Передача кадровых документов при реорганизации
У нас происходит реорганизация в форме выделения. Большая часть сотрудников будет работать в выделяемой организации, но часть остается в прежней.
Как разделить кадровые документы, например, журнал учета приказов, книгу учета и движения трудовых книжек и т.п.? Если я в выделенной организации завожу новую книгу движения трудовых книжек и вношу туда все данные работников, перешедших в выделенную организацию одним числом, как мне «закрыть» записи о приеме на учет трудовых в прежнем ООО? Сделать вместо подписи о получении трудовых книжек запись, что книжка передана в выделяемое ООО? Самой расписаться, что трудовые получены? Попросить работников расписаться (но они фактически свои трудовые книжки на руки не получат)?
Согласно ч. 3 ст. 36 ТК при смене собственника имущества и (или) реорганизации (слиянии, присоединении, разделении, выделении, преобразовании) организации трудовые отношения с согласия работника на условиях, предусмотренных трудовым договором, продолжаются, и лишь при отказе работника от продолжения работы по той же профессии, занимаемой должности трудовой договор прекращается в соответствии с п. 5 ч. 2 ст. 35 ТК.
В соответствии с п. 4 ст. 54 Гражданского кодекса (далее – ГК) при выделении из состава юридического лица одного или нескольких юридических лиц к каждому из них в соответствии с разделительным балансом переходят права и обязанности реорганизованного юридического лица.
Таким образом, при реорганизации юридического лица в форме выделения вновь образованное юридическое лицо наделяется соответствующими правами и обязательствами в соответствии с решением учредителей (участников) либо органа юридического лица, уполномоченного на то учредительными документами. Работники реорганизованной организации, выполнявшие соответствующие должностные обязанности в пределах задач, функций и направлений деятельности выделенного юридического лица, сохраняют с ним трудовые отношения на прежних условиях трудового договора.
При реорганизации юридического лица возникает вопрос о правопреемстве в отношении документов и дел, образовавшихся в процессе деятельности юридического лица до реорганизации, как законченных, так и не законченных делопроизводством. В этой связи следует обратиться к п. 184 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 143 (далее – Правила).
При реорганизации организации в форме выделения законченные делопроизводством дела включаются в ее фонд, а незаконченные – в фонды реорганизованной и выделенной организаций согласно распределению функций, прав и обязанностей между ними (абз. 8 ч. 3 п. 184 Правил).
Таким образом, выделенной организации передаются только не законченные делопроизводством дела, которые содержат документы, отражающие выполнение функций, прав и обязанностей вновь созданной организации. В том числе выделенной организации передаются личные дела, трудовые книжки и лицевые счета работников, которые продолжают состоять в трудовых отношениях с этой организацией.
Как вытекает из положений абз. 8 ч. 3 п. 184 Правил, документы выделенной организации образуют самостоятельный фонд. Следовательно, личные дела работников, продолжающих состоять в трудовых отношениях с выделенной организацией, должны быть вновь постановлены на учет в соответствии с п. 20 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утв. постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совмине от 26.03.2004 № 2 (далее – Инструкция № 2). Поскольку не законченные делопроизводством дела выделенной организации передаются по акту приема-передачи документов и дел, в графе 3 журнала (книги) учета личных дел, форма которого установлена в приложении 5 к Инструкции № 2, датой их постановки на учет в выделенной организации будет дата акта приема-передачи документов и дел.
Учетные номера личным делам в выделенной организации присваиваются начиная с № 1. При этом старый номер на обложке личного дела не зачеркивается, а заключается в скобки. Новый номер записывается над ним сверху. Аналогичным образом на обложке личного дела исправляются сведения о наименованиях организации и структурного подразделения, в которых ведется личное дело: прежние наименования заключаются в скобки, а новые записываются сверху.
Дата начала личного дела на обложке не подлежит исправлению, поскольку работник продолжает состоять в трудовых отношениях с выделенной организацией (отсутствует прием на работу), а датой начала личного дела является дата приказа (иного распорядительного документа) о приеме на работу (ч. 3 п. 188 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4, далее – Инструкция № 4).
В отношении трудовых книжек работников и их включения в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (далее – книга учета) действует аналогичный подход. Выделенному юридическому лицу необходимо в порядке, установленном п. 79 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда и соцзащиты от 16.06.2014 № 40, пронумеровать, прошнуровать и скрепить подписью и печатью нанимателя (представительства иностранной организации) книгу учета. Переданные трудовые книжки работников по акту приема-передачи дел необходимо поставить на учет в книгу учета без выдачи расписок, т.к. они были выданы ранее прежним нанимателем.
В книге учета реорганизованной организации следует сделать отметку в отношении каждой трудовой книжки, вкладыша к ней и дубликата трудовой книжки работников, которые продолжили трудовые отношения во вновь созданном юридическом лице, о их передаче по соответствующему акту приема-передачи дел.
