09.08.2016 30 мин на чтение мин

Расчеты рублевой дебетовой карточкой при загранкомандировках: налоговый и бухгалтерский учет

У бухгалтерских служб организаций порой возникают вопросы, связанные с налоговым и бухгалтерским учетом при командировках работников за границу, выдаче им аванса и расчетах за рубежом дебетовой рублевой карточкой.

Для правильного расчета командировочных расходов следует руководствоваться Инструкцией о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утв. постановлением Минтруда и соцзащиты от 30.07.2010 № 115 (далее – Инструкция № 115). При направлении работника в служебную командировку нанимателем издается приказ, в соответствии с которым осуществляются расчет и выплата денежных средств на командировку. Пунктом 8 Инструкции № 115 предусмотрено, что наниматель обязан выдать командированному работнику аванс в иностранной валюте и (или) белорусских рублях до выезда в командировку и возместить ему следующие расходы: по проезду к месту служебной командировки и обратно; по найму жилого помещения; на проживание вне места жительства (суточные) (далее – суточные); иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя.

Нормы оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу, а именно нормы суточных и предельные нормы возмещения расходов по найму жилого помещения в сутки установлены постановлением Минфина от 30.01.2001 № 7 «Об установлении норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу» (в редакции от 10.06.2014) (далее – постановление № 7). На основании количества дней командировки, которые определены в приказе (распоряжении) руководителя, и норм командировочных расходов для страны командирования работнику рассчитывается сумма аванса, подлежащая выдаче. В соответствии с п. 10 Инструкции № 115 наниматель обязан ознакомить командированного работника с расчетом на выданный аванс, а также с порядком и сроками составления отчета о расходовании полученного аванса, ответственности за нецелевое использование и (или) невозвращение в установленный срок неиспользованных денежных средств, выданных под отчет.

Выплата аванса на служебную командировку за границу может производиться нанимателем в иностранной валюте и (или) в белорусских рублях не только наличными, но и перечислением на личную карточку работника или путем выдачи работнику корпоративной карточки.

Рассмотрим порядок отражения в налоговом и бухгалтерском учете командировочных расходов в иностранной валюте при расчете рублевой карточкой (личной и корпоративной), а также составления авансовых отчетов в таких ситуациях.

Основным нормативным правовым актом, устанавливающим единый порядок проведения, учета, оформления кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Беларуси, является Инструкция о порядке ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утв. постановлением Правления Нацбанка от 29.03.2013 № 185 (далее – Инструкция № 185). В п. 28 Инструкции № 185 определено, что работник обязан не позднее 15 рабочих дней со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия, представить в бухгалтерскую службу отчет об израсходованных суммах иностранной валюты с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы, и возвратить неизрасходованную валюту либо белорусские рубли. При этом к отчету прилагаются следующие подтверждающие расходы документы: проездной документ (билет), кассовый чек (его копия), подтверждающий оплату в наличной иностранной валюте, чеки кассового суммирующего аппарата или специальной компьютерной системы, полученные в обменном пункте (кассе банка) и свидетельствующие о покупке соответствующей суммы иностранной валюты, и другие документы, подтверждающие расходы в соответствии с законодательством.

Поскольку служебная командировка является заграничной, то, несмотря на выдачу аванса в белорусских рублях (при перечислении на личную дебетовую карточку или выдаче работнику корпоративной карточки), составление авансовых отчетов и расчетов по командировке регулируется Инструкцией № 185. При этом законодательством не установлена форма авансового отчета, поэтому организация разрабатывает ее самостоятельно с учетом требований, предъявляемых к первичным документам в соответствии со ст. 10 Закона от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности» (далее – Закон).

В бухучете организации командировочные расходы отражаются на основании отчета, который является первичным учетным документом. Согласно п. 4 ст. 3 Закона принцип начисления означает, что хозяйственные операции отражаются в бухучете и отчетности в том отчетном периоде, в котором они совершены, независимо от даты проведения расчетов по ним. Таким образом, дата составления отчета будет датой совершения хозяйственной операции и признания в бухучете данных расходов. В зависимости от того, какой работник отправлен в командировку (относящийся к управленческому персоналу, работник сбыта и т.п.), на таком счете и будут отражаться данные расходы в соответствии с Инструкцией по бухгалтерскому учету доходов и расходов, утв. постановлением Минфина от 30.09.2011 № 102 и Инструкцией о порядке применения типового плана счетов бухгалтерского учета, утв. постановлением Минфина от 29.06.2011 № 50 (далее – Инструкция № 50), а именно по счету 20 «Основное производство», сч. 26 «Общехозяйственные затраты», сч. 44 «Расходы на реализацию» и др.

Согласно ч. 2 п. 30 Инструкции № 185 отчет об израсходованных суммах иностранной валюты составляется в валюте произведенных операций. Суммы расходов, произведенных в служебной командировке за границу, пересчитываются в валюту выданного аванса либо в валюту счета клиента, к которому выдана личная (корпоративная) дебетовая карточка. Иначе говоря, работник включает в отчет только те суммы валюты, которые он фактически израсходовал в командировке в пределах норм, и также указывает суммы этих расходов, пересчитанные в белорусские рубли.

В случае если работнику аванс перечислен на личную дебетовую карточку, с этого момента считается, что ему выданы денежные средства под отчет и его задолженность по командировке отражается по сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (п. 56 Инструкции № 50). Следовательно, при составлении отчета таким работником в отчете указывается сумма, полученная под отчет, а также иная информация, наличие которой предусмотрено в подобных отчетах в данной организации. Форму отчета целесообразно закрепить в локальных документах, действующих в организации.

В случае если работнику аванс перечисляется на корпоративную карточку, необходимо учитывать следующее. Корпоративная карточка открывается к счету, на который зачисляются либо валюта, либо белорусские рубли. Порядок выдачи работникам таких карточек на период командировок в организациях разрабатывается самостоятельно, но, поскольку такая карточка не является личной карточкой работника, а на время командировки он лишь является ее держателем, то и сумма денежных средств, перечисленная на счет, к которому открыта такая карточка, не может считаться выданной под отчет этому работнику. Инструкция о порядке совершения операций с банковскими платежными карточками утверждена постановлением правления Нацбанка от 18.01.2013 № 34 (далее – Инструкция № 34). Согласно п.п. 25, 28 и 29 Инструкции № 34 возможность использования корпоративной карточки, открытой к счету в белорусских рублях, для осуществления операций в иностранной валюте устанавливается договором об использовании карточки, при этом проведение валютно-обменной операции при использовании карточки и ее отражение по счету организации может осуществляться по обменному курсу банка-эмитента, установленному для проведения операций при использовании карточек, и (или) обменному курсу, установленному платежной системой. Если работник совершает расходы, оплачивая их корпоративной карточкой, то факт совершения таких операций подтверждается карт-чеком (п. 33 Инструкции № 34), а документом, подтверждающим движение денежных средств при этом на счете, является выписка (к счету, к которому открыта корпоративная карточка) с информацией об обменном курсе, который при этом применялся (ч. 5 п. 35 Инструкции № 34).

На основании авансового отчета осуществляется окончательный расчет с работником. Если работнику на личную дебетовую карточку перечислено денежных средств больше, чем он фактически израсходовал в пределах норм в командировке, неизрасходованные денежные средства работник должен вернуть нанимателю.

Отметим, что в соответствии с приказом (распоряжением, иным внутренним документом в организации) наниматель имеет право увеличить нормы командировочных расходов.

В случае если работнику была выдана корпоративная карточка, на счет которой были зачислена денежные средства в сумме большей, чем работник израсходовал в командировке в пределах норм, возвращать сумму превышения он не должен, поскольку сумма неизрасходованных денег осталась на счете. В ином случае, при котором работником получены наличные с использованием корпоративной карточки и они не были израсходованы в командировке, работник должен вернуть их нанимателю в срок, установленный для представления авансового отчета.

В соответствии с п. 51 Инструкции № 115 задолженность нанимателя перед работником по командировке должна быть погашена не позднее 30 дней с момента подачи авансового отчета.

Поскольку понесенные в командировке расходы отражаются в бухгалтерском и налоговом учете на основании авансового отчета, рассмотрим типичные ситуации, при которых выплата аванса осуществляется нанимателем в белорусских рублях (в примере 1 – перечислением на личную карточку работника, в примере 2 – путем выдачи работнику корпоративной карточки).

Пример 1. Работник направлен в командировку в Польшу согласно приказу руководителя организации с 18.07.2016 г. по 22.07.2016 г. В соответствии с заданием на командировку работник выезжает на пассажирском транспорте 18 июля и прибывает в Варшаву 19 июля, 21 июля выезжает из Варшавы и возвращается в Минск 22 июля. Аванс согласно расчету перечислен на личную дебетовую карточку работника в белорусских рублях. Проезд оплачен организацией в безналичном порядке.

После возвращения из командировки работник предоставил авансовый отчет, приложив карт-чек и счет за проживание в гостинице в Польше на 900 злотых за 3 суток, при этом выписка по счету, к которому выдана личная дебетовая карточка работника, и (или) чеки из пункта обмена валюты к отчету приложены не были.

Общество УТВЕРЖДАЮ

с ограниченной Директор

ответственностью «А» ______ А.А.Евдокимович

15.07.2016 г.

РАСЧЕТ
суммы аванса на командировочные расходы
№ 12 от 15.07.2016

Согласно приказу о командировании от 15.07.2016 № 44 произведен расчет аванса на командировочные расходы:

Фамилия, имя, отчество командированного, должность	Бакунович Сергей Леонидович, экономист
Место командировки	Польша, г. Варшава
Срок и период командировки	5 дней: с 18.07.2016 г. по 22.07.2016 г.
Вид транспорта	ж/д
Стоимость проезда к месту командирования и обратно	Оплачено по безналичному расчету	–	–
Суточные:
Польша (с 18.07.2016 г. по 22.07.2016 г.) (50 долл. США x 1,9940 руб. = 99,7 руб.)	99,7 руб.	5 суток	498,5 BYN
Наем жилого помещения:
Польша (с 19.07.2016 г. по 21.07.2016 г.) (150 долл. США x 1,9940 руб. = 299,1 руб.)	299,1 руб.	3 суток	897,3 BYN
Итого (белорусские рубли)	1395,8 BYN
Итого (валюта)

Бухгалтер Подпись О.В.Барташевич

С расчетом аванса, порядком и сроками составления отчета о расходовании полученного аванса, с ответственностью за нецелевое использование денежных средств, за невозвращение в установленный срок неиспользованных денежных средств ознакомлен

Подпись С.Л.Бакунович

15.07.2016 г.

В отчете суточные указываются в иностранной валюте, в которой они были выданы наличными либо перечислены на счет клиента, к которому получена личная дебетовая карточка, или в белорусских рублях по официальному курсу к соответствующей иностранной валюте, установленному Нацбанком на дату выдачи (перечисления) аванса. На дату составления отчета они не пересчитываются (ч. 4 п. 30 Инструкции № 185).

В соответствии с ч. 2 п. 34 Инструкции № 185 в случае перечисления аванса на счет клиента – физического лица пересчет израсходованной работником в служебной командировке суммы иностранной валюты в валюту аванса осуществляется с использованием обменного курса банка-эмитента, установленного для проведения операций при использовании банковских платежных карточек, и (или) обменного курса, установленного платежной системой. Если на дату составления отчета отсутствует информация об использованном обменном курсе, в отчете расходы, связанные со служебной командировкой за границу, указываются с учетом официального курса белорусского рубля к соответствующей иностранной валюте, установленного Нацбанком на дату составления отчета.

Также п. 35 Инструкции № 185 определено, что при получении работником наличной иностранной валюты со счета клиента, открытого в белорусских рублях, к которому выдана личная (корпоративная) дебетовая карточка, сумма иностранной валюты, израсходованная за границей, пересчитывается в белорусские рубли по обменному курсу банка-эмитента, установленному для проведения операций при использовании карточек, и (или) обменному курсу, установленному платежной системой.

ООО «А»

Должность экономист

Фамилия И.О. С.Л.Бакунович

АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ № 15 от «26» июля 2016 г.

Назначение аванса Командировочные расходы

Остаток предыдущего аванса Перерасход Получено (наименование, номер и дата документа): 1. Платежное поручение № 3356 от 15.07.2016 г. 2. Итого получено Израсходовано Остаток Перерасход Приложение 1 документ		Отчет проверен К утверждению:949,87 BYN.Бухгалтер О.В.Барташевич «26» июля 2016 г. Отчет утверждаю в сумме: 949,87 (девятьсот сорок девять рублей восемьдесят семь коп.) Директор А.А.Евдокимович«26» июля 2016 г.	Дебет
	Сумма, BYN
	-		счет		сумма, валюта		сумма, BYN
	-		26		–		949,87
			–		–		-


	1395,8		Кредит
			71		–		949,87
	1395,8
	949,87		Бухгалтер О.В.Барташевич
	445,93
	-

Дата	Кому, за что и по какому документу уплачено, номер документа	Валюта расходов	Сумма в валюте расходов	Курс пересчета		Сумма в валюте аванса		Дебет счета
18.07.2016–22.07.2016	Суточные (50 долл. США x 1,9940 руб. x 5 сут.)	бел.руб.	498,5*	-		498,5		26
19.07.2016–21.07.2016	Отель «Н», счет № (300 злотых за 1 сут. х 3 сут.)	злот.	900	10 злотых 5,0152 BYN		451,37**		26
Итого		злотые BYN	900498,5			949,87

Подотчетное лицо С.Л.Бакунович Бухгалтер О.В.Барташевич

Справочно:

* По курсу доллара США, установленному Нацбанком на дату перечисления аванса (15.07.2016 г.), т.к. документы, подтверждающие приобретение долларов США, к отчету не приложены.

**По курсу злотого, установленному Нацбанком на дату составления отчета (26.07.2016 г.), поскольку документы, подтверждающие приобретение злотых, работником не предоставлены.

Сравним фактически произведенные расходы по найму жилого помещения с нормой расходов согласно постановлению № 7 (900 злотых / 10 злотых х 5,015 BYN / 1,9897 BYN (курс доллара США на дату предоставления отчета 26.07.2016 г.) < 450 USD. Таким образом, расходы работника необходимо компенсировать в полном объеме.

В бухгалтерском учете должны быть произведены следующие записи:

Дата	Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, BYN
15.07.2016	Переведены денежные средства с расчетного счета организации на личную карточку работника	71	51	1395,8
26.07.2016	Отражены командировочные расходы	26	71	949,87
27.07.2016	Погашена работником задолженность перед организацией путем внесения денежных средств в кассу	50	71	445,93

Учитываются при налогообложении прибыли согласно п.п. 1 и 2 ст. 130, подп. 1.6 п. 1 ст. 131 НК.

Пример 2. Работник направлен в командировку в Польшу в соответствии с приказом руководителя организации с 18.07.2016 г. по 22.07.2016 г. Согласно заданию на командировку работник выезжает на пассажирском транспорте 18 июля и прибывает в Варшаву 19 июля, 21 июля выезжает из Варшавы и возвращается в Минск 22 июля. Для оплаты расходов в командировке работнику выдана корпоративная карточка, которая открыта к текущему счету организации в белорусских рублях. На указанный счет зачислены денежные средства в размере 1395,8 BYN в соответствии с расчетом, приведенным в примере 1. Проезд оплачен организацией в безналичном порядке.

После возвращения из командировки работник предоставил авансовый отчет, приложив карт-чек и счет за проживание в гостинице в Польше на 900 злотых за 3 суток, карт-чек о снятии 500 злотых (суточные). В выписке по счету, к которому оформлена корпоративная карточка, отражено списание денежных средств: 21.07.2016 г. – 251 BYN (500 злотых по обменному курсу 5,0200 BYN за 10 злотых) и 22.07.2016 г.– 452,7 BYN (900 злотых по обменному курсу 5,03 BYN за 10 злотых).

Обратим внимание, что при совершении операции с использованием корпоративной карточки списание денежных средств со счета, к которому открыта такая карточка, как правило, осуществляется позже совершения самой расходной операции.

Согласно ч. 3 п. 30 Инструкции № 185 в случае, если оплата расходов, связанных со служебной командировкой за границу, производилась работником за счет средств на счете клиента, к которому выдана корпоративная дебетовая карточка, данные расходы в отчете об израсходованных суммах иностранной валюты указываются с учетом обменного курса банка-эмитента, установленного для проведения операций при использовании банковских платежных карточек, и (или) обменного курса, установленного платежной системой. Если на дату составления отчета об израсходованных суммах иностранной валюты отсутствует информация об использованном обменном курсе, в отчете об израсходованных суммах иностранной валюты расходы, связанные со служебной командировкой за границу, в т.ч. суточные, указываются с учетом официального курса белорусского рубля к соответствующей иностранной валюте, установленного Нацбанком на дату составления отчета об израсходованных суммах иностранной валюты.

Также п. 35 Инструкции № 185 установлено, что при получении работником наличной иностранной валюты со счета клиента, открытого в белорусских рублях, к которому выдана корпоративная дебетовая карточка, сумма иностранной валюты, израсходованная за границей, пересчитывается в белорусские рубли по обменному курсу банка-эмитента, установленному для проведения операций при использовании карточек, и (или) обменному курсу, установленному платежной системой.

Другими словами, все произведенные работником в командировке расходы, отраженные в выписке по счету, в т.ч. суточные, указываются бухгалтером в авансовом отчете в белорусских рублях по обменному курсу на основании выписки. Если же работником указаны в отчете расходы, но они не нашли отражения в выписке, данные расходы рассчитываются по официальному курсу на дату составления авансового отчета.

Окончательный расчет между нанимателем и командированным работником проводится в иностранной валюте либо белорусских рублях по официальному курсу белорусского рубля к соответствующей иностранной валюте, установленному Нацбанком на дату составления отчета об израсходованных суммах иностранной валюты.

В случае, приведенном в примере 2, если расходы в загранкомандировке осуществляются в валюте, отличной от валюты установленных норм командировочных расходов, суммы в валюте, расходованные работником (суточные и расходы по найму жилого помещения), необходимо сравнить с установленными законодательством нормами путем пересчета указанных сумм в валюту норм (нормы установлены постановлением № 7). При этом законодательство не содержит норм, определяющих правило пересчета на данный случай.

На основании изложенного полагаем, что организация должна самостоятельно определить порядок такого пересчета и закрепить его во внутренних локальных документах. Так, для пересчета могут быть использованы официальные курсы валют на дату списания средств со счета либо на дату составления авансового отчета. По нашему мнению, логичнее принимать курс пересчета на дату списания средств со счета в случае, если есть выписка с отражением даты списания денежных средств.

Предположим, что в Положении о командировках для пересчета используются официальные курсы валют на дату списания средств со счета согласно выписке.

ООО «А»

Должность экономист

Фамилия И.О. Бакунович С.Л.

АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ № 15 от «26» июля 2016 г.

Назначение аванса Командировочные расходы

	Сумма, BYN	Отчет проверен К утверждению: 950,84 BYN Бухгалтер О.В.Барташевич «26» июля 2016 г. Отчет утверждаю в сумме: 950,84 (девятьсот пятьдесят рублей восемьдесят четыре коп.) ДиректорА.А.Евдокимович «26» июля 2016 г.	Дебет
Остаток предыдущего аванса	-		счет	сумма, валюта	сумма, BYN
Перерасход	-		26	–	950,84
			–	–	–
Получено (наименование, номер и дата документа):

1.			Кредит
2.			71	–	950,84
Итого получено
Израсходовано	950,84		Бухгалтер О.В.Барташевич
Остаток
Перерасход	-
Приложение 1 документ
Дата	Кому, за что и по какому документу уплачено, номер документа	Валюта расходов	Сумма в валюте расходов	Курс пересчета	Сумма в валюте аванса	Дебет счета
18.07.2016–22.07.2016	Суточные 500 злотых / 10 х 5,0200 BYN карт-чек	злотые	500*	10 злотых за 5,0200 BYN	251	26
18.07.2016–22.07.2016	Суточные 124,21 USD	USD	124,21*	1,9897	247,14	26
19.07.2016–21.07.2016	Отель «Н», счет №, карт-чек (300 злотых за 1 сут. х 3 сут.)	злотые	900	10 злотых 5,0300 BYN	452,7**	26
Итого		злотые USD BYN	1400124,21		950,84

Подотчетное лицо С.Л.Бакунович Бухгалтер О.В. Барташевич

Справочно:

* По обменному курсу злотого согласно выписке по счету 21.07.2016 г.

Сравним фактический расход суточных с нормой расходов согласно постановлению № 7, применив для пересчета официальные курсы на дату выписки 21.07.2016 г. (500 злотых / 10 злотых х 4,9829 BYN / 1,9807 BYN = 125,79 USD. По норме за 5 суток согласно расчету на командировку (см. пример 1) можно было израсходовать 250 USD. Долг организации составит 124,21 USD по курсу на дату предоставления отчета 26.07.2016 г. согласно п. 30 Инструкции № 185).

**По обменному курсу злотого на основании выписки по счету 22.07.2016 г.

Сравним фактически произведенные расходы по найму жилого помещения с нормой расходов согласно постановлению № 7, применив для пересчета официальные курсы на дату выписки 22.07.2016 г. (900 злотых / 10 злотых х 4,9879 BYN / 1,9780 BYN < 450 USD. Таким образом, расходы работника необходимо компенсировать в полном объеме.

В бухучете должны быть сделаны следующие записи:

Дата	Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, BYN
15.07.2016	Переведены денежные средства с расчетного счета организации на счет, к которому оформлена корпоративная карточка	51-2	51-1	1395,8
21.07.2016	Списаны денежные средства со счета, к которому оформлена корпоративная карточка, под отчет работнику	71	51-2	251
22.07.2016	Списаны денежные средства со счета, к которому оформлена корпоративная карточка, под отчет работнику	71	51-2	452,7
26.07.2016	Отражены командировочные расходы	26	71	950,84
27.07.2016	Погашена задолженность перед работником	71	51	247,14