Акт сверки расчетов. Практика составления и правовое регулирование

В повседневной работе почти каждому бухгалтеру приходилось сталкиваться с составлением такого документа, как акт сверки расчетов. Остановимся подробнее на нюансах его составления и ситуациях, когда он необходим.

Форма акта сверки в нормативных актах не установлена, и организации ее разрабатывают самостоятельно. Исходя из сложившейся практики, этот документ должен включать в себя следующую информацию:

– дату составления;

– дату, на которую производится сверка, и период, за который производится сверка расчетов;

– наименование организаций, участ­вующих в расчетах;

– основания возникновения задолженности;

– подписи сторон (руководителя и главного бухгалтера или уполномоченных лиц организации);

– дата подписания акта сверки взаиморасчетов.

Так что, хотя обязательной к применению формы (бланка) акта сверки и не существует, примерная форма акта сверки расчетов вполне может выглядеть следующим об­разом:

по данным поставщика, руб.коп.				по данным покупателя, руб.коп.
№ п/п	документ	дебет	кредит	№ п/п	документ	дебет	кредит
1	ТТН АИ № 324001 от 25.07.2019	240,00		1	ТТН АИ № 324001 от 25.07.2019		240,00
2	Платежное поручение №101 от 26.07.2019		20,00	2	Платежное поручение №101 от 26.07.2019	20,00
3	Платежное поручение №191 от 29.07.2019		200,00	3	Платежное поручение №191 от 29.07.2019	200,00
4	Платежное поручение №201 от 01.08.2019		20,00	4	Платежное поручение №201 от 01.08.2019	20,00
	Итого	240,00	240,00			240,00	240,00

 

Акт сверки можно составлять и вручную, но это очень трудоемко. Сейчас бухгалтерский учет ведется в основном на компьютере, и в вашей бухгалтерской программе долж­на быть функция формирования такого отчета.

При составлении акта сверки взаи­морасчетов следует помнить, что он составляется как минимум в 2-х эк­земплярах – для каждой из сторон. Два экземпляра акта, подписанных с одной стороны, направляются другой стороне. Если получившая сторона согласна с информацией в ак­те, она должна подписанный экземпляр передать второй стороне.

Акт сверки взаиморасчетов может запросить у вас и вторая сторона по договору. Его целесообразно со­ставлять и при завершении расчетов по контракту, и когда длительное время не погашаются суммы задолженности, и когда досрочно рас­торгается договор, и т.д.

 

Важно, кто подписал!

Бытует мнение, что акт сверки расчетов составляется в бухгалтерии организации на основании дан­ных бухгалтерского учета и, соответственно, может быть подписан лицом, составляющим этот акт, и главным бухгалтером. Такое мнение является ошибочным.

Организации следует обратить внимание, что под актом сверки расчетов, чтобы он имел юридическую силу, должны быть подписи руководителя и главного бухгалтера организации или специально упол­номоченных лиц. Если организации постоянно приходится оформлять большое количество таких документов и не всегда есть смысл тратить время ее руководителя на такую бумажную работу, чаще всего в таких случаях назначают уполномоченных лиц для подписания актов взаиморасчетов.

Последствия недействительности акта сверки расчетов при подписании его не уполномоченными лицами изложены в разъяснении ВХС РБ от 06.05.2009 № 02-43/1066 «О судебном приказе».

Помните, что при подписании акта не уполномоченными лицами срок исковой давности не прерывается. На это нужно обратить внимание бухгалтерам, чтобы не допустить ошибок при исчислении налога на прибыль.

 

Что делать бухгалтеру, если данные акта сверки не сходятся с данными его учета?

В данной ситуации необходимо акт сверки не подписывать, а отправить за подписями директора и главного бухгалтера (либо специально уполномоченных лиц) свой вариант акта сверки в двух экземплярах.

Акт возможно составлять за конкретный период, как по всем договорам, так и, в ряде ситуаций, по одному или нескольким конкретным контрактам.

Следует обратить особое внимание на ситуации, когда акт сверки передан по факсу или по электронной почте, и т.п. Так как он не под­писан электронной цифровой подписью двумя сторонами, то при возникновении спорных вопросов в суде у нотариуса такой документ не принимается во внимание.

Поэтому, если акт первоначально получен не в оригинале, то в обязательном порядке в дальнейшем стороны должны обменяться оригиналами. Чтобы избежать проблем с копиями документа, в договоре целесообразно оговорить, что копия акта сверки расчетов действительна до замены ее оригиналом в течение определенного срока, например, 30 дней.

 

Когда акт сверки необходим

В некоторых случаях организации без составления этого документа обойтись нельзя, поскольку это предусмотрено нормами законодательства.

1. Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности в соот­ветствии с п. 63 Инструкции по инвентаризации активов и обязательств № 180 от 30.11.2007 при инвентаризации расчетов с поставщиками, покупателями, подрядчиками, заказчиками, прочими дебиторами и кредиторами определяется сумма дебиторской и кредиторской задолженности, не погашенная по состоянию на 1 ноября отчетного года, включая суммы дебиторской и кредиторской задолженности с ис­текшим сроком исковой давности.

Организации целесообразно в качестве условия при заключении договоров включать в них условие о предоставлении акта сверки взаиморасчетов на 1 ноября отчетного года.

2. В соответствии со ст.ст. 197, 204 Гражданского кодекса подписанный акт сверки взаиморасчетов является основанием не только для подтверждения суммы долга, но и для прерывания срока исковой давности.

С даты подписания должником акта сверки срок исковой давности прерывается и начинает исчисляться заново. Продление срока исковой давности дает возможность ор­ганизациям выиграть время, чтобы попробовать взыскать долг с организации.

Если дебиторская задолженность числится длительное время, целесообразно акты сверки взаиморасчетов отправлять заказным письмом с уведомлением о получении. При отправке можно дополнить его сопроводительным письмом, что в случае неполучения подписанного акта сверки, например, в течение 30 календарных дней, дебиторская или кредиторская задолженность считается подтвержденной.

Как показывает практика, в большинстве случаев  подписанный акт сверки удается получить от резидентов Республики Беларусь примерно в половине случаев, если ор­ганизация не ликвидирована.

А организации–нерезиденты, на­пример, из Германии, Польши, зачастую вообще не понимают, что именно хочет от них белорусская сторона и зачем. В данном случае весьма актуально при работе с «иностранными» нерезидентами в договор включить условие о подтверждении задолженности по окончанию расчетов по контракту, а также на 1 ноября текущего года.

3. Акт сверки расчетов организации необходим при расчетах по налогам с бюджетом, когда у нее не хватает собственных средств. У ор­ганизации есть обязанность подать в налоговую инспекцию сведения о наличии дебиторов с дебиторской задолженностью, срок погашения которой уже наступил. Вместе со сведениями подаются документы, подтверждающие наличие дебиторской задолженности, в т.ч. и акт сверки расчетов.

Сюрпризом для дебитора это стать не должно, так как налоговые органы сообщат ему о решении погасить за счет его денежных средств задолженности по налогам кредитора. Данное сообщение отправляется в личный кабинет налогоплательщика.

4. Иногда возникают ситуации, когда продавец по каким-то причинам (арифметическая ошибка, применение неправильной ставки и т.д.) предъявляет неверную сумму НДС. Если ошибочно продавцом выделена большая сумма налога, чем следовало, то продавец должен либо уплатить ее в бюджет, либо исправить сумму НДС.

В соответствии с п. 7.2.1 ст. 129 НК излишне предъявленные в товарной накладной или других первичных документах и в ЭСЧФ суммы НДС не подлежат уплате в бюджет, если излишне предъявленная сумма НДС будет исправлена на основании акта сверки, подписанного продавцом и покупателем, и дополнительного исправленного ЭСЧФ.

Пример. Организация «А» в июне 2019 г. оказала транспортные услуги на сумму 24 000 руб. 00 коп. и предъявила заказчику НДС в размере 4800 руб. вместо 4000 руб. по ставке 20%. Эти суммы были указаны в акте выполненных работ. На сумму 4800 руб. был выставлен ис­ходный ЭСЧФ.

1. Акт сверки взаиморасчетов с заказчиком не составлялся. По этой операции организация «А» должна уплатить в бюджет НДС в сумме 4800 руб. по сроку 22 июля 2019 г.

2. Акт сверки взаиморасчетов с за­казчиком был составлен продавцом и подписан заказчиком в июне 2019 г. Выставлен дополнительный исправленный ЭСЧФ. Заказчик под­писал исправленный ЭСЧФ в этом же месяце. Организация А должна скорректировать исчисленную сум­му НДС, а заказчик – вычеты.

3. В августе подписан акт сверки взаиморасчетов с заказчиком и выставлен дополнительный ЭСЧФ. Заказчик подписывает ЭСЧФ в августе. В августе организация «А» должна скорректировать исчисленную сумму НДС.