Информационные технологии в управлении предприятием

Персональные компьютеры позволяют автоматизировать ведение учета даже небольшим компаниям, не имеющим высококвалифицированного управленческого и технического персонала. Идея создания единой информационной системы управления предприятием в целом заинтересовала ряд международных промышленных компаний, которые искали способ упростить управление производственными процессами. Первым шагом в данном направлении стала разработка концепции МRР (Маtеriаls Rеsоurсе Рlаnning -- планирование материальных ресурсов). Основная цель МRР заключалась в минимизации издержек, связанных со складскими запасами. В ее основе лежит принцип зависимости потребности в сырье, полуфабрикатах и другие продуктах от плана выпуска готовой продукции. Учет этого показателя, а также времени технологических циклов производства дает возможность рассчитать необходимый запас материалов к конкретному сроку.

Однако у МRР есть серьезный недостаток. При расчете запасов в рамках этой концепции не учитываются имеющиеся производственные мощности, их загрузка и стоимость рабочей силы. Это упущение было исправлено в концепции МRРII. Она позволяла учитывать и планировать все производственные ресурсы -- сырье, материалы, оборудование, персонал и т.д.

По мере развития МRРII к ней постепенно добавлялись возможности учета остальных затрат. Так появилась концепция ЕRР (Еntеrрrisе Rеsоurсе Рlаnning -- планирование ресурсов предприятия). Она базируется на принципе создания единого хранилища всей накопленной информации о финансах, производстве, управлении персоналом и др. Такой массив данных доступен для всех работников, обладающих соответствующими полномочиями.

Стандарт ЕRР нашел широкое применение, поскольку планирование ресурсов позволяло снизить время выпуска продукции, минимизировать уровень товарно-материальных запасов, улучшить обратную связь с потребителем при одновременном сокращении административного аппарата, а также объединить все ресурсы предприятия и повысить эффективность управления ими. В настоящее время практически все современные западные системы управления производством базируются на концепции ЕRР и отвечают ее рекомендациям.

Самый новый из стандартов систем управления предприятиями -- СSRР (Сustоmеr Sуnсhrоnizеd Rеsоurсе Рlаnning -- планирование ресурсов, синхронизированное с покупателем) -- помимо всего прочего охватывает еще и взаимодействие с клиентами. Таким образом, если МRР, МRРII и ЕRР ориентированы на внутреннюю организацию предприятия, то стандарт СSRР включает в себя полный цикл -- от проектирования будущего изделия с учетом требований заказчика до гарантийного и сервисного обслуживания после продажи. СSRР вовлекает покупателя в систему управления предприятием. Здесь не отдел сбыта, а клиент размещает заказ, сам отвечает за правильность его исполнения и при необходимости отслеживает соблюдение сроков производства и поставки. При этом предприятие может легко отслеживать тенденции спроса на свою продукцию.

На мировом рынке сейчас предлагается свыше 500 систем класса МRРII -- ЕRР, а число внедрения таких комплексов в мире растет на 35--40% в год.

Беларусь пока не представляет большого интереса для западных производителей программного обеспечения. Внедрение систем класса ЕRР и выше требует довольно серьезных финансовых вложений (до нескольких миллионов долларов), что делает их недоступными для большинства наших субъектов хозяйствования. Предлагаемые решения как максимум отвечают требованиям стандарта МRРII. Большая часть продаваемых в республике комплексов автоматизации управления предприятием -- это российские разработки, в той или иной мере адаптированные к условиям Беларуси.

Выход в такой ситуации крупные организации видят в автоматизации с помощью собственных отделов АСУП. Но этот путь тернист и долог и совсем не гарантирует результата, даже при наличии некоторого опыта разработки программ для отдельных рабочих мест.

Рассмотрим простейшую ситуацию создания программного обеспечения для кадрового учета. Обычно работники отдела кадров составляют заявку и направляют ее в АСУП. К ним направляется специалист, чтобы уяснить задачи, которые должна решать программа и написать техническое задание для программиста. В идеале этот человек должен обладать знаниями как об учете кадров, так и о методах программирования (алгоритмизации). Затем разрабатывается программа и передается пользователю. В процессе эксплуатации она отлаживается, исправляются ошибки, добавляются недостающие и исключаются излишние функции. Время реализации такого проекта зависит от сложности задачи и профессионализма работников и может занять несколько месяцев.

Если же нужно автоматизировать и взаимоувязать работу всех подразделений на предприятии, то это даже в не очень крупной организации может занять годы. А в итоге, как правило, оказывается, что условия рынка изменились и программа уже устарела. При оценке затрат на такую автоматизацию следует учитывать не только прямые финансовые вложения, но и потери рабочего времени на поиск и устранение ошибок.

Небольшие предприятия пытаются автоматизировать свою деятельность, приобретая "легкие" программы (не всегда лицензионные) для отдельных участков управления: складского учета, расчета зарплаты, основных средств, производства и т.д. Конечная обработка итогов возлагается на АРМ главного бухгалтера. Здесь встает вопрос совместимости и экспорта-импорта данных. Результаты с выхода одного приложения не всегда можно использовать в электронном виде для ввода в следующее, что значительно увеличивает процесс их обработки из-за двойного ввода. Порой эффект прямо противоположен целям автоматизации: снижается производительность труда и увеличивается штат работников. Сужается возможность анализа данных учета. Единственный положительный момент такой "лоскутной" автоматизации -- небольшие затраты на стадии приобретения и внедрения.

Таким образом, покупка готового программного обеспечения является оптимальным способом автоматизации предприятия. Однако и здесь не гарантирован успех. Очень важно правильно выбрать как саму программу, так и ее поставщика.

Что же именно нужно автоматизировать и на какие функции следует обратить внимание?

В первую очередь предлагаемый программный комплекс должен соответствовать белорусскому законодательству и специфике предприятия. Универсальность ПО имеет одновременно и положительные и отрицательные моменты. Так, с одной стороны, здесь реализованы последние достижения в области управления, но с другой -- не учтены особенности вашего предприятия. Отчасти эта проблема решается с помощью блока настройки. Большое количество задаваемых параметров говорит о гибкости программы и является залогом того, что она вам подойдет. Кроме того, некоторые разработчики предлагают клиенту изменить систему под его условия (так называемые тиражно-заказные продукты).

В программе обязательно должны быть реализованы следующие блоки:

1. финансовый:

бюджетирование -- планирование и моделирование различных вариантов бюджета, формирование фактических показателей, анализ исполнения, проведение корректировок;

платежный календарь -- планирование расчетов с контрагентами, аккумулирования денежных средств, контроль баланса расходов и поступлений, составление оперативных отчетов о движении денежных средств в разрезе каждого счета;

финансовый анализ -- контроль финансового состояния предприятия по нескольким методикам, расчет коэффициентов, трансформация бухгалтерской отчетности в соответствии с международными стандартами;

2. управления товарно-сырьевыми потоками (логистики):

управление договорами -- заключение контрактов и учет расчетов по ним, формирование календарных планов движения товаров, услуг и платежей, формирование документов на отгрузку, транспортировку, оплату, складирование, составление отчетности;

управление снабжением -- ведение картотеки поставщиков, учет заявок подразделений на приобретение, составление плана закупок, оформление доверенностей на получение, распределение материальных ценностей по складам, контроль состояния расчетов, получение отчетности;

управление сбытом -- аналогично снабжению;

складской учет -- ведение приходных и расходных складских ордеров и карточек учета, распределение по материально-ответственным лицам, учет операций внутреннего перемещения, контроль сроков хранения партий, сроков действия сертификатов и лицензий, поддержка необходимых методик списания, проведение переоценки и формирование соответствующей отчетности, учет пересортицы, контроль сверхнормативов и дефицитов;

3. управления производством:

спецификация изделий -- номенклатура продукции, нормы расхода ТМЦ, расчет потребности материалов, трудовых ресурсов, оборудования на изделие и партию;

технико-экономическое планирование -- поддержка нормативно-справочной информации, планирование производства, расчет плановой себестоимости и фактических затрат;

учет материалов -- движение ТМЦ между складами и производственными подразделениями;

управление ремонтами -- планирование всех видов ремонтов, ведение перспективного плана закупки запчастей и материалов;

4. бухгалтерского учета:

учет хозяйственных операций, кассы, векселей и кредитов, основных средств, нематериальных активов, МБП, определение фактической себестоимости, формирование отчетности;

5. управления персоналом:

кадровый учет -- планирование и управление штатом, ведение личных дел и карточек, учет рабочего времени;

заработная плата;

6. системного администрирования:

настройка программы, права доступа к данным и т. д.

Кроме этого желателен учет специфики предприятия и отраслевых особенностей.

Выбирать поставщика следует столь же тщательно, как и программу. Лучше всего обращаться в солидные компании, уже давно работающие на рынке, имеющие положительную репутацию (не лишними будут рекомендации их клиентов) и являющиеся официальными дилерами разработчиков. Обычно фирма-поставщик занимается внедрением и дальнейшим сопровождением приобретенного программного обеспечения, что обязательно должно быть предусмотрено договором поставки.

Одним из критериев при выборе программы должна быть оценка экономической выгоды, получаемой от автоматизации процессов управления. Проводить ее необходимо на этапе консультаций с привлечением экспертов. Статистика показывает, что автоматизация дает следующие результаты:

увеличение производительности труда -- 15--25%;

сокращение срока оборачиваемости оборотных средств -- до 12%;

уменьшение складских запасов -- 10--20%;

общее снижение затрат -- до 15% от годового оборота;

сокращение сроков выполнения заказов -- 20--50%.

Конечно, автоматизация -- это не панацея от всех бед. В первую очередь она требует от руководителей наведения порядка на всем предприятии, жесткого и принципиального подхода, решения многих вопросов -- от изыскания дополнительных ресурсов до преодоления противодействия персонала (что не такая уж редкая проблема). Но уже сегодня очевидно, что она необходима, а в дальнейшем обещает стать залогом успешного ведения бизнеса.