Электронные трудовые книжки появятся в России в 2020 году
Минтруда и соцзащиты России разместило для общественного обсуждения законопроект «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации (в части формирования и ведения сведений о трудовой деятельности работников в электронном виде)».
Разработка законопроекта предусмотрена программой «Цифровая экономика Российской Федерации», утв. распоряжением Правительства России от 28.07.2017 г. № 1632-р.
Законопроект предусматривает, что с 1.01.2021 г. сведения о трудовой деятельности работников будут вестись только в электронном виде, за исключением работников, подавших заявление о ведении трудовых книжек на бумажном носителе.
С 1.01.2027 г. трудовые книжки на бумажном носителе вестись не будут.
Согласно законопроекту сведения о трудовой деятельности работника (о выполняемой работе и должности, переводах на другую постоянную работу, об увольнении, а также основания прекращения трудового договора) формируются путем передачи работодателем этих сведений в информационную систему Пенсионного фонда РФ (ПФР) в электронном виде по утверждаемой ПФР форме. В эту форму включаются сведения, содержащиеся в действующей трудовой книжке, за исключением сведений об образовании и награждениях (поощрениях).
Сведения об образовании предлагается не включать, поскольку работодатели имеют возможность самостоятельно проверить подлинность данных документов в Федеральном реестре сведений о документах об образовании и (или) о квалификации, документах об обучении при предъявлении работником при трудоустройстве.
С 1.01.2020 г. сведения о трудовой деятельности будут передаваться в информационную систему ПФР ежемесячно, а с 1.01.2021 г. – при наступлении кадрового события не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения).
При заключении трудового договора, а также для подтверждения трудовой деятельности работник сможет предъявлять работодателю сведения о трудовой деятельности, полученные у работодателя по последнему месту работы на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг на бумажном носителе, или полученные в ПФР либо посредством Единого портала государственных и муниципальных услуг (функций) на бумажном носителе или в электронном виде.
Учитывая, что сведения о трудовой деятельности работников являются составной частью индивидуального лицевого счета застрахованного лица, то на данные сведения распространяется порядок хранения, предусмотренный для индивидуального лицевого счета, который хранится в ПФР в течение всей жизни застрахованного лица. Срок хранения работодателем сведений о трудовой деятельности работника после его увольнения в электронном виде планируется установить 3 года.
При увольнении работодатель будет выдавать работнику сведения о трудовой деятельности за период работы у работодателя на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, что позволит исключить риски несвоевременного получения сведений в информационной системе ПФР, например, по техническим причинам, для последующего трудоустройства.
Принятие законопроекта дает следующие преимущества:
– сохранность персональных данных в единой информационной системе ПФР;
– дополнительные возможности трудоустройства для удаленных работников за счет простоты взаимодействия с кадровой службой работодателя;
– снижение издержек работодателя и работника при трудоустройстве за счет удобства и скорости получения информации, уменьшение бумажного документооборота.
Учитывая, что предлагаемые изменения затрагивают порядка 4,2 млн юрлиц и 58,4 млн человек, занятых трудовой деятельностью в организациях, предусматриваются подготовительные мероприятия:
– подготовка, принятие или изменение локальных нормативных актов (при необходимости) с участием выборного органа первичной профсоюзной организации (при его наличии);
– внесение изменений (при необходимости) в соглашения и коллективные договоры в порядке, установленном ТК РФ;
– обеспечение технической готовности к передаче сведений о трудовой деятельности работников в электронном виде в информационную систему;
– уведомление работника в письменной форме об изменениях трудового законодательства.
Планируется, что законопроект вступит в силу с 1.01.2020 г.
