Персонифицированный учет: впереди напряженная работа

Персонифицированный учет -- это сбор, накопление в течение всей трудовой деятельности и хранение сведений о каждом застрахованном лице (работающем гражданине), которые используются при назначении выплат по государственному социальному страхованию, в частности при назначении пенсии.

Участниками персонифицированного учета являются застрахованные лица, работодатели и органы Фонда соцзащиты населения (далее -- Фонд).

У каждой стороны свои права и обязанности, которые определены Законом "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе государственного социального страхования" (далее -- Закон). Самые простые обязанности у застрахованных лиц: они должны представлять свои анкетные данные для регистрации, сообщать Фонду об изменении этих данных. Это все, что требуется от работающих граждан. В ходе регистрации застрахованных лиц каждому из них Фондом открывается индивидуальный лицевой счет (ИЛС) под определенным страховым номером, изготовляется и выдается страховое свидетельство государственного социального страхования. Взаимодействие застрахованных лиц с Фондом осуществляется через работодателя.

Работодателям, в отличие от застрахованных лиц, работа предстоит большая. Для нормального ее проведения на предприятиях и в организациях должны быть созданы рабочие группы, обеспечивающие решение проблем, связанных с персонифицированным учетом и имеющие в своем составе специалистов кадровых служб, бухгалтерий, отделов автоматизации, профсоюзов.

-- подготовка документов персонифицированного учета (ДПУ) для проведения массовой первоначальной регистрации застрахованных лиц, внесения в ИЛС информации о приеме и увольнении, о заработке (доходе), страховых взносах, особенностях исчисления стажа;

-- выдача застрахованным лицам свидетельств социального страхования;

-- предоставление возможности застрахованному лицу получить сведения о нем, переданные в Фонд.

Для подготовки работодателями информации по ведению персонифицированного учета используются следующие формы:

ПУ-1 "Анкета застрахованного лица";

ПУ-2 "Сведения о приеме и увольнении";

ПУ-3 "Индивидуальные сведения".

Каждая из форм имеет несколько типов. Указания о том, какие типы форм используются в конкретных случаях и правила их заполнения содержатся в Инструкции по заполнению форм документов персонифицированного учета (утв. постановлением Министерства социальной защиты от 2000-09-27г. N 16).

Самая большая нагрузка в ведении учета ложится на Фонд. Каждый уровень органов Фонда имеет здесь четкие обязанности. Районные и городские отделы осуществляют взаимодействие с органами местной власти, работодателями и застрахованными лицами, являющимися самостоятельными плательщиками страховых взносов, прием ДПУ, контроль за своевременным их представлением и правильностью заполнения, сверку достоверности информации учета с отчетными данными, представляемыми ежеквартально работодателями, ввод в информационную систему ДПУ в электронном виде, передачу ДПУ на бумажных носителях в областное (Минское городское) управление для ввода в автоматизированную систему управления персонифицированным учетом (АСУ ПУ), изготовление и выдачу страховых свидетельств государственного социального страхования. Отделы организуют обмен информацией с центральной базой (АСУ-Центр) и базой данных персонифицированного учета областного уровня (АСУ-Область), выдачу необходимых документов, справок и информации по учету, проведение проверок плательщиков страховых взносов по вопросам достоверности предоставляемых сведений, подготовку и передачу органам, осуществляющим назначение пенсии, данных о стаже и заработке застрахованных лиц.

Областные и Минское городское управления Фонда выполняют те же функции, что и райгоротделы, кроме приема ДПУ от работодателей и застрахованных лиц. Наряду с этим управления обеспечивают подготовку помещений районных и городских отделах для установки технических средств, организацию рабочих мест специалистов и размещение архивов документов персонифицированного учета, приобретение и установку охранной сигнализации, систем разграничения доступа в помещения, методическое обеспечение работ по оценке прав застрахованных лиц при выходе на пенсию ранее общеустановленного пенсионного возраста, ввод в информационную систему ДПУ, поступивших на бумажных носителях, обеспечение безопасности информации на областном и районном уровнях, обмен информацией между базами АСУ-Центр и АСУ-Район.

Центральный аппарат Фонда призван обеспечить: создание нормативно-правовой базы с учетом опыта ведения персонифицированного учета и эксплуатации АСУ ПУ в Гомельском областном управлении; организацию корпоративной сети для оперативной передачи больших объемов информации между всеми уровнями АСУ ПУ с учетом требований ее защиты; разработку программного комплекса для плательщиков страховых взносов, позволяющего осуществлять подготовку электронных ДПУ с использованием средств криптозащиты и формирования электронной цифровой подписи; обучение специалистов Фонда по ведению персонифицированного учета; изготовление необходимого количества бланков документов учета.

Особенно сложной является проблема обеспеченности органов Фонда площадями. Требуется не только соответствующее оборудование помещений и рабочих мест специалистов, работающих с данными персонифицированного учета с учетом требований обеспечения сохранности и конфиденциальности информации, защиты ее от несанкционированного доступа, но и организовать хранение ДПУ. Для архивов потребуются тысячи квадратных метров помещений. Фонд находит выход в том, что распределяет архивные помещения по нескольким городам, концентрируя в них хранение документов из ближайших районных центров.

Сегодня на примерах Центрального района г.Гомеля, Жлобинского района и г.Жлобина, где Закон уже действует с 1 января 2001г., можно говорить об опыте работы Фонда в условиях ведения персонифицированного учета.

Правильным является решение использовать личный номер гражданина по национальному паспорту в качестве страхового номера. Оказалось, что при оформлении и обработке документов для первоначальной массовой регистрации встречаются три основных вида ошибок:

-- застрахованное лицо допускает неточности при заполнении формы ПУ-1;

-- отдел кадров подает сведения без сверки с паспортом;

-- при обработке форм Фондом допущены ошибки.

Все это очень легко исправляется при сверке с базой данных паспортно-визовой службы Министерства внутренних дел. Документы остаются на уточнении, специалисты центрального аппарата Фонда разбираются с каждым конкретным случаем и принимают решение: либо вернуть документ, либо зарегистрировать застрахованное лицо, поправив ошибку. Использование личного номера позволило многим гражданам обратить внимание и на неточности в самих паспортах. В Гомельской области прошли регистрацию около 120 тыс. граждан. По упрощенной схеме с использованием базы данных МВД зарегистрировано более 77% граждан. Подаваемые работодателями документы имели от 10 до 20% ошибок. Если такая же ситуация будет по республике, то процесс первоначальной регистрации растянется на год, а то и более.

Опыт Гомельской области показал, что легче всего с задачами персонифицированного учета справляются предприятия, которые провели серьезную работу по замене паспортов работниками и те, где есть службы автоматизации. РУП "Белорусский металлургический завод", Гомельский станкостроительный завод им. Кирова, ОАО "8 Марта", СП ОАО "Спартак", Гомельское РУП "Труд", а также учреждением образования "Гомельский государственный университет им.Ф.Скорины" документы готовятся в электронном виде оперативно и качественно. Эти организации не только активно работают с Фондом, но и помогают нам.

Руководству предприятий и организаций следует уже сегодня задуматься: каким же образом выполнить требования Закона -- либо увеличить численность кадровиков и бухгалтеров, либо приобрести компьютерную технику? А если компьютеры есть, то значительно проще тем, кто имеет программу "Кадры" и "Зарплата". Тогда останется самая малость -- доработать программы так, чтобы можно было формировать информацию для персонифицированного учета в электронном виде.

Крупные предприятия, имеющие специалистов по компьютерным технологиям, смогут приобрести программный комплекс для создания электронных документов с использованием средств шифрования и формирования электронной цифровой подписи. В этом случае даже бумаги не потребуются. В настоящее время этой проблемой для Фонда занимается Государственный центр безопасности информации при Президенте.

Персонифицированный учет -- это задача не только сегодняшнего дня. В перспективе, имея базу данных, Фонд сможет взять на себя работу по расчету пособий по временной нетрудоспособности, освободив от этой нагрузки бухгалтерские службы предприятий. С использованием данных персонифицированного учета можно посчитать и пособия по безработице.

В последующем, полагаю, мы обратимся к опыту других стран, в частности России, по введению накопительных принципов в системе пенсионного страхования. А это уже предполагает накопление не цифр, а денежных сумм на лицевых счетах.