ПОТЕРЯ ДОКУМЕНТОВ: КАК ВОССТАНОВИТЬ АРХИВ И СПАСТИ БИЗНЕС©

Иногда у субъектов хозяйствования пропадает документация, необходимая для ведения бухучета и налогообложения. Причиной тому может быть пожар, кража и прочие чрезвычайные обстоятельства, от которых никто не застрахован. Как поступить в такой ситуации?

Напомним, что согласно подпунктам 1.11 и 1.12 п. 1 ст. 22 Общей части НК налогоплательщик обязан обеспечивать в течение установленных сроков сохранность документов бухучета, учета доходов (расходов) и иных объектов налогообложения, других документов и сведений, необходимых для налогообложения. Кроме того, плательщику надо также обеспечивать, если иное не установлено законодательством, наличие документов, форма которых утверждена уполномоченными государственными органами, подтверждающих приобретение (поступление) ТМЦ, в местах хранения этих ТМЦ и при их транспортировке, а также подтверждающих приобретение товарно-материальных ценностей при их непосредственном поступлении в места реализации или отпуск товаров в места реализации — в местах реализации. При этом уничтожение должностным лицом юридического лица или индивидуальным предпринимателем бухгалтерских документов (документов предпринимательской деятельности, документов учета доходов и расходов, применяемого при упрощенной системе налогообложения) и (или) иных документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, до истечения установленных сроков их хранения либо их сокрытие влекут согласно п. 2 ст. 12.1 КоАП наложение штрафа в размере от 10 до 100 базовых величин (БВ), а нарушение должностным лицом юрлица или ИП правил хранения упомянутых документов, повлекшее их утрату, приводит согласно п. 3 данной статьи к наложению штрафа в размере от 4 до 35 БВ.

Нередко, столкнувшись с пропажей документов, некоторые субъекты хозяйствования сразу принимают решение ликвидировать предприятие. Однако такое решение, как правило, ошибочно. Ведь за тот месяц, на который обычно растягивается процедура ликвидации, можно почти полностью восстановить документооборот и продолжать успешно работать. Надо только знать правильный алгоритм поведения.

Во-первых, сразу же после выявления пропажи документации написать соответствующее заявление на проверку в Управление департамента финансовых расследований КГК. Там определят, действительно ли утрата документов произошла не по вашей вине. Установление этого факта станет смягчающим обстоятельством, которое позволит избежать многочисленных штрафов. К тому же только следователь УДФР КГК имеет законное право истребовать и получить от контрагентов субъекта предпринимательской деятельности документы, касающиеся предприятия, у которого пропали документы, а также передавать последнему их копии.

После подачи заявления в УДФР КГК следует проинформировать о сложившейся ситуации инспекцию МНС по месту постановки на учет. Там можно получить копии налоговых деклараций для проведения следующих расчетов по налогам, а также реквизиты банковских счетов. К тому же налоговый инспектор сможет уделить больше времени на подготовку документов для передачи УДФР КГК и предупредить о своевременности исполнения налоговых обязательств.

Если в придачу к основной проблеме наступает время подачи налоговых деклараций и уплаты налогов, а плательщик, утративший документацию, не знает, как исчислить налоги к уплате, лучшим выходом из ситуации будет сдать налоговые декларации с примерными расчетами, например, продублировав их с прошлого отчетного периода. На этом этапе главное — своевременно представить в ИМНС необходимые документы и перечислить налоги в государственный бюджет, чтобы не столкнуться с административным штрафом, приостановкой расходных операций по банковскому счету и не платить значительные пени, пока наконец не появится возможность правильно рассчитать налоги за тот период, когда отсутствовали документы, а также избежать штрафов за нарушение установленных сроков представления налоговых деклараций, неуплату или неполную уплату налогов.

Своевременно представив налоговую декларацию и уплатив налоги, плательщик сможет избежать этих штрафов. В дальнейшем, когда утраченные субъектом хозяйствования документы будут восстановлены, в ИМНС следует подать уточненные декларации, согласно которым будут доначислены суммы налогов или возвращены излишне уплаченные. Не лишним будет самостоятельно заказать в обслуживающем банке выписку движения денежных средств по счетам. Выписки не только помогут в расчетах, но и дадут информацию, необходимую для поиска контактов деловых партнеров.

Проверка, проводимая УДФР КГК, может затянуться или приостановиться, а субъекту предпринимательства надо вести хозяйственную деятельность. При наличии информации о своих покупателях и поставщиках субъект хозяйствования может связаться с ними и выяснить важные детали ранее подписанных договоров или подписать новые контракты и начать их исполнение. Нужно также иметь в виду, что в случае необходимости проверки восстановленных проверяемым субъектом документов бухгалтерского, налогового учета и (или) других документов, связанных с налогообложением, представленных в налоговый орган в течение сроков, определенных налоговым законодательством, может назначаться внеплановая проверка (подп. 9.1 Указа Президента от 16.10.2009 № 510 «О совершенствовании контрольной (надзорной) деятельности в Республике Беларусь»).

Таким образом, если быстро и грамотно восстановить утраченные документы, можно сохранить свой бизнес и даже избежать серьезных штрафов.

Марина ДЯТЛИК, экономист