарной даты, которой определено их начало, если ТК не предусмотрено иное. Сроки, исчисляемые годами, месяцами, неделями, истекают в соответствующее число последнего года, месяца или недели срока. В срок, исчисляемый в календарных неделях, месяцах или днях, включаются и нерабочие дни.

Таким образом, выразить свое согласие работник может, написав заявление об удержании суммы задолженности из заработной платы или сделав соответствующую отметку на приказе (распоряжении) об удержании. Если месячный срок нанимателем будет пропущен либо работник оспаривает основания или размер удержания, взыскание излишне выданных сумм производится в судебном порядке.

Если же по истечении месячного срока наниматель не издал приказ, но при этом работник согласен со своей задолженностью и не оспаривает размеры удержания, то наниматель вправе удержать у него задолженность, например, на основании заявления работника с просьбой об удержании, поскольку в противном случае при трудовом споре нанимателю сложно будет доказать согласие работника на произведенное удержание.

Чтобы не пропустить месячный период издания распоряжения об удержании, необходимо знать сроки, в которые работник должен возвратить излишне выданные в подотчет суммы.

Инструкцией о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утв. постановлением Правления Нацбанка от 29.03.2011 № 107 (далее – Инструкция № 107), а также Инструкцией № 185 определены сроки возврата полученных работниками авансов.

Так, согласно п. 41 Инструкции № 107 возврат неизрасходованных сумм денежных средств осуществляется в сроки, установленные для представления отчета об израсходованных суммах.

В п. 28 Инструкции № 185 установлен срок для представления отчета об израсходованных суммах иностранной валюты по иностранной командировке.

Таким образом, зная сроки предоставления отчета, а соответственно и возврата аванса, можно правильно определить месячный период для издания распоряжения об удержании. Данные представлены в табл. 1 и 2.

Таблица 1

Сроки предоставления отчета по авансам,
выданным на командировки, а также сроки возврата неиспользованных сумм

Способ выдачи аванса

Срок предоставления отчета по выданному авансу в рабочих днях, а также срок возврата неиспользованных сумм

Командировка в пределах Беларуси

Наличными денежными средствами (ч. 1 п. 40 Инструкции № 107)

3 дня, исключая день прибытия (для работников организации)

5 дней, исключая день прибытия (для работников подразделений юридического лица, расположенных в населенных пунктах вне места нахождения юридического лица, представляющие отчет в бухгалтерскую службу юридического лица)

Перечисление на корпоративную (личную) дебетовую карточку либо частично наличными деньгами и на корпоративную (личную) дебетовую карточку (ч. 2 п. 40 Инструкции № 107)

15 дней, исключая день прибытия, для всех работников

Командировка за рубеж

Наличными денежными средствами либо перечисление на корпоративную (личную) дебетовую карточку (п. 28 Инструкции № 185)

15 дней, исключая день прибытия, для всех работников

 

Таблица 2

Сроки предоставления отчета по авансам,
выданным для осуществления хозяйственных расходов, приобретения товаров (работ, услуг), а также сроки возврата неиспользованных сумм

Способ выдачи аванса

Срок, на который предоставляется аванс, включая день выдачи (получения с корпоративной дебетовой карточки) наличных денег под отчет

Срок предоставления отчета работниками, а также возврата неиспользованных сумм

Наличными денежными средствами (п. 34 Инструкции № 107)

– не более 3 рабочих дней – на расходы, производимые в месте нахождения юридического лица, подразделения, ИП;– не более 10 рабочих дней – на расходы, производимые вне места нахождения юридического лица, подразделения, ИП;– до 30 рабочих дней – в сумме, не превышающей размера одной базовой величины, в целом по юридическому лицу, подразделению, у ИП

не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы (п. 35 Инструкции № 107)

Перечисление на корпоративную дебетовую карточку (п. 34 Инструкции № 107)

не позднее 15 рабочих дней с даты проведения оплаты в безналичной форме, исключая день оплаты, либо при проведении оплаты частично в безналичной форме, частично в наличной форме, исключая день оплаты (п. 35 Инструкции № 107)

 

При выдаче денег под отчет следует учитывать требования ч. 4 п. 34 Инструкции № 107, которой определено, что юридические лица, подразделения, ИП выдают наличные деньги, в т.ч. с использованием корпоративных дебетовых карточек, под отчет на предстоящие расходы для осуществления расчетов с юридическими лицами, подразделениями, ИП в размерах, определяемых руководителем юридического лица, подразделения или лицом, им уполномоченным, ИП, но не более размера, установленного главой 4 Инструкции № 107.

Также, принимая решение об удержании излишне выплаченных сумм работнику, наниматель должен знать об ограничениях размера удержаний. В частности, ч. 1 ст. 108 ТК определено, что при каждой выплате заработной платы общий размер всех удержаний не может превышать 20%, а в случаях, предусмотренных законодательством, – 50% заработной платы, причитающейся к выплате работнику.

В соответствии с ч. 2 ст. 108 ТК при удержании из заработной платы по нескольким исполнительным документам за работником должно быть сохранено не менее 50% заработка.

Подоходный налог

При определении налоговой базы подоходного налога учитываются все доходы плательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах (п. 1 ст. 156 Налогового кодекса РБ, далее – НК). Законодательство разграничивает порядок определения даты фактического получения дохода в целях исчисления подоходного налога по подотчетным суммам.

Согласно подп. 1.121 п. 1 ст. 172 НК дата фактического получения дохода определяется как первый день месяца, следующего за месяцем, в котором истек установленный законодательством срок для принятия налоговым агентом распоряжения об удержании у плательщика сумм задолженности в погашение не израсходованного и своевременно не возвращенного аванса, – при невозврате налоговому агенту плательщиком в установленный срок денежных средств, полученных под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, и (или) на иные предстоящие расходы, за исключением случая, указанного в подп. 1.12 п. 1 ст. 172 НК.

В свою очередь, в соответствии с подп. 1.12 п. 1 ст. 172 НК датой фактического получения дохода при направлении работника в служебную командировку будет дата составления работником авансового отчета об израсходованных суммах в служебной командировке.

При этом согласно ч. 2 п. 8 ст. 175 НК подоходный налог с таких сумм удерживается с любых доходов, выплачиваемых работнику. Иными словами, суммы задолженности присоединяются к заработной плате за месяц, и с этой общей суммы при выплате заработной платы удерживается и перечисляется в бюджет подоходный налог.

Пример 2. Работнику выданы наличные денежные средства на командировочные расходы для поездки в г. Брест. После возврата из командировки 11 августа работник должен был предоставить авансовый отчет в течение 3 рабочих дней, не считая дня прибытия из командировки, а именно с 14 по 16 августа включительно.

С 17 августа по 16 сентября наниматель не сделал распоряжение об удержании долга работника из его заработной платы.

В таком случае для целей исчисления и удержания подоходного налога 1 октября будет являться днем получения дохода этим работником.

Пример 3. Работнику выданы наличные денежные средства на командировочные расходы для поездки в г. Мозырь. После возврата из командировки 11 августа работник предоставил 14 августа авансовый отчет, согласно которому он должен вернуть организации 100 BYN. Наниматель 5 сентября сделал распоряжение об удержании долга работника из его заработной платы за сентябрь. Работник с распоряжением согласен.

Согласно подп. 1.12 п. 1 ст. 172 НК датой фактического получения дохода является день составления авансового отчета, а именно 14 августа. Таким образом, в доход августа для целей обложения подоходным налогом вместе с заработной платой будет включен не возвращенный работником долг в сумме 100 BYN.

В сентябре при удержании из заработной платы суммы долга сумма удержанного в августе подоходного налога с этой суммы подлежит возврату.

Справочно: излишне удержанные налоговым агентом суммы подоходного налога с физических лиц налоговым агентом засчитываются в уплату предстоящих платежей подоходного налога с физических лиц либо возвращаются плательщику (п. 3 ст. 181 НК).

Страховые взносы в ФСЗН и Белгосстрах в данном случае не исчисляются, поскольку работник в сентябре возмещает задолженность в размере 100 BYN самостоятельно.

Страховые взносы в ФСЗН и Белгосстрах

Согласно ст. 2 Закона от 29.02.1996 № 138-XIII «Об обязательных страховых взносах в бюджет государственного внебюджетного фонда социальной защиты населения Республики Беларусь» объектом для начисления обязательных страховых взносов в бюджет фонда являются выплаты всех видов в денежном и (или) натуральном выражении, начисленные в пользу работающих граждан по всем основаниям независимо от источников финансирования, кроме предусмотренных Перечнем выплат, на которые не начисляются взносы по государственному социальному страхованию, в том числе по профессиональному пенсионному страхованию, в Фонд социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты и по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний в Белорусское республиканское унитарное страховое пред­приятие «Белгосстрах», утв. постановлением Совмина от 25.01.1999 № 115 (далее – Перечень).

Согласно п. 2 Положения о порядке уплаты страховщику страховых взносов по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, утв. постановлением Совмина от 10.10.2003 № 1297, объектом для начисления страховых взносов являются выплаты всех видов, начисленные в пользу лиц, подлежащих обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, по всем основаниям независимо от источников финансирования, кроме предусмотренных Перечнем.

Нормы, определяющие основания для исчисления страховых взносов в ФСЗН и Белгосстрах на суммы не возвращенных в установленный срок подотчетных сумм, вышеперечисленные нормативные документы не содержат. Поскольку до погашения таких сумм работником за ним числится дебиторская задолженность, объекта для начисления взносов не возникает. Если работник погасит задолженность либо будет произведено удержание этой задолженности из его заработной платы, объекта для начисления взносов также не возникнет. В случае, если организация «простит» долг и спишет такую задолженность за счет собственных средств, возникнет доход работника и, соответственно, объект для начисления страховых взносов в ФСЗН и Белгосстрах.

Бухгалтерский учет

Основным нормативным документом, определяющим порядок отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета, является Инструкция о порядке применения типового плана счетов бухгалтерского учета, утв. постановлением Минфина от 29.06.2011 № 50 (далее – Инструкция № 50). Также необходимо руководствоваться Инструкцией по бухгалтерскому учету доходов и расходов, утв. постановлением Минфина от 30.09.2011 № 102 (далее – Инструкция № 102).

В таблице 3 приведена корреспонденция счетов для случаев выдачи, возврата, удержания и налогообложения подотчетных сумм.

Таблица 3

Корреспонденция счетов по подотчетным суммам

Хозяйственная операция

Дебет

Кредит

Выдан работнику аванс на предстоящие расходы наличными денежными средствами из кассы организации (п.п. 39 и 56 Инструкции № 50)

71

50

Списаны денежные средства с расчетного счета и зачислены на корпоративную или личную карточку (п. 56 Инструкции № 50)

71

51

Отражена задолженность за работником подотчетных сумм, не возвращенных в установленный срок (п. 56 Инструкции № 50)

94

71

Произведено удержание задолженности из заработной платы (п. 56 Инструкции № 50)

70, 73

94

Исчислен подоходный налог с задолженности работника и удержан из его заработной платы (п. 55 Инструкции № 50)

70

68

Списана не возвращенная работником сумма на расходы по текущей деятельности организации (п. 70 Инструкции № 50, п. 13 Инструкции № 102)

90-10

94

Исчислены взносы в ФСЗН с не возвращенной работником суммы (1%) (п. 54, п. 55 Инструкции № 50)

70

69

Исчислены взносы в ФСЗН с не возвращенной работником суммы (34%) (п. 54 Инструкции № 50)

90-10

69

Начислены взносы в Белгосстрах (п. 59 Инструкции № 50)

90-10

76

 

Пример 4. Работнику выданы наличные денежные средства на хозяйственные расходы – 200 BYN. В установленный срок 7 августа работник представил отчет об израсходованных суммах, но не вернул 80 BYN. В месячный срок руководителем не было принято решение об удержании у работника суммы задолженности. 10 октября наниматель издал приказ о списании в этом же месяце задолженности работка за счет средств организации.

Несмотря на то что работник 7 августа представил отчет об израсходованных денежных средствах, эта дата не может считаться датой фактического получения дохода, так как в подп. 1.12 п. 1 ст. 172 НК говорится только об авансовом отчете по израсходованным суммам в служебной командировке. Так как наниматель не издал в месячный срок распоряжение об удержании суммы задолженности с работника, датой фактического получения дохода в целях исчисления подоходного налога будет 1 октября.

Поскольку в октябре сумма задолженности работника будет списана за счет собственных средств организации, в этом же месяце у работника возникает доход для начисления страховых взносов в ФСЗН и Белгосстрах.

В учете организации должны быть отражены следующие бухгалтерские записи (начисление заработной платы не рассматриваем):

Содержание операции

Дебет

Кредит

Сумма, BYN

Август

Выданы из кассы денежные средства под отчет

71

50

200

Согласно отчету приобретены канцтовары

10

71

120

Отражена недостача по не возвращенным вовремя подотчетным суммам

94

71

80

Октябрь

Исчислен и удержан подоходный налог (80 руб. х 13%)

70

68-4

10,4

Списана на расходы по текущей деятельности невозвращенная сумма задолженности

90-10

94

80

Исчислен страховой взнос в ФСЗН, подлежащий удержанию из заработной платы работника (80 руб. х 1%)

70

69

0,8

Исчислен страховой взнос в ФСЗН (80 руб. х 34%)

90-10

69

27,2

Исчислен страховой взнос в Белгосстрах (80 руб. х 0,6%)

90-10

76

0,48

 

Согласно ст. 11.49 КоАП нецелевое использование и (или) невозвращение в установленный срок средств в иностранной валюте, выданных под отчет, в т.ч. на оплату расходов по командировкам за пределы Беларуси, влекут наложение штрафа на индивидуального предпринимателя или юридическое лицо в размере до 5-кратной суммы этих средств.

 

Распечатать с изображениями Распечатать без изображений
Разместить рекламу на neg.by