Служебные командировки за границу: оплата расходов по найму жилого помещения без подтверждающих документов

Согласно ст. 91 ТК поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы признается служебной командировкой.

Предоставление гарантий и компенсаций работникам при их направлении в служебные командировки за границу осуществляется в порядке и на условиях, определенных Инструкцией о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утв. постановлением Минтруда и соцзащиты от 30.07.2010 № 115 (далее – Инструкция № 115).

Основанием для расчета и выплаты денежных средств командированным работникам является приказ (распоряжение) нанимателя о направлении работника в командировку (п. 2 Инструкции № 115).

Наниматель при командировании работников за границу устанавливает задание на командировку, которое должно носить конкретный характер и не содержать общих и нечетких формулировок. В задании на командировку указываются государство и цель командировки, время нахождения за границей, план встреч и переговоров, иные сведения, необходимые для реализации целей и задач командировки. Задание подписывается командированным работником и утверждается нанимателем (п. 4 Инструкции № 115).

Следовательно, возмещение работнику командировочных расходов производится на основании приказа и задания нанимателя, в которых указываются время нахождения за границей.

Нанимателем определяются форма письменного отчета по выполнению задания на командировку и порядок его представления (п. 5 Инструкции № 115).

Наниматель обязан выдать командированному работнику аванс в иностранной валюте и (или) белорусских рублях до выезда в командировку и возместить, помимо иных, расходы по найму жилого помещения (п. 8 Инструкции № 115).

Согласно п. 16 Инструкции № 115 при командировании работников за границу оплата расходов по найму жилого помещения (исключая время нахождения в пути) при отсутствии подтверждающих документов осуществляется в размере 5% от предельной нормы возмещения расходов по найму жилого помещения в сутки, установленной законодательством РБ (далее – норма расходов по найму жилого помещения).

В коммерческой организации (индивидуальным предпринимателем) может быть принято решение об оплате расходов по найму жилого помещения при отсутствии подтверждающих документов в размере, не превышающем 20% от нормы расходов по найму жилого помещения. Конкретный размер оплаты расходов по найму жилого помещения устанавливается нанимателем на основании локального нормативного правового акта (например, положения о командировании, приказа).

В то же время Инструкцией № 115 не предусмотрена норма, устанавливающая:

– продолжительность времени в течение суток, за которую оплачиваются расходы по найму жилого помещения, в т.ч. при отсутствии подтверждающих документов;

– зависимость оплаты указанных расходов от времени прибытия работника в место командирования либо убытия из него.

При этом время нахождения работника в пути при возмещении названных расходов не учитывается.

В связи со сказанным оплата расходов по найму жилого помещения при отсутствии подтверждающих документов:

– производится за полные сутки пребывания в месте командирования, а также за сутки, на которые приходится дата прибытия (выбытия) транспортного средства, которым работник следует к месту командирования (обратно к постоянному месту работы), определенные приказом и заданием нанимателя;

– не производится за сутки, в течение которых работник следует к месту командирования или обратно к постоянному месту работы (находится в пути).

При предоставлении принимающей стороной за свой счет жилого помещения возмещение расходов по найму жилого помещения не производится (п. 18 Инструкции № 115).

Пример 1. Работник организации по приказу нанимателя направляется в служебную командировку за границу в Москву (РФ) на 4 дня с 23 по 26 октября 2017 г. Заданием на командировку предусматривалось выполнение служебного задания в Москве 24 и 25 октября.

По возвращении из командировки работник представил в бухгалтерию организации проездные документы: билет на поезд «Минск – Москва» (отправление 23 ок­тября, прибытие 24 октября), билет на поезд «Москва – Минск» (отправление 25 октября, прибытие 26 октября). Документы, подтверждающие наем жилого помещения в указанные дни, отсутствуют.

Поскольку документы, подтверждающие проживание в гостинице (счета, квитанции и т.д.), не предоставлены командированным работником, наниматель обязан произвести ему оплату расходов по найму жилого помещения без подтверждающих документов в размере 5% (до 20% по решению нанимателя) от нормы расходов по найму жилого помещения, установленной законодательством для Москвы (РФ), за 24 и 25 октября в размере 14 USD (140 USD х 5 / 100 х 2 суток).

Пример 2. Согласно приказу нанимателя работник организации направлен в служебную командировку за границу в Анкару (Турция) на 2 дня с 30 по 31 октября 2017 г. воздушным транспортом. Заданием предусматривается выполнение работником служебного задания в Анкаре 30 октября.

В соответствии с расписанием пассажирского воздушного транспорта 30 октября работник вылетел из Минска в 7:30, прибыл в Анкару в 12:20, выполнил служебное задание и в 23:20 вылетел обратно, прибыв в Минск 31 октября в 5:25.

Работник по возвращении из командировки не предоставил документы, подтверждающие оплату расходов по проживанию в гостинице 30 октября (счета, квитанции и т.д.).

В приведенном случае наниматель обязан произвести ему выплату за 30 октября в размере 5% (до 20% по решению нанимателя) от нормы расходов по найму жилого помещения, установленной законодательством для Турции, в размере 9,5 USD (190 USD х 5 / 100 х 1 сутки) независимо от того, что работник находился на территории иностранного государства 11 часов в дневное (вечернее) время. При этом данная выплата не производится за время нахождения работника в пути (31 октября).

Пример 3. В коммерческой организации в соответствии с приказом нанимателя заместитель директора с водителем служебного легкового автомобиля направляются в командировку за границу в Лодзь (Польша) на 3 дня с 23 по 25 октября 2017 г. Заданием предусматривается выполнение служебного задания 24 октября.

Положением о командировании, действующим в данной организации, предусмотрено, что при отсутствии у командированных работников документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения за границей (исключая время нахождения в пути), им производится выплата в размере 20% от нормы расходов по найму жилого помещения.

Согласно представленным сопроводительным документам в оригинале (путевой лист с отметками о дате прибытия и выбытия из места командирования, квитанции об оплате за стоянку, заправку и др.) заместитель директора и водитель служебного легкового автомобиля:

– 23 октября в 09:00 выехали из Минска;

– 24 октября в 8:30 приехали в Лодзь, выполнили служебное задание и в 17:40 выехали обратно в Минск;

– 25 октября в 16:30 приехали к месту постоянной работы в Минске.

По возвращении из командировки они не представили документы, подтверждающие оплату расходов по найму гостиницы 24 октября (счета, квитанции и т.д.).

В рассматриваемом случае за 24 октября наниматель обязан произвести заместителю директора и водителю служебного легкового автомобиля выплату в размере 20% от нормы расходов по найму жилого помещения, установленной законодательством для Польши, – 30 USD (150 USD х 20 / 100 х 1 сутки). Данная выплата не производится им за время нахождения в пути (23 и 25 октября).

При этом согласно ч. 3 п. 16 Инструкции № 115 водителям, осуществляющим международные автомобильные перевозки грузов и пассажиров, и лицам, командированным вместе с ними, при оплате расходов по найму жилого помещения при отсутствии подтверждающих документов учитывается время нахождения в пути следования.

Это обусловлено тем, что в отношении водителей автомобилей, занятых на международных автомобильных перевозках пассажиров и грузов, применяются положения Европейского соглашения, касающегося работы экипажей транспортных средств, производящих международные автомобильные перевозки, заключенного в г. Женеве 1 января 1970 г. (далее – Соглашение).

Согласно Соглашению ежедневная продолжительность управления транспортным средством для водителя между двумя периодами ежедневного отдыха или между ежедневным и еженедельным периодами отдыха не должна превышать 9 часов, в отдельных случаях – 10 часов.

Кроме того, Соглашением определено, что в течение каждых 24 часов нахождения в пути водитель должен иметь непрерывный ежедневный отдых продолжительностью не менее 11 часов. Если продолжительность отдыха в течение недели сокращается 3 раза до 9 часов, то до конца следующей недели ему в качестве компенсации должен быть предоставлен отдых эквивалентной продолжительности.

С учетом изложенного период отдыха водителя, согласно графику движения, не обязательно должен приходиться на ночное время.

Водителям, осуществляющим международные перевозки, и лицам, командированных вместе с ними, направленным в командировку в Россию или другие страны СНГ, возмещение расходов по найму жилого помещения в размере 5% от нормы расходов по найму жилого помещения производится за все дни, оговоренные в приказе нанимателя.

При командировании водителей, осуществляющих международные автомобильные перевозки грузов, в несколько иностранных государств с транзитом по РБ возникают трудности при определении государства, по нормам которого за определенные сутки следует производить оплату расходов по найму жилого помещения без подтверждающих документов. В таких случаях следует руководствоваться порядком возмещения суточных.

Пример 4. В организации (Борисов) по приказу нанимателя водитель, осуществляющий международные автомобильные перевозки грузов, направляется в служебную командировку за границу в Гамбург (Германия) и Воронеж (РФ) на 11 дней со 2 по 12 октября 2017 г. на авто­транспорте нанимателя.

В соответствии с заданием водитель должен 5 октября доставить груз № 1 из Борисова в Гамбург и выехать в РФ с транзитом через РБ для доставки груза № 2 из Гамбурга в Воронеж 10 октября.

Согласно представленным сопроводительным документам в оригинале:

– пересечение границ при выезде в командировку и возвращении обратно произошло 3 и 12 октября;

– при следовании транзитом через РБ водитель прибыл в Беларусь и выехал в РФ в течение одного дня – 8 октября.

Основанием для расчета и выплаты денежных средств работникам, направленным в служебную командировку за границу, является приказ (распоряжение) нанимателя и задание на командировку, в котором указываются государство и время нахождения за границей (п.п. 2 и 4 Инструкции № 115).

Согласно п. 22 Инструкции № 115 возмещение суточных за время пребывания командированного работника за границей производится в иностранной валюте с включением дня отъезда из РБ и дня прибытия в Беларусь по нормам, установленным для государства, в которое направлен работник в командировку.

За время следования по территории РБ до дня отъезда из РБ или после дня прибытия в Беларусь суточные выплачиваются в белорусских рублях по нормам, установленным законодательством РБ по оплате служебных командировок в пределах РБ.

Для водителей, осуществляющих международные автомобильные перевозки грузов, и лиц, командированных вместе с ними, днем отъезда (выбытия) из РБ и днем прибытия в Беларусь считаются дни пересечения границы РБ.

День пересечения границ государств, в т.ч. границы Беларуси, определяется по отметке в документе для выезда из РБ и (или) въезда в Беларусь (п. 23 Инструкции № 115).

Если при пересечении границ государств пограничными службами не делаются соответствующие отметки в паспорте, то документами, подтверждающими время (день) пересечения границы для возмещения суточных в иностранной валюте, могут являться бланки путевых листов с отметками о дате прибытия и выбытия из места пребывания, данные, содержащиеся в международной товарно-транспортной накладной СМR и в регистрационных листках тахографа (тахограмме), учитывая, что указанные документы должны быть у каждого водителя, осуществляющего международные автомобильные перевозки грузов, как того требуют Правила автомобильных перевозок грузов, утв. постановлением Совмина от 30.06.2008 № 970, а также иные сопроводительные документы (чеки, счета, квитанции об оплате горюче-смазочных материалов, дорожных и (или) таможенных сборов, страхованию автотранспорта и гражданской ответственности перевозчика, вынужденного мелкого ремонта, за стоянку, гостиницу и др.).

При командировании водителей, осуществляющих международные автомобильные перевозки грузов, и лиц, командированных вместе с ними, в несколько иностранных государств с транзитом через Беларусь возмещение суточных производится:

– за время следования по территории государств – участников СНГ – в иностранной валюте с включением дня отъезда из РБ и дня прибытия в Беларусь по нормам, установленным для государства – участника СНГ, в которое направлен работник в командировку;

– за время следования по территории других иностранных государств – в иностранной валюте с включением дня отъезда из РБ и дня прибытия в Беларусь по нормам, установленным для того государства, в которое направлен работник в командировку;

– в случае, если день прибытия в РБ совпадает с днем отъезда из Беларуси, то возмещение суточных производится в иностранной валюте по нормам, установленным для того государства, из которого прибыл работник (ч. 5 п. 22 Инструкции № 115).

Справочно: постановлением Минфина от 16.06.2016 № 48 при служебных командировках в пределах РБ установлен размер возмещения расходов за проживание вне места жительства (места пребывания) для покрытия дополнительных личных расходов (суточные) – 7 BYN в сутки.

Согласно постановлению Минфина от 30.01.2001 № 7 «Об установлении норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу» (далее – постановление № 7) нормы возмещения расходов за проживание вне места жительства (суточных) для работников, направляемых в краткосрочные командировки за границу, и по найму жилого помещения в сутки установлены в размере:

– для РФ – 30 USD и до 120 USD;

– для Германии – 40 EUR и до 100 EUR соответственно.

Согласно п. 2 постановления № 7 водителям, осуществляющим международные автомобильные перевозки грузов, оплата суточных производится в размере не менее 40% от установленных норм.

Следует проверить приложенные к авансовому отчету документы, в т.ч. отметки в паспорте водителя, данные, содержащиеся в путевых листах, международной товарно-транспортной накладной СМR и в тахо­грамме, а также иные сопроводительные документы (чеки, счета, квитанции об оплате ГСМ и др.).

В соответствии с установленным законодательством порядком при выезде водителя из Германии в РФ транзитом через РБ суточные ему выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным законодательством для Германии, до въезда на территорию Беларуси, включая день прибытия в РБ, и по нормам РФ при выезде из Беларуси на территорию России, включая день отъезда из РБ. Поскольку в данном случае день прибытия в Беларусь совпал с днем отъезда из РБ, суточные возмещаются по нормам, установленным для страны, из которой прибыл водитель (Германии).

В приведенном случае возмещение командированному водителю суточных будет производиться:

– за 2 октября – в белорусских рублях по нормам, установленным законодательством для оплаты служебных командировок в пределах РБ (7 BYN);

– за 3–8 октября – в иностранной валюте по нормам, установленным законодательством для Германии, – 240 EUR (40 EUR х 6 суток);

– за 9–12 октября – в иностранной валюте по нормам, установленным законодательством для РФ, – 120 USD (30 USD х 4 суток).

В аналогичном порядке наниматель обязан произвести водителю оплату расходов по найму жилого помещения без подтверждающих документов за все время нахождения на территории иностранных государств:

– за 3–8 октября – в размере 5% (если больший размер не установлен нанимателем) от нормы расходов по найму жилого помещения, установленной законодательством для Германии, – 30 EUR (100 EUR х 5 / 100 х 6 суток);

– за 9–12 октября – для РФ – 24 USD (120 USD х 5 / 100 х 4 суток).

Все командировочные расходы, рассчитанные исходя из норм оплаты таких расходов при служебных командировках за границу, установленных законодательством РБ, с учетом расходов, предусмотренных Инструкцией № 115, подлежат возмещению работнику и включаются в затраты по производству и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав, учитываемые при налогообложении, в соответствии со ст. 130 Налогового кодекса (НК).

При налогообложении не учитываются затраты на командировки, произведенные сверх норм, установленных в порядке, определенном ТК (ст. 131 НК).