О книге учета, расписке и разменных деньгах (в вопросах и ответах)
С 01.06.2019 единые порядки ведения кассовых операций с наличными белорусскими рублями и (или) наличной иностранной валютой, а также расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях между юридическими лицами, их обособленными подразделениями и индивидуальными предпринимателями (ИП) на территории РБ, установлены Инструкцией № 1171.
Рассмотрим некоторые из нововведений Инструкции № 117, касающиеся учета денежных средств в белорусских рублях:
– установленные с 01.06.2019 варианты хранения денежных средств в качестве разменных,
– случаи и порядок ведения книги учета принятых и выданных наличных белорусских рублей юридическим лицом, подразделением,
– возможность оформления приема денег от кассиров подразделений организации распиской.
Вопрос 1. У торговой организации имеется сеть розничных магазинов. Обязана ли организация с 01.06.2019 вести книгу учета принятых и выданных наличных белорусских рублей (далее – книга учета).
Необходимость ведения книги учета принятых и выданных наличных белорусских рублей юридическим лицом, подразделением определяется ими самостоятельно. При принятии такого решения, оно должно быть оформлено в письменном виде (ч. 1 п. 49 Инструкции № 117).
Следовательно, если организацией в письменном виде принято решение о ведении книги учета, такая книга должна вестись, если такое решение не принималось – книгу учета организация вести не обязана.
Вопрос 2. Ведется ли книга учета индивидуальным предпринимателем (ИП)?
Книга учета применяется для учета наличных белорусских рублей, выданных главным (старшим по должности) кассиром или лицом, имеющим соответствующие полномочия (далее – главный кассир), другим кассирам в качестве разменных наличных бел. руб., учета наличных бел. руб., принятых главным кассиром от других кассиров, а также сданных главным кассиром в кассу юридического лица (подразделения) либо в банк.
Согласно приложению № 5 к Инструкции № 117 в книге учета в качестве обязательных сведений указывается наименование юридического лица (подразделения).
Справочно. Фрагмент книги учета
Книга учета принятых и выданных наличных белорусских рублей на ________ год
____________________________________________
(наименование юридического лица (подразделения)
Следовательно, ведение книги учета ИП не предусмотрено.
Вопрос 3. Торговая организация имеет несколько розничных магазинов. В каждом магазине работают по 3 кассира. Старшего по должности среди кассиров нет. По решению организации разменные денежные средства хранятся в кассе организации. Принято решение вести книгу учета принятых и выданных наличных белорусских рублей.
Может ли руководитель организации принять решение о ведении книги учета принятых и выданных наличных бел. руб. одним из бухгалтеров организации (например, бухгалтером «по рознице», ответственным за бухучет в этих магазинах)?
Согласно ч.ч. 2 и 3 п. 49 Инструкции № 117 книга учета применяется для:
– учета выданных главным (старшим по должности) кассиром или лицом, имеющим соответствующие полномочия (далее – главный кассир), другим кассирам разменных наличных бел. руб.,
– учета принятых наличных бел. руб. главным кассиром от других кассиров,
– учета сданных наличных бел. руб. главным кассиром в кассу юридического лица (подразделения) либо в банк.
Книгу учета по форме согласно приложению 5 ведет главный кассир.
В соответствии с абз. 15 п. 2 Инструкции № 117 уполномоченные лица – это материально ответственные лица, включая кассиров, являющиеся работниками юридического лица, нотариуса, осуществляющего нотариальную деятельность в нотариальном бюро, адвоката, индивидуального предпринимателя, а также физические лица, осуществляющие деятельность от имени юридического лица на основании гражданско-правовых договоров.
Таким образом, под главным кассиром в целях Инструкции № 117 понимается не только главный (старший по должности) кассир, но и уполномоченное лицо.
Следовательно, книгу учета может вести уполномоченное лицо.
В приказе (распоряжении) руководителя на предоставление полномочий главного кассира бухгалтеру должно быть указано, что бухгалтер: (ч.ч. 1–3 п. 49 Инструкции № 117):
– получает денежные средства в кассе организации и выдает кассирам подразделений организации в качестве разменных наличные белорусские рубли;
– ведет учет наличных бел. руб., принятых от других кассиров и сданных в кассу юридического лица (подразделения) либо в банк;
– заполняет книгу учета принятых и выданных наличных бел. руб. по форме согласно приложению 5 к Инструкции № 117.
Вопрос 4. Можно ли главному кассиру не сдавать в кассу организации разменные деньги, сданные кассирами вместе с выручкой за день?
По решению юридического лица, подразделения, оформленному в письменной форме, разменные наличные белорусские рубли могут храниться (абз. 9 Инструкции № 117):
– у главного кассира,
–в кассах юридического лица, подразделения,
– в ящике для денег кассового оборудования (при его наличии) или в ином месте аналогичного назначения.
Если организацией принято решение о хранении разменных наличных белорусских рублей (ч.ч. 10–12 п. 49 Инструкции № 117):
– у главного кассира.
Главный кассир отражает в книге учета суммы наличных бел. руб., полученных от других кассиров, включая разменные наличные бел. руб., и сдает их в кассу организации либо в банк за вычетом суммы разменных наличных бел. руб.;
– в ящике для денег кассового оборудования (при его наличии) или ином месте аналогичного назначения.
Главный кассир отражает в книге учета суммы наличных бел. руб., полученных от других кассиров, за вычетом суммы разменных наличных бел. руб. и сдает наличные бел. руб. в кассы юридического лица, подразделения с оформлением приходного кассового ордера либо в банк;
– в кассах организаций.
главный кассир полученные за день наличные бел. руб., включая разменные наличные бел. руб., отражает в книге учета и сдает их в полном объеме в кассу организации.
Таким образом, главный кассир имеет право не сдавать разменные деньги в кассу организации, если в организации установлен такой порядок хранения разменных денег, когда они в кассе организации не хранятся.
Вопрос 5. С 01.06.2019 в организации розничной торговли принято решение о ведении книги учета и хранении разменных денег в кассе организации. Разменные денежные средства главный кассир получает в кассе организации и затем выдает их кассирам подразделений (розничных магазинов).
Должна ли выдача денег главному кассиру из кассы оформляться расходным кассовым ордером?
В случае принятия решения о хранении разменных наличных белорусских рублей в кассах юридического лица, подразделения главный кассир получает разменные наличные бел. руб. в кассах юридического лица, подразделения с оформлением расходного кассового ордера.
Следовательно, денежные средства из кассы организации выдаются главному кассиру по расходному кассовому ордеру.
Вопрос 6. При выдаче главным кассиром разменных денег кассирам в начале дня (смены) и получении от них денежных средств в виде выручки (в течение, конце дня (смены)) – нужно ли оформлять расходный и приходный кассовые ордера?
Главный кассир отражает в книге учета суммы полученных наличных белорусских рублей и выдает необходимую сумму разменных наличных бел. руб. другим кассирам перед началом рабочего дня под расписку в книге учета в книге учета без оформления расходных и приходных кассовых ордеров.
Кассиры сдают полученные за день наличные бел. руб., включая разменные наличные бел. руб., главному кассиру, который отражает в книге учета суммы полученных наличных бел. руб. (ч. 12 п. 49 Инструкции № 117).
Таким образом, при выдаче разменных денег кассирам и при получении от них выручки за день (смену) (с учетом ранее выданных разменных денег) расходные и приходные ордера главный кассир не оформляет.
Вопрос 7. В конце дня денежные средства, полученные главным кассиром от кассиров подразделений, сдаются им в кассу организации.
Нужно ли оформлять приходный ордер на прием денег в кассу от главного кассира?
Денежные средства, полученные от кассиров, главный кассир отражает в книге учета и сдает в кассу юридического лица, подразделения с оформлением приходного кассового ордера. (ч. 12 п. 49 Инструкции № 117).
Вопрос 8. В торговой организации выдача разменных денег до 01.06.2019 осуществлялась непосредственно кассирам торговых объектов организации по расходным ордерам, и в конце дня (смены) денежные средства, полученные в качестве выручки, и разменные деньги, полученные в начале дня (смены) из кассы, сдавались ими в кассу организации с выпиской приходного кассового ордера.
Вправе ли организация оставить такой способ движения наличных денежных средств, в т.ч. разменных, после 01.06.2019?
Решение о необходимости ведения книги учета организацией определяется самостоятельно. Такое решение должно быть оформлено в письменном виде (п. 49 Инструкции № 107).
В случае приема разменных наличных белорусских рублей от кассиров в кассы юридического лица, подразделения и выдачи наличных бел. руб. кассирам из касс юридического лица, подразделения оформляются приходные и расходные кассовые ордера либо платежная ведомость, книга учета не ведется (ч. 10 п. 49 Инструкции № 117).
Таким образом, организация вправе установить, что с 01.06.2019:
–книга учета не ведется;
– разменные денежные средства выдаются непосредственно кассирам торговых объектов;
– полученные за день (смену) выручка и разменные деньги сдаются в кассу организации кассирами по приходным кассовым ордерам.
Хотя, согласно Инструкции № 117, письменно оформляется решение только при принятии решения о ведении книги учета, решение о том, что книга учета не ведется и деньги выдаются из кассы организации кассирам и сдаются ими в кассу с оформлением кассовых ордеров, следует все же оформить в письменном виде.
Вопрос 9. В организации принято решение о хранении разменных денег по торговым объектам в ящиках для денег кассового оборудования.
Может ли организация принять решение о хранение разменных денег в выходные дни в кассе организации?
Организацией может быть принято решение разменные наличные бел. руб. хранить (абз. 9 п. 49 Инструкции № 117):
– у главного кассира,
– в кассе организации, подразделения,
– в ящике для денег кассового оборудования (при его наличии) или ином месте аналогичного назначения.
Основной целью, с которой организация принимает такое решение, является сохранность денежных средств организации, в т.ч. и разменных денег.
Поэтому следует полагать, что любой из способов хранения денежных средств, установленных абз. 9 п. 49 Инструкции № 117, как в отдельности, так и в совокупности, обеспечивающий сохранность денежных средств, организация вправе установить.
Таким образом, руководитель организации может установить, что:
– денежные наличные белорусские рубли хранятся у главного кассира,
– в дни, когда торговые объекты не работают (выходные, праздничные дни, переучеты и пр.) денежные средства хранятся в кассе организации.
Вопрос 10. Можно ли установить, что разменные денежные средства выдаются кассирам торговых подразделений организации из кассы организации по ведомости и принимаются также по ведомости?
Согласно абз. 13 п. 49 Инструкции № 117, если кассиры получают разменные денежные средства непосредственно из кассы организации и сдают их непосредственно в кассу организации, прием и сдача могут оформляться как кассовыми ордерами, так и платежными ведомостями. При этом книга учета не ведется.
Вопрос 11. Торговая организация имеет сеть небольших розничных объектов по городу, в которых работают по одному продавцу. Выручка за день собирается в конце дня уполномоченным лицом и сдается банк.
Согласно решению разменные деньги берутся из выручки в конце дня и хранятся в ящике для денег в торговых объектах.
Как следует оформить прием денежных средств от кассиров? Можно ли не вести книгу учета?
Решение о ведении книги учета организация принимает самостоятельно. Поэтому она вправе установить, что книга учета не ведется.
Согласно ч. 1 п. 50 Инструкции № 117 допускается прием наличных белорусских рублей лицом, имеющим соответствующие полномочия, от подразделений юрлица с численностью работников не более 2 человек, уполномоченных лиц, включая кассиров, с оформлением расписки о приеме наличных бел. руб. по форме согласно приложению 6 Инструкции № 117.
Принятые денежные средства сдаются либо в кассу организации, либо в банк, в зависимости от принятого в письменном виде решения юридического лица.
1Инструкция о порядках ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами, утв. постановлением Правления Нацбанка от 19.03.2019 № 117( далее – Инструкция № 117).
