Бухгалтерия на аутсорсинге: — не только экономия, но и снижение рисков

Белорусский бизнес привык работать со штатной бухгалтерией, что отражает естественное желание контроля и возможность в любой момент позвать бухгалтера к себе в кабинет. Тем не менее ведение внешней бухгалтерии в нашей стране развивается давно и успешно. Другое дело – все еще низкий охват такими услугами потенциальных клиентов. Оценить возможные выгоды предпринимателей от передачи бухгалтерского и налогового учета на аутсорсинг мы попросили Светлану ФРИДРИХ – директора компании «Арлепта», которая уже 10 лет успешно оказывает такие услуги.

Глобально смысл аутсорсинга заключается в том, чтобы вывести за рамки компании непрофильные функции, доверив учетные процессы профессиональным провайдерам услуг. Вы только представьте: больше десятилетия назад услугами бухгалтерских фирм в странах Западной Европы пользовались 86% компаний, в США – 92%. Мы же и наши коллеги-аутсорсеры охватываем не более 15% действующих компаний в Беларуси.

Причина такого мощного отставания в том, что наши бизнесмены не доверяют бухгалтерским компаниям, а главное, не до конца понимают преимущества бухгалтерского аутсорсинга. Чаще всего его рассматривают как способ оптимизировать текущие расходы (организация рабочего места, оплата бухгалтерских компьютерных программ и справочно-правовых систем, затраты на обучение и повышение квалификации бухгалтера, оплата труда бухгалтера).

Но если раньше аутсорсинг бухгалтерии рассматривался исключительно с точки зрения экономии на штатной бухслужбе, то сейчас к нему обращаются с целью достичь конкурентных преимуществ, снижения финансовых рисков.

 

Преимущества аутсорсинга бухгалтерии

1. Аутсорсинг бухгалтерии представляет собой механизм, в котором участвуют высококвалифицированные сотрудники: главный бухгалтер, бухгалтер, внутренние аудиторы, казначей и другие специалисты. Отлаженный внутренний контроль на всех участках работы минимизирует ошибки и риск доначислений.

2. Переход на аутсорсинг освобождает бизнес от тотальной зависимости от штатного главного бухгалтера. При аутсорсинге не бывает таких ситуаций, когда штатный специалист болеет или уходит в декретный отпуск, когда некому рассчитать зарплату, т.е. у компании не возникает кадровых проблем.

3. Главная «фишка» аутсорсинговых компаний – качество учета и отчетности. Но стоит учитывать, что «высокую пробу» могут гарантировать только крупные организации. Качество обслуживания складывается из нескольких составляющих: высококвалифицированные сотрудники, распределение функционала, автоматизация учетных процессов и даже проактивная позиция в отношении планирования налогов.

4. Помимо ведения налогового и бухгалтерского учета и подготовки отчетности, аутсорсинговые компании отслеживают уровень налоговой нагрузки, проводят инвентаризацию дебиторской и кредиторской задолженности, следят за отсутствием кассовых разрывов.

5. Клиент бухгалтерской аутсорсинговой фирмы всегда четко понимает, какую услугу и в каком объ­еме заказал, сколько это стоит и что он получит на выходе.

6. Ведущие аутсорсинговые компании страхуют свою профессиональную ответственность. Суммы страховок исчисляются десятками миллионов рублей. Страховка нужна на случай, если из-за ошибки аутсорсера клиент потеряет свои деньги (в виде штрафов, пеней и др.).  Это одно из ключевых преимуществ бухгалтерского аутсорсинга перед штатной бухгалтерией.

7. За счет оптимизации бизнес-процессов собственники и руководство компании получают возможность сконцентрироваться на развитии основного направления бизнеса.

 

Подогретый спрос

На развитие рынка бухгалтерского аутсорсинга, несомненно, повлияли пандемия, период самоизоляции и массовый переход на удаленную работу.

Во-первых, бизнес осознал, что бухгалтерия может работать дистанционно, ей необязательно находиться в соседнем кабинете. Во-вторых, на рынке остались действительно достойные игроки – те, кто во время карантина и ограничений сумел обеспечить клиентам бесперебойный процесс обслуживания. В-третьих, в период самоизоляции и ежедневных изменений в работе собственники бизнеса и руководители компаний трезво оценили возможности штатной бухгалтерии с точки зрения оперативной перенастройки учетных процессов, а также ее слабые стороны.

 

Сложно ли перейти с собственной бухгалтерии на аутсорсинг

То, насколько просто и быстро пройдет переход на внешнюю бухгалтерию, в большинстве случаев зависит от состояния учета клиента.

Взаимодействие нашей компании с потенциальным клиентом начинается, как правило, с экспертизы бухгалтерского учета, которую мы проводим для клиента бесплатно. Это позволяет оценить состояние учета и предотвратить возможные проблемы при дальнейшем ведении учета.

Мы делаем все возможное, чтобы процесс прошел для клиента безболезненно. В частности, IT-отдел решает вопросы совместимости программного обеспечения и организации доступа к базам «1С».

При необходимости мы готовы контактировать с бухгалтерией напрямую. Все договоренности с клиентом мы фиксируем в договоре и регламентах взаимодействия. Таким образом, руководитель четко понимает, какой набор услуг он получает и сколько это будет стоить. Курьерская служба готова облегчить для директора процесс доставки документов к нам в офис.

Мы консультируем клиента по всем вопросам касательно того, как принять дела у предыдущего бухгалтера, какие документы подписать, для того чтобы в дальнейшем зоны ответственности между предыдущим и нынешним подрядчиком были четко разделены.

Прежде чем передать учетные функции сторонней организации, нужно разработать план по переходу на аутсорсинг. Одним из важнейших пунктов этого плана является выбор провайдера бухуслуг.

Если вы решили перейти на бухгалтерский аутсорсинг, рекомендуем изучить масштаб компании-провайдера:

• время существования на рынке;
• пул клиентов;
• наличие офиса и живого, обновляемого сайта;
• наличие в штате профильных специалистов (налоговые консультанты и адвокаты, аудиторы, юристы).

Стоит запросить образец договора на бухгалтерский аутсорсинг и проверить в нем лимиты ответственности провайдера и сумму возмещения ущерба, подробные регламенты оказания услуги. Важен уровень технологичности компании и защиты бухгалтерских баз, наличие сертификатов по информационной безопасности, которые гарантируют конфиденциальность и безопасность данных.

Важно также проверить срок действия и условия полиса страхования компании.

 

Предстоящая налоговая реформа

Одна из волнующих деловое сообщество тем касается запланированного уже с 2022 г. первого этапа налоговой реформы. Известно, что со следующего года предусмотрен запрет на применение УСН индивидуальными предпринимателями при оказании большинства видов услуг.

Если переходить на общую систему налогообложения, то не только вырастет ставка налога до 16%, но и появятся расходы на бухгалтера и ПО, который минимум раз в квартал должен будет готовить отчетность.

Поэтому при переходе на ОСН необходимо понять: кто будет вести бухгалтерский и налоговый учет; в какой программе будет вестись учет; где будет размещено ПО и какие методы защиты данных будут реализованы.

Для начала ведения бухгалтерского и налогового учета в ПО необходимо будет внести остатки по счетам бухгалтерского учета на начало 2022 г. 

Предпринимателям стоит задуматься над всеми этими вопросами уже сейчас.

Переход на общую систему однозначно повысит затраты организации. Говорить о конкретной сумме невозможно, т.к. она зависит от вида деятельности компании и масштаба деловой активности. По приблизительным расчетам диапазон увеличения расходов компании – от 700 до 3,5 тысячи руб. ежемесячно.

Если ИП не обладает экономическим образованием и опытом ведения бухгалтерского учета, то без специализированного обучения ему не обойтись, консультациями друзей ограничиться однозначно не получится.

Поэтому для малого бизнеса есть несколько вариантов: пройти специализированные курсы и обучиться бухгалтерскому учету, нанять в штат бухгалтера или выбрать надежного аутсорсера. Последний вариант является самым защищенным с точки зрения рисков и ошибок при переходе на ОСН.

 

***

По итогам бизнес-конкурса «Знатный Талер. Финансы - 2021», совместно проводимого бизнес-союзами и редакцией «Экономической газеты», ООО «Арлепта» присвоено звание «Лучшая бухгалтерская компаниия».

Как следует из официального релиза конкурса, «Арлепта» демонстрирует устойчивый рост показателей, в том числе по итогам 2020 года оказала бухгалтерских услуг на 2,7 млн руб, что составило 112,8% к уровню 2019 года. В рамках абонентских договоров обслуживаются более 350 клиентов – субъектов хозяйствования, преимущественно представителей МСП. В штате компании порядка 90 специалистов. Сотрудники имеют квалификационный аттестат налогового консультанта, диплом международной финансовой отчетности (ДипИФР), топ-менеджеры прошли обучение в институте Адзизиса по программе TOPLEAF «Эффективное управление бизнесом». Деятельность ООО «Арлепта» застрахована на 1 млн руб., что дополнительно минимизирует риски клиентов.

 

*на правах рекламы