Проверить кассу

В соответствии со ст. 12 Закона от 18.10.1994 г. №3321-ХII "О бухгалтерском учете и отчетности" (в ред. законов от 2001-06-25 г. № 42-З, от 2004-05-17 г. № 278-З) (далее - Закон) порядок и сроки проведения инвентаризации определяет руководитель организации, кроме случаев, когда она обязательна.

Инвентаризация кассы, денежных документов и бланков строгой отчетности направлена на выявление нарушений работы с денежной наличностью и контроль соблюдения порядка ведения кассовых операций. При этом порядок проведения инвентаризации денежных средств, денежных документов и бланков строгой отчетности прописан в Правилах ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в Республике Беларусь, утв. постановлением Нацбанка от 2003-03-26 г. № 57 (с изменениями и дополнениями), и в Правилах ведения кассовых операций в иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утв. постановлением Нацбанка от 2004-06-28 г. № 98.

Инвентаризация кассы проводится внезапно в сроки, установленные руководителем предприятия, но не реже одного раза в квартал, с полным полистным (поштучным) пересчетом наличных денег и проверкой других ценностей, находящихся в кассе.

Обобщая нормы данных актов законодательства, можно сделать вывод, что инвентаризация кассы проводится в обязательном порядке (кроме случаев соблюдения требований проведения ревизии кассы не реже одного раза в квартал):

1) перед составлением годового отчета;

2) при смене кассира;

3) если руководство выявило факты хищения наличных денег;

4) если наличность была частично или полностью уничтожена при чрезвычайных ситуациях.

Для проведения инвентаризации кассы приказом руководителя назначается комиссия. Сроки проведения инвентаризации необходимо закрепить в приказе об учетной политике организации. Кроме этого директор издает приказ, в котором утверждает состав инвентаризационной комиссии.

В настоящее время одновременно с инвентаризацией денежных средств и денежных документов проводится проверка фактического наличия бланков ценных бумаг и других аналогичных документов.

Инвентаризация кассовых документов включает:

- проверку соответствия фактического наличия остатка по кассе данным бухгалтерского учета;

- проверку полноты оприходования денежной выручки, полученной в результате хозяйственной деятельности, в кассу предприятия;

- проверку соответствия записей в кассовой книге данным бухгалтерского учета и выпискам банка;

- проверку осуществления расчетов наличными деньгами между юридическими лицами.

При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы (почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, путевки в дома отдыха и санатории, авиабилеты и др.).

При наличии кассового суммирующего аппарата (КСА) комиссия в присутствии кассира проверяет счетчики КСА и снимает с них показания. Затем члены комиссии сверяют сумму выручки с данными кассовой ленты и денежными средствами, которые находятся в кассе. Суммы, отраженные в книге кассира-операциониста, в кассовой ленте и на счетчиках КСА, должны быть равны сумме денег, находящихся в кассе организации. Если ревизорами были обнаружены недостатки или излишки, их необходимо занести в графы книги кассира-операциониста. В акте по итогам проверки комиссия отражает сумму выявленных излишков или недостач, а также причины их образования. Результаты ревизии проверяющие оформляют актом инвентаризации денежных средств.

Проверка фактического наличия бланков ценных бумаг и других бланков документов строгой отчетности производится по видам бланков (например, по акциям: именные и на предъявителя, привилегированные и обыкновенные) с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам.

Инвентаризация денежных средств в пути производится путем сверки числящихся сумм на счетах бухгалтерского учета с данными квитанций учреждения банка, почтового отделения, копий сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам банка и т.п.

Инвентаризация денежных средств, находящихся в банках на расчетном (текущем), валютном и специальных счетах, производится путем сверки остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах по данным бухгалтерии предприятия (учреждения), с данными выписок банков.

Выявленные комиссией излишки отражаются в учете записью:

Д-т сч. 50 (соответствующий субсчет) - К-т сч. 92 - оприходованы неучтенные средства, выявленные при инвентаризации.

При обнаружении недостач делаются записи:

Д-т сч. 94 - К-т сч. 50 (соответствующий субсчет) - отражена недостача наличности в кассе и

Д-т сч. 73 - К-т сч. 94 - ее сумма отнесена на материально ответственное лицо.

Отсутствие материально ответственного работника при инвентаризации

Материально ответственный работник отсутствует. Как провести годовую инвентаризацию товарных ценностей в его отсутствие, не нарушая установленных правил?

Согласно Закону порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Порядок проведения инвентаризации определен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утв. постановлением Минфина от 5.12.1995 г. № 54 (далее - Методические указания), которые предусматривают, что проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц (МОЛ).

При поступлении на работу, требующую в соответствии с законодательством подписания договора о полной материальной ответственности, работник обязуется обеспечить сохранность вверенного ему имущества.

При отсутствии работника по уважительной причине (возможно длительное время) приказом руководителя организации назначается замещающее его материально ответственное лицо. При передаче и при вступлении в права ответственности за материальные ценности проводится обязательная инвентаризация товарно-материальных ценностей (согласно ст. 12 Закона).

Если во время отсутствия МОЛ по уважительной причине в ходе проведенной инвентаризации выявляются факты расхождения учетных данных с имеющимися в натуре товарно-материальными ценностями, то такие расхождения фиксируются в установленном порядке и при выходе на работу МОЛ с него берутся соответствующие объяснения и принимаются меры к устранению выявленных недостач, излишков.

Если материально ответственное лицо отсутствует по неуважительной причине, то в соответствии с Трудовым кодексом такой работник не выполняет своих обязанностей. При этом факты недобросовестного отношения материально ответственного лица к своим обязанностям должны подтверждаться документально (письмами, запросами и т.п.).

Если отсутствующее по неуважительной причине материально ответственное лицо не может лично принимать участие в инвентаризации, а организации необходимо провести ее в сроки, установленные законодательством и учетной политикой, инвентаризация может быть проведена без его участия. Но перед проведением такой инвентаризации руководитель должен назначить новое материально ответственное лицо (если это по каким-либо причинам не было сделано ранее), которое в присутствии инвентаризационной комиссии примет материальные ценности на ответственное хранение и будет участвовать в инвентаризации в качестве материально ответственного лица.

Возможный спор по результатам инвентаризации между отсутствующим материально ответственным работником и работодателем будет регулироваться трудовым законодательством.

Пересортица

1. При инвентаризации на складе фирмы была обнаружена пересортица одинаковых по характеристикам стальных труб одной марки. Складская номенклатура изделий идентична "трубы стальные диаметром 100 мм". Можно ли зачесть излишки и недостачи?

2. Наша фирма занимается оптовой торговлей. Бывает, что от разных поставщиков к нам поступает одноименный товар, но по разным ценам. В апреле в связи с инвентаризацией товарных остатков на складе была обнаружена ошибка: вместо одного товара был списан другой с таким же наименованием, но поступивший от другого поставщика по иной себестоимости. Какие в данном случае нужно сделать исправления в бухучете, чтобы не изменять себестоимость товара за декабрь?

Под пересортицей товаров понимается одновременная недостача одного сорта товара и излишек другого сорта товара того же наименования.

Как правило, причинами пересортицы является недостаточный контроль за соответствием отпускаемого со склада сорта товаров с сортом, указанным в первичных документах, служащих основанием для отпуска товаров со склада. Выявляются пересортицы при проведении инвентаризаций и иных контрольных мероприятий.

Согласно Методическим указаниям взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы допускается только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении товарно-материальных ценностей одного и того же наименования и в тождественных количествах.

О выявленной пересортице материально ответственные лица представляют подробные объяснения инвентаризационной комиссии.

В том случае, если при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих ценностей выше стоимости ценностей, оказавшихся в излишке, эта разница в стоимости относится на виновных лиц.

Если конкретные виновники пересортицы не установлены, то суммовые разницы рассматриваются как недостачи сверх норм убыли и списываются в организациях торговли и общественного питания на издержки обращения.

На разницу в стоимости от пересортицы, не погасившей недостачу, образовавшуюся не по вине материально ответственных лиц, в протоколах инвентаризационной комиссии должны быть даны исчерпывающие объяснения о причинах, по которым такая разница не отнесена на виновных лиц.

При выявлении пересортицы товаров оформляются "Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей" (форма ИНВ-3), "Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей" (форма ИНВ-13), а также "Ведомость результатов, выявленных инвентаризацией".

Инвентаризационная опись (форма ИНВ-3) оформляется в двух экземплярах, один из которых передается в бухгалтерию для составления сличительной ведомости, а второй остается у материально ответственного лица. В опись заносятся все числящиеся по учету товары.

При выявлении пересортицы товаров недостача одного из них отражается по одной строке описи, а излишек другого - по другой строке. Опись подписывается каждым из членов комиссии, председателем комиссии. Правильность записей удостоверяется материально ответственными лицами.

Все выявленные расхождения между учетными данными и фактическим наличием имущественных ценностей (включая пересортицу товаров) из инвентаризационных описей переносятся в сличительные ведомости по форме ИНВ-13. Сличительные ведомости оформляются в двух экземплярах работниками бухгалтерии, из которых один остается для хранения в бухгалтерии, а другой передается соответствующим материально ответственным лицам.

Сличительные ведомости подписываются бухгалтером, их оформившим, и доводятся до сведения соответствующих материально ответственных лиц.

В ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией, заносятся сводные данные о выявленных при инвентаризации расхождениях, включая выявленные расхождения по пересортице товаров.

При оформлении ведомости определяется порядок регулирования возникших разниц - либо зачет по пересортице, либо списание в пределах норм естественной убыли на издержки обращения, либо отнесение на виновных лиц, либо списание сверх норм естественной убыли за счет собственных средств организации.

Ведомость подписывается руководителем организации, главным бухгалтером и председателем инвентаризационной комиссии и заверяется печатью организации.

В бухгалтерском учете выявленные суммы пересортицы оформляются следующими записями по счетам учета:

Д-т сч. 94 - К-т сч. 41 - на сумму недостачи товаров одного сорта;

Д-т сч. 41 - К-т сч. 94 - на сумму излишка товаров другого сорта (обе указанные проводки - по ценам, по которым товары отражены в бухучете организации);

Д-т сч. 41 - К-т сч. 41 - зачет недостачи товаров излишками по пересортице;

Д-т сч. 73 - К-т сч. 94 - отнесение за счет виновных лиц разницы в стоимости недостающих ценностей над стоимостью ценностей, которые в излишке (по балансовой стоимости недостающих ценностей);

Д-т сч. 73 - К-т сч. 98, субсч."Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей" - на сумму разницы между рыночной стоимостью недостач и их балансовой стоимостью;

Д-т сч. 98 - К-т сч. 92 - по мере погашения задолженности по недостачам учтенные разницы в стоимости недостающих товаров включаются в состав внереализационных доходов организации;

Д-т сч. 92 - К-т сч. 94 - списание за счет организации разницы в стоимости недостающих ценностей над стоимостью излишествующих ценностей (по балансовой стоимости).

Как отмечалось выше, за счет средств организации могут быть списаны суммы пересортицы, по которым не установлены конкретные виновники.

Согласно общему правилу за счет средств организации или виновных лиц могут быть отнесены недостачи сверх установленных норм естественной убыли. Недостачи в пределах норм естественной убыли должны относиться на издержки обращения:

Д-т сч. 44 "Расходы на реализацию" - К-т сч. 94.

При расчетах с виновными лицами нормы естественной убыли должны быть применены в любом случае, так как их вина в недостачах товаров вследствие естественного изменения их биологических и (или) физико-химических свойств в любом случае выявлена быть не может.

Если при зачете недостач при пересортице будет выявлен излишек товаров, он приходуется по рыночной стоимости и относится на прочие доходы организации:

Д-т сч. 41 - К-т сч. 92.

Резерв по сомнительным долгам и инвентаризация расчетов

31 декабря 2004 г. мы провели инвентаризацию дебиторской задолженности. По результатам решили создать резерв по сомнительным долгам. Можем ли мы создать резерв на всю сумму задолженности?

Проверка даты возникновения и сроков погашения дебиторской задолженности и обязательств, числящихся на конец года, осуществляется при инвентаризации расчетов. Сроки погашения дебиторской задолженности и обязательств, числящихся на счетах бухгалтерского учета на конец года, определяются на основании заключенных договоров с целью их разделения на краткосрочные и долгосрочные.

При инвентаризации необходимо также определить просроченную задолженность, информация о которой также используется при формировании показателей приложения к бухгалтерскому балансу (форма № 5). Просроченной считается задолженность, которая не погашена в срок, предусмотренный договором. Просроченная задолженность (дебиторская и кредиторская), по которой истек срок исковой давности, списывается по каждому обязательству на основании данных проведенной инвентаризации, письменного обоснования и приказа руководителя организации на финансовые результаты в качестве внереализационных доходов или расходов.

При этом списание дебиторской задолженности может производиться за счет резерва по сомнительным долгам. К сомнительным долгам относится дебиторская задолженность, не погашенная в нормальные сроки и не обеспеченная юридически полноценными обязательствами и гарантиями. Она может возникать при расчетах за реализованную продукцию, выполненные работы, оказанные услуги, а также за другие материальные ценности.

Согласно п.п.10 и 25 Инструкции о порядке формирования показателей бухгалтерской отчетности, утв. постановлением Минфина от 2004-02-17 г. № 16, Инструкции по применению Типового плана счетов бухгалтерского учета, утв. постановлением Минфина от 2003-05-30 г. № 89, предусмотрена возможность создавать резерв по сомнительным долгам только по отгруженной юридическим и физическим лицам продукции, товаров, оказанным услугам и выполненным работам, т.е. при признании организацией выручки от реализации "по отгрузке".

Создание резерва производится:

по результатам проведенной инвентаризации дебиторской задолженности, признанной не востребованной на отчетную дату, не погашенной в срок, указанный в договоре (если в договоре не указан конкретный срок его исполнения, то в разумный срок);

после принятия письменного решения руководителя о создании резерва;

путем внесения соответствующих изменений (дополнений) в приказ по учетной политике.

Отчисления в резерв производятся по каждому долгу, признанному сомнительным на отчетную дату, и только в сумме этого долга. При этом если до конца года, следующего за годом создания резерва по конкретному сомнительному долгу, резерв не будет использован, то его сумма присоединяется к прибыли этого года.

Нормативными правовыми актами Республики Беларусь не предусмотрено создавать резерв по сомнительным долгам путем определения процента сомнительных долгов в общей сумме дебиторской задолженности покупателей.

Основанием для списания сомнительных долгов являются:

- договор поставки продукции (работ, услуг);

- документы, подтверждающие отгрузку (товарно-транспортные, товарные накладные и др.);

- акты инвентаризации дебиторской задолженности;

- решение судебных органов об отказе взыскания задолженности с организации-дебитора;

- распоряжение руководителя организации о списании суммы долга.