Задолженность перед работником по командировке
Работник находился в командировке в Гомеле. В связи с производственной необходимостью командировка была продлена, но работнику пришлось воспользоваться собственными денежными средствами для оплаты расходов, в силу чего образовался перерасход по предоставленному им авансовому отчету.
В какой срок организация обязана погасить задолженность перед работником?
Поскольку конкретный срок возврата задолженности перед работником законодательно не установлен, в такой ситуации, по нашему мнению, можно исходить из следующего.
В соответствии с п. 42 Инструкции о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утв. постановлением Правления Нацбанка от 29.03.2011 № 107 (далее – Инструкция № 107), перечисление денежных средств на счет клиента – физического лица под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, осуществляется после представления полного отчета по ранее выданным этому работнику суммам наличных денег.
Перечисление денежных средств на счет клиента, к которому выдана корпоративная (личная) дебетовая карточка, для оплаты расходов, связанных со служебной командировкой, допускается без представления работником полного отчета по ранее перечисленным на счет клиента суммам денежных средств.
Законодательством установлены определенные требования в обратной ситуации – когда работнику следует возвратить излишек полученного аванса.
В соответствии с п. 40 Инструкции № 107 работник, получивший наличные деньги под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, обязан не позднее 3 рабочих дней (работники подразделений юридического лица, расположенных в населенных пунктах вне места нахождения юридического лица, представляющие отчет в бухгалтерскую службу юридического лица, – не позднее 5 рабочих дней) со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия, представить в бухгалтерскую службу юридического лица, подразделения, индивидуального предпринимателя (ИП) отчет об израсходованных суммах с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы.
Работник, получивший денежные средства под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, посредством их перечисления на счет клиента, к которому выдана корпоративная (личная) дебетовая карточка, либо частично наличными деньгами и частично на карточку, обязан не позднее 15 рабочих дней со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия, представить в бухгалтерскую службу юридического лица, подразделения, ИП отчет об израсходованных суммах с приложением карт-чеков (их копий, заверенных руководителем юридического лица, подразделения или лицом, им уполномоченным, ИП) или выписки по счету клиента – физического лица и иных документов независимо от того, в наличной либо безналичной форме работник осуществлял расчеты, связанные со служебной командировкой.
Возврат неизрасходованных сумм денежных средств осуществляется в сроки, установленные для представления отчета об израсходованных суммах, за исключением случаев, определенных в п. 1 ч. 2 ст. 107 ТК (п. 41 Инструкции № 107).
Неизрасходованная сумма наличных денег, оставшаяся в распоряжении работника, а также неизрасходованная сумма, оставшаяся на счете клиента – физического лица, возвращаются работником юридическому лицу, подразделению, ИП посредством внесения наличных денег в кассу либо осуществления банковского перевода на счет юридического лица, ИП, за исключением случаев, установленных в п. 1 ч. 2 ст. 107 ТК.
Согласно п. 1 ч. 2 ст. 107 ТК удержания из зарплаты работников для погашения их задолженности нанимателю могут производиться по распоряжению нанимателя для возвращения аванса, выданного в счет зарплаты; для возврата сумм, излишне выплаченных вследствие счетных ошибок; для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного на служебную командировку или перевод в другую местность, на хозяйственные нужды, если работник не оспаривает основания и размер удержания.
В этих случаях наниматель вправе сделать распоряжение об удержании не позднее 1 месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, погашения задолженности, или со дня неправильно исчисленной выплаты.
По мнению специалиста Минфина, при расчете с работником по командировке организации следует придерживаться сроков, установленных для возврата работником неизрасходованного аванса (п.п. 40 и 41 Инструкции № 107) (online-конференция «Возмещение расходов при служебных командировках в пределах Беларуси» на сайте БЕЛТА).
В условиях правовой неопределенности такой подход представляется наиболее подходящим.
Таким образом, возврат работнику сумм, израсходованных им в связи с продлением командировки, может быть осуществлен в сроки, установленные для предоставления авансового отчета (в зависимости от конкретной ситуации – 3, 5 и 15 рабочих дней). При этом перечисление денежных средств на счет клиента, к которому выдана корпоративная (личная) дебетовая карточка, возможно без представления работником авансового отчета по ранее полученным на счет суммам денежных средств.
