Созываем собрание акционеров

Акционерные общества (АО), состоящие из двух и более участ­ников (акционеров), обязаны ежегодно проводить годовое общее собрание акционеров. Рассмотрим особенности организации такого мероприятия.

Обязанность проведения собраний установлена ст. 36 Закона от 9.12.1992 № 2020-XII «О хозяйственных обществах» (далее – Закон № 2020-XII).

Созыв собрания

Решение о проведении годового общего собрания принимается органом АО, уполномоченным на подготовку, созыв и проведение общих собраний. Это может быть совет директоров (если он имеется в АО, что обязательно, если в обществе более 50 акционеров). Если совета директоров нет, то уполномоченный орган определяется в уставе. Как правило, тогда им является исполнительный орган АО.

Решения коллегиальных органов, в т.ч. о созыве общего собрания, оформляются протоколом, а единоличного (директор, генеральный директор) – приказом (распоряжением).

Перечень информации, предоставляемой акционерам для ознакомления до и во время проведения собрания, должен обязательно включать:

– информацию о деятельности общества за отчетный период, содержащую сведения, определенные ч.ч. 8 и 9 ст. 39 Закона № 2020-XII;

– иную информацию, обязательность доведения до сведения акционеров АО которой предусмотрена законодательством и уставом общества;

– порядок регистрации лиц, имеющих право на участие в общем собрании.

В частности, в числе сведений, которые должны быть предоставлены акционерам для ознакомления в случае проведения годового общего собрания, указываются сведения о выдвинутых кандидатах в избираемые (образуемые) органы АО, если повестка дня собрания включает вопросы об их избрании. На годовом общем собрании обязательно рассматриваются вопросы избрания членов совета директоров (наблюдательного совета), если его образование предусмотрено законодательством или уставом АО, и ревизионной комиссии (ревизора).

О принятом решении уполномоченный орган извещает лиц, имеющих право на участие в общем собрании, в установленном уставом порядке.

Годовое общее собрание акционеров проводится в срок, установленный уставом, но не позднее 3 месяцев после окончания отчетного года (т.е. до 31 марта года, следующего за отчетным). Срок для принятия уполномоченным органом решения о созыве собрания целесообразно установить в уставе, в этом случае не потребуется каждый раз его высчитывать.

Если в установленный уставом срок уполномоченный орган не созывает годовое общее собрание, оно может быть созвано иными лицами – органами или участниками (участником) хозобщества, имеющими право требовать проведения собрания. Законодательство не определяет порядок созыва годового общего собрания указанными лицами, поэтому целесообразно такой порядок предусмотреть в уставе АО или локальном нормативном правовом акте (ЛНПА), утвержденном общим собранием. Вместе с тем полагаем, что к созыву годового общего собрания применимы нормы законодательства, относящиеся к созыву внеочередного общего собрания.

В связи с этим считаем, что в случае созыва как внеочередного, так и годового общего собрания акционерами или органами, не являющимися уполномоченными, АО обязано обеспечить своевременное формирование реестра акционеров и последующую его передачу указанным лицам по их требованию. Во избежание разногласий и споров по применению указанной нормы к созыву годового общего собрания АО также рекомендуем такую обязанность общества предусмотреть в уставе.

Применение к созыву годового общего собрания норм законодательства, регулирующих порядок созыва внеочередного общего собрания, означает, что при его созыве иными лицами к ним переходят все полномочия уполномоченного органа в части подготовки, созыва и проведения общего собрания по соответствующим вопросам. Таким образом, если совет директоров или иной уполномоченный орган в установленный уставом срок не созывает годовое общее собрание, любое из вышеперечисленных лиц вправе взять на себя полномочия по его созыву и проведению.

Повестка дня

Повестка дня годового общего собрания включает в себя перечень вопросов, решения по которым необходимо принять. Повестка формируется уполномоченным органом или иным лицом, созывающим собрание, по своему усмотрению, а также на основании предложений лиц, имеющих право на внесение предложений в повестку дня.

Повестка дня должна содержать исчерпывающий перечень конкретно сформулированных вопросов, выносимых на обсуждение. Эти вопросы не должны обо­значаться словами «иное», «разное» и другим способом, который не позволяет судить о том, какой вопрос предполагается рассмотреть.

До проведения годового общего соб­рания исполнительный орган АО должен подготовить информацию о деятельности общества за отчетный период (обычно это период, установленный для составления годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности). Указанная информация долж­на быть доступна для ознакомления лицам, имеющим право на участие в годовом общем собрании, не менее чем за 20 дней до его проведения. Доступ к такой информации должен быть обеспечен на самом собрании во время его проведения, а также по адресам, указанным в извещениях о его проведении.

Форма, время и место

Законодательством предусмотрено не­сколько форм проведения общего собрания участников хозобществ: очная, заочная и смешанная формы. По общему правилу форма проведения общего со­брания определяется уставом либо органами общества, его участниками или аудиторской организацией (аудитором – ИП), требующими его созыва.

Однако в соответствии с ч. 5 ст. 45 Закона № 2020-XII решения общего собрания акционеров по вопросам утверждения годовых отчетов, годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности АО и рас­пределения его прибыли и убытков, а также по иным вопросам, определенным уставом, не могут быть приняты путем проведения заочного голосования без непосредственного совместного присутствия лиц, имеющих право на участие в общем собрании. Следовательно, годовое общее собрание может проводиться только в очной форме.

Представляется, что совместное присутствие лиц предполагает, что участ­ники общего собрания находятся в одном помещении в одно и то же время.

При определении места, даты и времени проведения общего собрания рекомендовано исходить из необходимости предоставить акционерам реальную и необременительную возможность принять в нем участие. Место и время проведения собрания не должны создавать акционерам затруднения для участия в собрании или быть финансово обременительными для участников.

По общему правилу лица, имеющие право на участие в общем собрании, извещаются о его проведении не позднее чем за 30 дней до этой даты, если уставом не предусмотрен меньший срок. Если в повестке дня собрания содержится вопрос об избрании членов совета директоров кумулятивным голосованием, извещение производится не позднее чем за 50 дней до проведения собрания, если меньший срок не закреплен в уставе АО (ч.ч. 1 и 2 ст. 39 Закона № 2020-XII).

В АО извещение о проведении годового общего собрания направляется лицам, содержащимся в списке акционеров.

Регистрация участников

Годовое общее собрание начинается с регистрации его участников, порядок которой целесообразно подробно предусмотреть в ЛНПА общества, определяющем требования к подготовке, созыву и проведению общего собрания, а также в обязательном порядке включить в извещение о проведении общего собрания.

Иногда участник опаздывает по каким-­то причинам и является на общее собрание после окончания регистрации. Но лица, не прошедшие регистрацию, не могут принимать участие в голосовании. Законодательство не регулирует вопрос возможности регистрации участника в случае его опоздания, но и не запрещает это. Потому порядок регистрации и участия в годовом общем собрании опоздавших участников желательно за­крепить в ЛНПА.

Можно установить срок, в течение которого возможна регистрация опоздавших участников, или проводить регистрацию после обсуждения и принятия решения по уже рассматриваемому во­просу повестки дня, т.е. допустить их к голосованию. Полагаем, что ограничивать участие в общем собрании опоздавшего участника нец елесообразно, т.к. это можно расценить как ущемление его прав и интересов, которые будут восстановлены через суд.

Процедура

После регистрации участников общего собрания в целях организации дальнейшего ведения собрания необходимо решить следующие процедурные вопросы:

– избрание председательствующего. Для избрания председателя достаточно простого большинства голосов (более 50%) участников общества, если уставом АО не предусмотрено иное;

– определение лица, ответственного за ведение протокола на общем собрании. По общему правилу ведение протокола общего собрания обеспечивает председатель этого собрания, но для ведения протокола может избираться и секретарь (также простым большинством);

– определение наличия кворума на общем собрании. Для того чтобы общее собрание было признано правомочным, его участники должны обладать в совокупности более чем 50% голосов от общего количества голосов всех акционеров. Уставом общества может быть предусмотрено для кворума большее число голосов. Вопрос установления наличия кворума находится в компетенции счетной комиссии. Если счетная комиссия не создавалась в АО, то на практике наличие или отсутствие кворума устанавливает председатель общего собрания.

Общее собрание объявляется от­кры­тым, если при подсчете лиц, зарегистрировавшихся для участия в об­щем собрании, установлено, что необходимый кворум достигнут. Если же его нет, годовое общее собрание должно быть проведено повторно с той же повесткой дня, но в этом случае достаточно будет кворума в более чем 30% голосов от общего количества. В то же время уставом общества может быть предусмотрено для кворума и большее число голосов.

Весь ход общего собрания фиксируется в протоколе, который оформляется надлежащим образом в срок не позднее 5 дней после закрытия собрания. Подписывается этот документ (с визированием каждой страницы, включая решения, прилагаемые к протоколу) председателем общего со­брания, секретарем (при его наличии) и не менее чем двумя членами счетной комиссии (при ее наличии) или, если это предусмотрено уставом, лицами, принявшими участие в этом собрании. Протокол может подписываться и иными лицами.