Проживание в командировке и возмещение затрат

Работник организации командирован в Минск из Бреста для прохождения курсов повышения квалификации. При возвращении из командировки он представил в бухгалтерию только квитанцию об оплате проживания в гостинице, а счет на проживание был им утерян.

Может ли организация возместить работнику понесенные расходы на проживание в гостинице и будет ли такое возмещение облагаться подоходным налогом?

Да, может, но в установленных законодательством пределах. Льгота по подоходному налогу в рассматриваемой в вопросе ситуации также предоставляется в определенной сумме.

В соответствии с п. 1 ст. 156 НК при определении налоговой базы подоходного налога учитываются все доходы плательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах. Вместе с тем согласно абз. 8 ч. 1 подп. 1.3 п. 1 ст. 163 НК от подоходного налога освобождаются все виды предусмотренных законодательными актами, постановлениями Совмина компенсаций (за исключением компенсации за неиспользованный трудовой отпуск, компенсации за износ транспортных средств, оборудования, инструментов и приспособлений, принадлежащих работнику), в т.ч. направленых на возмещение работникам расходов, связанных с выполнением ими трудовых обязанностей (включая возмещение расходов, выплачиваемое в связи с переездом на работу в другую местность, возмещение расходов при служебных командировках с учетом норм ч. 3 подп. 1.3 п. 1 ст. 163 НК).

В частности, при оплате нанимателем плательщику расходов на служебные командировки как на территории РБ, так и за ее пределы освобождаются от подоходного налога, в т.ч. фактически произведенные и документально под­твержденные расходы по проезду (за исключением расходов по проезду на автомобилях-такси) к месту служебной командировки и обратно, по найму жилого помещения. При непредставлении плательщиком документов, подтверждающих оплату указанных расходов, суммы такой оплаты освобождаются от подоходного налога в пределах норм (размеров), установленных законодательством (абз. 3 ч. 3 подп. 1.3 п. 1 ст. 163 НК).

Согласно подп. 4.2 п. 4 Инструкции о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утв. постановлением Минфина от 12.04.2000 № 35 (далее – Инструкция № 35), командированному работнику возмещаются в т.ч. расходы по найму жилого помещения (за исключением времени нахождения в пути) по фактическим расходам, но не выше стоимости одноместного номера (одного места в номерах с количеством мест для проживания два и более, а с разрешения нанимателя – в номерах высшей категории), кроме случаев, указанных в подп. 4.2¹ п. 4 Инструкции № 35.

При этом возмещение расходов по найму жилого помещения осуществляется на основании подлинных документов, подтверждающих данные расходы, выдаваемых в соответствии с законодательством РБ при оказании услуг и расчетах за них.

При проживании в гостинице к документам, которые выдаются при оказании услуг, относятся пропуск, квитанция (талон), счет или иной документ, подтверждающий заключение договора на предоставление услуг. Вне зависимости от наименования такого документа в нем должны содержаться сведения о наименовании исполнителя (для индивидуальных предпринимателей – фамилия, имя, отчество, сведения о государственной регистрации), фамилии, имени, отчестве потребителя, предоставляемом номере (месте в номере), сроке проживания в гостинице, цене номера (места в номере) (ч. 2 п. 13 Правил гостиничного обслуживания в Республике Беларусь, утв. постановлением Совмина от 7.04.2006 № 471 (далее – Правила № 471)). Расчет за оказанные гостиницей услуги подтверждается квитанцией (чеком) (ч. 2 п. 16 Правил № 471).

Без представления подлинных документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, командированному работнику с даты прибытия к месту служебной командировки и по дату выбытия из него возмещаются расходы в размере, установленном законодательством, кроме случаев, когда командированному работнику предоставляется жилое помещение за счет принимающей стороны либо когда эти расходы оплачиваются направляющей стороной путем безналичного перечисления. При определении количества суток для оп­латы расходов по найму жилого помещения время, со­ставляющее менее половины суток, исключается, а равное половине суток и более – принимается за полные сутки.

Согласно постановлению Минфина от 8.08.2013 № 53 «Об установлении размеров возмещения расходов при служебных командировках» (далее – постановление № 53) размер возмещения расходов по найму жилого помещения без представления подлинных документов, подтверждающих оплату данных расходов, при служебных командировках, осуществляемых в пределах РБ, составляет 20 000 Br в сутки.

Таким образом, если представленная работником квитанция об оплате проживания в гостинице не содержит всех необходимых реквизитов, предусмотренных Правилами № 471, организация вправе возместить расходы по найму жилого помещения в размере, установленном постановлением № 53.

Отдел налогообложения "ЭГ"